項(xiàng)目經(jīng)理的工作其實(shí)是很復(fù)雜。對于一個不愿意看全局的項(xiàng)目經(jīng)理，這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對于一個企業(yè)來說，由一位沒有看家本領(lǐng)的項(xiàng)目經(jīng)理來執(zhí)行重要的項(xiàng)目，公司的時(shí)間、名譽(yù)、獲利及質(zhì)量保證，不僅僅是兒戲。項(xiàng)目要能順利執(zhí)行其實(shí)并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫，距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離。
項(xiàng)目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢?一個稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力：
1. 要易于溝通
筆者在2002年時(shí)曾經(jīng)親自問過美國的一位項(xiàng)目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計(jì)劃的計(jì)劃主持人)，問他一位項(xiàng)目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時(shí)他的回答是「項(xiàng)目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。
請您回想一下，在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，你花費(fèi)最多時(shí)間在什么部份?跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)...對項(xiàng)目經(jīng)理來說，一天內(nèi)大部份的時(shí)間幾乎都是在跟人溝通。
溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎，有什么難的?？墒窃?a href="http://opto-elec.com.cn" target="_blank">項(xiàng)目過程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達(dá)出來而已，而在于「在什么樣的時(shí)間，運(yùn)用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人」。
很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于「被動式的項(xiàng)目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項(xiàng)目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。
如果換個比較主動的角度來看，項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項(xiàng)目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項(xiàng)目經(jīng)理而言，也沒有任何的「意外」。
講起來簡單，做起來其實(shí)也不難，二個小時(shí)就可以做好溝通計(jì)劃，幾個步驟掌握住就好：
(1) 認(rèn)識項(xiàng)目干系人
(2) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求
(3) 依照信息需求找出信息種類
(4) 將信息種類歸類
(5) 決定信息傳遞的周期
(6) 決定信息傳遞方式
(7) 搜集信息
(8) 傳遞信息
(9) 檢討信息傳遞成效
2. 要能夠預(yù)測結(jié)果
日前一個朋友赴美，飛機(jī)誤點(diǎn)，航空公司沒有宣布會擔(dān)誤多久時(shí)間，因此在機(jī)場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機(jī)的乘客，有的人需要轉(zhuǎn)機(jī)，有的人有親友在目的地機(jī)場接機(jī)，有的人初次訪美。此時(shí)在機(jī)場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無法知道誤點(diǎn)多少時(shí)間，所以沒有辦法控制之后的行程。你的項(xiàng)目是不是也是如此?
計(jì)劃是「想」，執(zhí)行是「做」。真的去做的時(shí)候，碰到需求、能力、技術(shù)、管理、人力等問題，都會影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成，但是如果無法推測完成的時(shí)間、成本及產(chǎn)出，項(xiàng)目經(jīng)理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項(xiàng)目經(jīng)理除了要會做計(jì)劃之外，還要能綜合研判情勢，預(yù)測項(xiàng)目時(shí)間、成本及產(chǎn)出的結(jié)果。
以一個一年的項(xiàng)目來說，開始之后，項(xiàng)目經(jīng)理就負(fù)了成敗責(zé)任，所有的壓力都落在項(xiàng)目經(jīng)理肩上。每天項(xiàng)目經(jīng)理要想的，不應(yīng)該只是誰的問題要怎幺解決，今天的日子要怎么過，而是一年后的今天，我是否可以將客戶