“財(cái)富的一半來自合同”,這句諺語表達(dá)了合同是企業(yè)財(cái)富來源的載體,同時(shí)更深層次地強(qiáng)調(diào)了企業(yè)的財(cái)富積累離不開完善的合同管理;剖析下企業(yè)經(jīng)營過程,一般來說是簽訂銷售合同后,通過合同的執(zhí)行和控制來完成合同的履約,從而實(shí)現(xiàn)將合同收款轉(zhuǎn)化為企業(yè)的營業(yè)收入,而合同收款中是否能成為企業(yè)真實(shí)的利潤,正常情況下是取決于合同的執(zhí)行和控制能力;本文旨在闡述一種將項(xiàng)目管理引入到合同執(zhí)行過程的模式——泛微項(xiàng)目運(yùn)營管理體系,該體系應(yīng)用成熟的項(xiàng)目管理方法進(jìn)行合同執(zhí)行,加強(qiáng)了合同執(zhí)行過程的計(jì)劃和控制,有效提升企業(yè)的合同履約能力,最終幫助企業(yè)將合同潛在可能的利潤轉(zhuǎn)化為企業(yè)真正的貨幣財(cái)富;
一、 合同營業(yè)收入到營業(yè)利潤的過程分析
來自泛微協(xié)同管理研究院的專家認(rèn)為,一個(gè)能成為常青藤的企業(yè),其發(fā)展戰(zhàn)略必須建立在企業(yè)能夠長久生存的基礎(chǔ)之上,而企業(yè)長久生存的基礎(chǔ)是除了階段性的融資外,主要是依靠自身的造血能力——主營利潤的創(chuàng)造力,也就是說主營利潤才是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源;主營利潤是通過合同和項(xiàng)目的執(zhí)行,從企業(yè)主營收入中“榨取”出來的,而主營收入的支撐基礎(chǔ)是企業(yè)自身能提供的主要產(chǎn)品(服務(wù))以及擁有的市場份額(客戶群);再深一個(gè)層次去看,主要產(chǎn)品靠的是企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)的綜合能力,即產(chǎn)品研發(fā)的技術(shù)力量和管理能力;而擁有的市場份額(客戶群)除了依靠自身產(chǎn)品的競爭力之外,還得依靠市場營銷能力;有效合同的簽署是市場營銷能力的一個(gè)重要評判依據(jù);從這里能清楚地看出合同是企業(yè)主營收入的重要載體,管理好合同的執(zhí)行也就是管理好企業(yè)潛在的主營收入,并將它轉(zhuǎn)換為企業(yè)實(shí)際的營業(yè)收入;
總之,主營利潤的來源是主營收入,主營收入的載體是合同,主營收入是否能成為主營利潤,這完全取決于企業(yè)內(nèi)在的執(zhí)行力——合同管理和項(xiàng)目管理能力;
二、 合同管理和項(xiàng)目管理之間的融合
在泛微項(xiàng)目運(yùn)營管理體系中,合同管理的生命周期大致為合同申請,合同審核、合同執(zhí)行和控制、最后到合同關(guān)閉。在合同管理的生命周期中必須牢牢抓住合同的四個(gè)重要要素:合同付款條件、合同交付物、合同時(shí)間節(jié)點(diǎn)和合同款;這四個(gè)要素是關(guān)聯(lián)在一起,就像項(xiàng)目管理中的計(jì)劃、范圍、成本和質(zhì)量的三角形模型一樣,不能作為單獨(dú)要素來管理;
三、合同管理四要素
而項(xiàng)目管理的關(guān)鍵要數(shù)有項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目變更、項(xiàng)目成本及項(xiàng)目質(zhì)量等;因此,通過使用成熟的項(xiàng)目管理方法將合同執(zhí)行和控制過程管理起來,將合同管理過程中需要關(guān)注和跟蹤的節(jié)點(diǎn)納入到項(xiàng)目計(jì)劃中以任務(wù)形式管理起來,并與合同相關(guān)信息關(guān)聯(lián),再配以相關(guān)的工作流,使得合同和項(xiàng)目之間的信息在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和管理層之間暢通流轉(zhuǎn),從而做到項(xiàng)目運(yùn)作圍繞著合同交付物,而合同收款情況指導(dǎo)項(xiàng)目運(yùn)作。
將項(xiàng)目管理融合在合同管理中,主要有以下幾點(diǎn)是必不可少的:
1、 合同交付物的拆分映射到項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)
一般來說,訂單式項(xiàng)目的交付物一般有兩大特點(diǎn),一是具備一定的獨(dú)特性,二是具有相當(dāng)復(fù)雜性;為了方便履約,此類合同的交付物一般需要進(jìn)行拆分,這個(gè)拆分的過程可結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行;但作為合同管理的信息化系統(tǒng),應(yīng)該支持合同交付物拆分,并能映射到項(xiàng)目計(jì)劃中進(jìn)行管理;否則合同規(guī)定的交付物與項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的交付物在邏輯上缺乏嚴(yán)密的對應(yīng)關(guān)系;
2、 合同收付款計(jì)劃以項(xiàng)目任務(wù)形式在項(xiàng)目計(jì)劃中進(jìn)行管理
合同管理中加強(qiáng)了收付款計(jì)劃的管理,業(yè)務(wù)上經(jīng)常因?yàn)殇N售合同的執(zhí)行而成立項(xiàng)目,而項(xiàng)目中存在外包或采購,因此如何將銷售合同收款和采購合同付款與項(xiàng)目進(jìn)展關(guān)聯(lián)起來,并做到有序管理是合同與項(xiàng)目融合的一大重點(diǎn);
3、 項(xiàng)目監(jiān)控節(jié)點(diǎn)任務(wù)完成后系統(tǒng)將觸發(fā)工作流提醒收付款和開具發(fā)票
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