在項目管理過程中，合同管理是重中之重，根據(jù)我們以往做項目管理的經(jīng)驗，我們依據(jù)各類合同類型，統(tǒng)一形成合同管理程序，暨由造價咨詢部、項目管理部及建設(shè)單位三方負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)定的合同審核單，待三方審核提出處理意見并經(jīng)合同雙方修改之后，最終形成完整合同，這樣做可以既防止合同中不成熟的條款給日后工作帶來不必要的麻煩和爭議，又將項目執(zhí)行中遇到的風(fēng)險降到可控范圍。這是因為合同不僅是雙方在施工過程中責(zé)權(quán)利的約束，也是最終進(jìn)行工程結(jié)算的重要依據(jù)。我們認(rèn)為通常項目管理中存在六類合同：項目管理機構(gòu)與業(yè)主所簽項目管理合同、監(jiān)理單位與業(yè)主所簽監(jiān)理合同、設(shè)計單位與業(yè)主所簽設(shè)計合同、供應(yīng)商與業(yè)主所簽設(shè)備材料供應(yīng)合同、施工單位與業(yè)主所簽施工合同、施工單位與供應(yīng)商及分包單位所簽供應(yīng)或施工合同。這六類合同項目管理機構(gòu)均有權(quán)代表業(yè)主進(jìn)行管理。對于已簽訂的合同管理具體可分為監(jiān)控合同執(zhí)行、工程款項撥付、各級工程驗收、合同工期管理、合同變更控制、合同爭議解決、違約索賠處理七部分,分別簡述如下：
1、監(jiān)控合同執(zhí)行：因為各方的工作源于合同，其工作的結(jié)果即各類產(chǎn)品或服務(wù)將依合同按時按質(zhì)交付業(yè)主，各方創(chuàng)造產(chǎn)品或提供服務(wù)的一切直接工作也既是合同的執(zhí)行過程，而項目管理機構(gòu)正是對這過程進(jìn)行管理，所以，在一定程度和一定意義上項目管理部的日常工作既是對合同執(zhí)行的監(jiān)控、管理。作為與項目管理部配合協(xié)作的監(jiān)理單位，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的材料、設(shè)備質(zhì)量進(jìn)行檢查、對施工單位的施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，以確保依合同所要求的標(biāo)準(zhǔn)供貨、依合同所要求的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工、依合同所要求的標(biāo)準(zhǔn)完成分項、分部、單位工程；作為施工企業(yè)項目部，直接負(fù)責(zé)監(jiān)控設(shè)計、施工進(jìn)度和供貨時間，直接負(fù)責(zé)各方依合同規(guī)定時間供應(yīng)材料、設(shè)備、提交設(shè)計文件及交付建筑物；作為工程造價部，則依合同規(guī)定核查、審批施工單位提交的工程款申請資料；一方面促使業(yè)主依合同提供進(jìn)度款，另一方面對施工單位工程款的使用情況進(jìn)行跟蹤，確保進(jìn)度款不被挪用、依合同原意用于本項目。作為合同管理的負(fù)責(zé)人，工程負(fù)責(zé)人在獲得工程信息后，由此進(jìn)行相關(guān)決策、命令、批示，此過程也既是在整體上監(jiān)控著合同的執(zhí)行。
2、工程款項撥付：工程款項依合同條款按時、足額撥付是業(yè)主的主要義務(wù)。作為業(yè)主的項目代表，項目管理部應(yīng)在監(jiān)理單位及造價咨詢部對施工單位提交的工程款項撥付申請進(jìn)行審核且確認(rèn)的基礎(chǔ)上，及時在工程款項撥付申請上簽署意見。
3、各級工程驗收：各級工程應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的合同條款對施工單位的完成工程進(jìn)行驗收。監(jiān)理負(fù)責(zé)對日常分項、分部工程的驗收，并在驗收通過后簽署意見。項目管理部應(yīng)組織項目的最終驗收，并向業(yè)主及相關(guān)單位移交竣工檔案資料，確保驗收的真實性、準(zhǔn)確性。
4、合同工期管理：按合同日期提供相應(yīng)產(chǎn)品為各方的主要義務(wù)。設(shè)計合同的供圖日期、設(shè)備、材料合同的交貨時間、施工合同竣工日期為各方所承諾的、具有法律意義的產(chǎn)品交付時間。當(dāng)項目依靠合同實施時，進(jìn)度管理即為合同工期管理，因進(jìn)度管理的意義也既是確保按合同時間要求交付相應(yīng)產(chǎn)品。密切跟蹤、監(jiān)督勘探、設(shè)計及施工進(jìn)度、對交付時間作出準(zhǔn)確預(yù)測、對交付時間可能延誤及其相應(yīng)后果向各方提出預(yù)警、敦促各方及時采取糾正措施就成為合同工期管理重要內(nèi)容。
5、合同變更控制：因合同變更涉及方面很多，所以一切合同變更都應(yīng)經(jīng)與正式合同同樣的程序?qū)彾?、批?zhǔn)后方可執(zhí)行。對此，項目管理機構(gòu)將予以監(jiān)督。而在合同變更正式報審前，項目管理部應(yīng)將就變更事宜與合同雙方充分溝通，同時，向業(yè)主提出專業(yè)性的看法和意見或提出專業(yè)性的評估。
6、合同爭議解決：無論何種解決方式、何種解決結(jié)果都不應(yīng)影響工程建設(shè)的正常進(jìn)行。對合同爭議，項目管理機構(gòu)將積極協(xié)調(diào)各方立場、縮小各方分歧，在不損害對方合法利益的前提下，使業(yè)主獲得合理的利益。當(dāng)各方的長遠(yuǎn)合作關(guān)系會轉(zhuǎn)化成各方的長遠(yuǎn)利益時，項目管理機構(gòu)一方面合理地解決爭議，另一方面確保在解決過程中各方的關(guān)系不會因此而惡化，避免造成長遠(yuǎn)利益的損害。而當(dāng)合同另一方以出于損害業(yè)主方正當(dāng)權(quán)益方式來獲取自身利益的不良目的而蓄意挑起的，項目管理機構(gòu)將積極收集、整理相關(guān)證明材料，積極協(xié)助業(yè)主捍衛(wèi)自身權(quán)益，使對方絕無可乘之機。
7、違約索賠處理：在處理違約索賠事項時，項目管理部應(yīng)將業(yè)主的長遠(yuǎn)利益和近期利益相結(jié)合，積極維護(hù)業(yè)主的合理利益。對于承包單位向業(yè)主提出的索賠，項目管理部應(yīng)嚴(yán)格審查其合理性、精確確定其合理的索賠額；對于承包單位的違約行為，項目管理部應(yīng)及時、全面收集相關(guān)證據(jù)，準(zhǔn)確確定索賠額，形成索賠報告遞交業(yè)主，經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后向承包單位提出。
以上是我公司在幾年的項目管理實踐中的經(jīng)驗總結(jié)，供大家參考。

2009年2月13日星期五
作者：司馥聲

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