規(guī)范的項目采購管理要兼顧經(jīng)濟性、合理性和有效性，可以有效降低項目成本，促進項目順利實現(xiàn)項目的各項目標(biāo)，成功完成項目。采購工作又是項目執(zhí)行的物質(zhì)基礎(chǔ)和主要內(nèi)容。

項目采購管理是項目執(zhí)行的關(guān)鍵性工作，是做好項目的重要方面，項目采購管理的模式在某種程度上決定了項目管理的模式，對項目整體管理起著決定性作用。項目采購管理所采購的項目物質(zhì)或技術(shù)資源，必須符合項目設(shè)計和機會要求，如果采購的產(chǎn)品或服務(wù)不符合設(shè)計的要求，到貨或服務(wù)周期無法滿足工期要求，將會直接影響項目的質(zhì)量，甚至導(dǎo)致項目的失敗。

因此項目采購管理不僅是采購回來“東西”那么簡單，更重要的是要重視采購管理過程的管理質(zhì)量。
　　項目采購管理是從項目外采購工作所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程。項目采購管理包括項目團隊管理合同所需的合同管理和變更控制過程，同時也包括對項目買房與項目團隊間合同的管理。

1、項目采購管理過程包括：
　1）采購計劃編制——決定采購什么，何時采購。
　2）編制合同——記錄項目對于產(chǎn)品和服務(wù)的需求，并且尋找潛在  供應(yīng)商。
　3）招標(biāo)——獲取適當(dāng)?shù)男畔?、報價、標(biāo)書、要約或建議書。
　4）供方選擇——審核所有要約，選擇供應(yīng)商并與之談判最終合同。
　5）合同管理——管理合同以及買賣關(guān)系；審核并記錄供應(yīng)商的績效以建立必需的糾正措施并作為將來選擇供應(yīng)商的參考；管理合同相  關(guān)的變更和與項目客戶的合同關(guān)系。
　6）合同收尾——合同履行和清算，包括對一些未決項目的決策。
　項目采購和合同管理的定義：采購是從項目外部獲得產(chǎn)品和服務(wù)的完整的購買過程。在信息系統(tǒng)集成行業(yè)，普遍將項目所需產(chǎn)品或服務(wù)資源采購稱為“外包”。
　 對于企業(yè)而言，一般存在不同采購種類，一種是依據(jù)公司的戰(zhàn)略計劃的采購行為；一種是依據(jù)公司所投資（或承包）的項目特點、環(huán)境的采購行為。
   2、項目采購管理定義：是從項目外購買或獲取工作所需的原材料、產(chǎn)品、貨物和服務(wù)的過程，也就是有效規(guī)劃、管理和控制項目采購的過程稱之為項目采購管理過程。
　　1）項目采購什么
　　項目采購管理首先要明確采購的對象及其質(zhì)量要求。對于項目采購的產(chǎn)品和服務(wù)，具體項目會有具體化的定義，但就產(chǎn)品和服務(wù)及其質(zhì)量應(yīng)該滿足產(chǎn)品的3個條件。產(chǎn)品的通用性、產(chǎn)品的可獲取性、產(chǎn)品的經(jīng)濟性。
　　2）項目采購的時機
　　項目中不同產(chǎn)品和服務(wù)，根據(jù)項目執(zhí)行的不同階段和具體項目特點，采購的時間和地點應(yīng)該有所不同，必須考慮每一項采購的最佳時機，這樣既可避免由于采購過早造成庫存成本增加又可防止采購延遲引起的項目工期延誤等。采購的時機，不但要考慮到項目的實際要求，還要考慮到供應(yīng)商提供產(chǎn)品的到貨周期等相關(guān)因素。
　　3）項目采購的方式
　　采購一般可以分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。
　　4）項目相關(guān)產(chǎn)品采購數(shù)量
　　5）項目采購成本的制約因素
　　3、采購計劃編制
　　1)采購計劃編制的輸入：項目章程、項目范圍說明書（設(shè)計說明書、執(zhí)行說明書、功能說明書）、項目管理計劃、工作分解結(jié)構(gòu)和字典、環(huán)境因素和組織因素、組織過程資產(chǎn)、風(fēng)險記錄。
　　2)采購計劃編制的工具和技術(shù)：自制/外購分析、專家判斷、合同類型。