項(xiàng)目績(jī)效管理是一個(gè)系統(tǒng)，是一個(gè)持續(xù)、循環(huán)的過(guò)程。其核心是通過(guò)提高團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效，達(dá)到提高項(xiàng)目績(jī)效以及整個(gè)組織績(jī)效的目的。項(xiàng)目管理五大階段為：?jiǎn)?dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)控、收尾，其中計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)控，這是項(xiàng)目管理最重要的三個(gè)階段。
在計(jì)劃階段我們已經(jīng)打造了一把計(jì)劃的尺子，到了實(shí)施階段就是要如何來(lái)適用這把尺子，到了控制階段，剩下的問(wèn)題就是如何跟蹤項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的績(jī)效信息，以便確定現(xiàn)實(shí)情況是否偏離了工期計(jì)劃尺度，偏離了多遠(yuǎn)。時(shí)間管理不存在實(shí)施這個(gè)階段，因?yàn)檎l(shuí)也無(wú)法左右時(shí)間的流速和流向，面對(duì)時(shí)間人類(lèi)只能被動(dòng)地計(jì)劃和控制。作者經(jīng)過(guò)多年的項(xiàng)目管理實(shí)踐，個(gè)人認(rèn)為進(jìn)度控制階段績(jī)效信息跟蹤的四個(gè)步驟：
1、首先是確定績(jī)效跟蹤的時(shí)間跨度，即多長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行一次績(jī)效報(bào)告和績(jī)效考察。
績(jī)效跟蹤的時(shí)間跨度太長(zhǎng)，很容易造成計(jì)劃對(duì)實(shí)際操作的失控;但時(shí)間跨度太密，又會(huì)增加管理成本和團(tuán)隊(duì)負(fù)擔(dān)。因此，需要統(tǒng)籌規(guī)劃績(jī)效信息的跟蹤節(jié)奏、報(bào)告層面和考察內(nèi)容，讓秒針轉(zhuǎn)一周，分針動(dòng)一格，分針轉(zhuǎn)一周，時(shí)針動(dòng)一格，張弛有度，層序分明。例如，每周一次例會(huì)，一線基層工作人員報(bào)告上周績(jī)效狀況;每月一份項(xiàng)目經(jīng)理的書(shū)面報(bào)告，匯總月度績(jī)效;每季度一次高層管理的報(bào)告會(huì)議，分析計(jì)劃與績(jī)效偏差;每年度一次全員總結(jié)報(bào)告，回顧過(guò)去展望未來(lái)。
2、其次是確定度量績(jī)效的指標(biāo)。
若績(jī)效可以計(jì)件，當(dāng)然最好，加工了多少產(chǎn)品，運(yùn)輸了多少?lài)嵷?，打印了多少字?jǐn)?shù)，簡(jiǎn)單明了。如果績(jī)效不能計(jì)件，還可以用百分比衡量，例如筑路工程完成50%，管道安裝完成了80%，修房子完成了30%，也容易度量?？墒强傆行┕ぷ髁坎痪獾捻?xiàng)目，既無(wú)法用計(jì)件也無(wú)法用百分比來(lái)衡量。例如科研開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，軟件編程項(xiàng)目等，研發(fā)人員腦袋沒(méi)開(kāi)竅，十天半個(gè)月毫無(wú)進(jìn)展，但是腦袋一開(kāi)竅，只須捅破窗戶(hù)紙的功夫就大功告成。
這類(lèi)科技項(xiàng)目的績(jī)效跟蹤度量問(wèn)題，至今仍是項(xiàng)目管理界所面臨的難題，目前只能采取里程碑度量法，把一些關(guān)鍵任務(wù)點(diǎn)設(shè)置為里程碑，然后用一系列里程碑組成的實(shí)施過(guò)程來(lái)度量績(jī)效進(jìn)度。在項(xiàng)目成本管理的章節(jié)中，我們還將介紹一種項(xiàng)目管理獨(dú)特的績(jī)效跟蹤工具，掙值分析法。這種方法是把進(jìn)度與成本績(jī)效指標(biāo)捆綁在一起進(jìn)行考察分析，甚至用貨幣單位來(lái)衡量進(jìn)度指標(biāo)，讓進(jìn)度計(jì)劃和成本計(jì)劃互為尺度，其優(yōu)點(diǎn)不言而喻。
3、第三是績(jī)效信息的采集方式。
自下而上的方式通常是報(bào)告制度，報(bào)告又有很多種形式，有口頭匯報(bào)、書(shū)面匯報(bào)、會(huì)議匯報(bào)等;書(shū)面匯報(bào)可以是文字報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖像演示等。自上而下的績(jī)效跟蹤可以是定期考察、隨機(jī)抽查、分段驗(yàn)收等。關(guān)于績(jī)效信息的具體采集方法，我們將在信息溝通管理的章節(jié)中詳細(xì)討論。
4、最后是績(jī)效信息處理方式。
首先要分析績(jī)效信息，找出需要糾偏的地方，接著用計(jì)劃的尺度對(duì)績(jī)效信息進(jìn)行評(píng)估，確定采取何種糾偏措施，如果需要修改工期計(jì)劃，則需要將調(diào)整措施納入新的計(jì)劃，最后還需要對(duì)調(diào)整措施的功效和后續(xù)影響進(jìn)行評(píng)估。