確定項目范圍是項目起始階段的戰(zhàn)略工作之一，項目精益管理的戰(zhàn)略思想是杜絕無價值活動。項目范圍管理的精益原則是JIT原則、系統(tǒng)化原則、無縫化原則、專注于項目的使命、簡化和變“成批移動”為“單件流動”。項目范圍是指為了成功達(dá)到項目的目標(biāo)，項目所規(guī)定要做的事項。確定項目范圍就是定義項目管理的工作邊界，確定項目的目標(biāo)和項目可交付成果，即為項目界定一個界限，劃定哪些事項是屬于項目應(yīng)該做的，而哪些事項是不應(yīng)該包括在項目之內(nèi)的。確定項目范圍是項目起始階段的戰(zhàn)略工作之一。
一、項目范圍的涵義
在項目中，”范圍”(Scope)一詞的涵義有如下兩個方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個產(chǎn)品或一項服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能。以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作；簡單地說就是項目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對產(chǎn)品要求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項目計劃的基礎(chǔ)。項目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證項目最終能夠交付滿足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個由一般到具體、層層深入的過程。
產(chǎn)品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個組成部分又有其各自獨(dú)立的范圍，即使一個項目只是一個單一產(chǎn)品也不例外。例如，一個新的電話系統(tǒng)可能包含四個組成部分—— 硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工，其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。如果項目是為顧客開發(fā)一個新的電話系統(tǒng)，要確定這個項目的工作范圍，首先就要確定這個新的電話系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能，然后具體定義系統(tǒng)的各組成部分的功能和服務(wù)要求，然后明確項目需要做些什么工作才能達(dá)到這些功能和特征。確定了項目范圍也就定義了項目的工作邊界，明確了項目的目標(biāo)和主要的項目可交付成果。項目的可交付成果往往又被劃分為較小的、更易管理的不同組成部分。
確定項目范圍，其結(jié)果需要編寫正式的項目范圍說明書，并以此作為將來項目決策的基礎(chǔ)。有些項目管理教科書或項目管理手冊中，把確定項目目標(biāo)與確定項目范圍結(jié)合起來形成一個文件，叫做項目參考條款(Term of Reference，T·O·R)。項目參考條款包括項目目標(biāo)、定義項目所應(yīng)交付的產(chǎn)品(包括中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品)、項目的基本內(nèi)容等。隨著項目的進(jìn)展，這份文件可能需要修改或細(xì)化，以反映這些界限的變化。
范圍說明書應(yīng)該包括三個方面的內(nèi)容：(1)項目的合理性說明：解釋為什么要進(jìn)行這一項目。(2)項目目標(biāo)。(3)項目可交付成果。
二、確定項目范圍的作用
確定項目范圍對項目管理來說有三個方面的作用：一是可提高項目費(fèi)用、項目時間和項目資源估算的準(zhǔn)確性，二是提供了進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。三是有助于清楚地分派責(zé)任。
1．可提高項目費(fèi)用、時間和資源估算的準(zhǔn)確性。項目的工作邊界定義清楚了，項目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準(zhǔn)確估算項目所需的費(fèi)用、時間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項目的具體工作內(nèi)容不明確，項目的費(fèi)用、時間和所需資源就不明確，項目完成的不確定因素大大增加，項目面臨極大的風(fēng)險。
2．有助于清楚地分派責(zé)任。項目任務(wù)的分派需要明確項目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么水準(zhǔn)等內(nèi)容，也就要明確項目范圍。項目范圍的確定即確定了項目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。
3．提供了項目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。項目計劃是項目組織根據(jù)項目目標(biāo)的規(guī)定，對項目