項(xiàng)目經(jīng)理取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個(gè)人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫，距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離，要能順利執(zhí)行并不簡(jiǎn)單，因?yàn)闇h及多個(gè)單位合作，困難程度大增。
一個(gè)完美的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力：
1.要易于溝通
筆者在2002年時(shí)曾經(jīng)親自問(wèn)過(guò)美國(guó)的一位項(xiàng)目管理專(zhuān)家-Dr. William Wells(曾任美國(guó)阿波羅登月計(jì)劃的計(jì)劃主持人)，問(wèn)他一位項(xiàng)目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時(shí)他的回答是「一位項(xiàng)目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。
請(qǐng)您回想一下，在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，你花費(fèi)最多時(shí)間在什么部份?跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說(shuō)明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭(zhēng)取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)...對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，一天內(nèi)大部份的時(shí)間幾乎都是在跟人溝通。
溝通，可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜。對(duì)于部份人來(lái)說(shuō)，反正溝通就是把我的意見(jiàn)表達(dá)出來(lái)嗎，有什么難的。可是在項(xiàng)目過(guò)程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見(jiàn)表達(dá)出來(lái)而已，而在于「在什么樣的時(shí)間，運(yùn)用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人」。
很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于「被動(dòng)式的項(xiàng)目經(jīng)理」。就是「你先說(shuō)你要什么項(xiàng)目信息，我想辦法去弄這些信息出來(lái)給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒(méi)有列入工作管制的，只能夠見(jiàn)招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來(lái)面對(duì)信息的供應(yīng)。
如果換個(gè)比較主動(dòng)的角度來(lái)看，項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個(gè)整理歸類(lèi)，不等你開(kāi)口要，我就先提供給你，讓你對(duì)項(xiàng)目沒(méi)有疑惑，化被動(dòng)為主動(dòng)。這些信息整理歸類(lèi)的動(dòng)作，直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言，也沒(méi)有任何的「意外」。講起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)其實(shí)也不難，二個(gè)小時(shí)就可以做好溝通計(jì)劃，幾個(gè)步驟掌握住就好：
(1) 認(rèn)識(shí)項(xiàng)目干系人
(2) 搜集信息
(3) 傳遞信息
(4) 將信息種類(lèi)歸類(lèi)
(5) 決定信息傳遞的周期
(6) 決定信息傳遞方式
(7) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求
(8) 依照信息需求找出信息種類(lèi)
(9) 檢討信息傳遞成效
2.要能夠預(yù)測(cè)結(jié)果
日前一個(gè)朋友赴美，飛機(jī)誤點(diǎn)，航空公司沒(méi)有宣布會(huì)擔(dān)誤多久時(shí)間，因此在機(jī)場(chǎng)枯坐了三個(gè)鐘頭。搭乘那班班機(jī)的乘客，有的人需要轉(zhuǎn)機(jī)，有的人有親友在目的地機(jī)場(chǎng)接機(jī)，有的人初次訪美。此時(shí)在機(jī)場(chǎng)看到每個(gè)人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無(wú)法知道誤點(diǎn)多少時(shí)間，所以沒(méi)有辦法控制之后的行程。你的項(xiàng)目是不是也是如此?
計(jì)劃是「想」，執(zhí)行是「做」。真的去做的時(shí)候，碰到需求、能力、技術(shù)、管理、人力等問(wèn)題，都會(huì)影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成，但是如果無(wú)法推測(cè)完成的時(shí)間、成本及產(chǎn)出，項(xiàng)目經(jīng)理就像是那些旅客一樣──彷徨無(wú)助。所以項(xiàng)目經(jīng)理除了要會(huì)做計(jì)劃之外，還要能綜合研判情勢(shì)，預(yù)測(cè)項(xiàng)目時(shí)間、成本及產(chǎn)出的結(jié)果。
以一個(gè)一年的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，開(kāi)始之后，項(xiàng)目經(jīng)理就負(fù)了成敗責(zé)任，所有的壓力都落在項(xiàng)目經(jīng)理肩上。每天項(xiàng)目經(jīng)理要想的，不應(yīng)該只是誰(shuí)的問(wèn)題要怎幺解決，今天的日子要怎么過(guò)，而是一年后的今天，我是否可以將客戶要的東西按時(shí)交付、公司的項(xiàng)目盈余目標(biāo)可以達(dá)成、今天無(wú)法達(dá)成的，剩下的時(shí)間里我應(yīng)該怎么處理才能達(dá)成。
所以總的來(lái)看，項(xiàng)目經(jīng)理不僅要做Micro Management(細(xì)節(jié)管理)，同時(shí)還要做到Macro Management(總體管理)。而要做