由于資金和開發(fā)人員是有限的，技術(shù)管理部門往往缺乏連貫統(tǒng)一的項(xiàng)目評估與選擇機(jī)制來決定是否應(yīng)該做這個項(xiàng)目，影響項(xiàng)目的決定因素通常是主觀的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏科學(xué)性和客觀性。企業(yè)通過實(shí)施新的項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，達(dá)到業(yè)務(wù)目標(biāo)。而IT治理要決定IT制定什么決策的問題，在決策制定過程中，決定選擇哪些項(xiàng)目投資，每個項(xiàng)目投入多少資金是IT組織對企業(yè)戰(zhàn)略的理解，對IT基礎(chǔ)架構(gòu)的規(guī)劃，對IT服務(wù)決策的直接反映等?！ ?/span>
項(xiàng)目組合管理就是為IT管理部門的投資決策服務(wù)的。項(xiàng)目組合管理采取的是自上而下的管理方式，將投資與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，優(yōu)先選擇符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目，在資金和資源能力范圍內(nèi)有效執(zhí)行項(xiàng)目。項(xiàng)目組合管理提供一個結(jié)構(gòu)化的環(huán)境，項(xiàng)目決策部門可以在此建立組合標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)清單、開發(fā)計(jì)劃，用來評估的假定的業(yè)務(wù)場景，并與項(xiàng)目相關(guān)人員溝通并最終決定。項(xiàng)目組織管理包括四階段：建立組合模型、產(chǎn)生項(xiàng)目組合清單、通過分析確定項(xiàng)目組合、項(xiàng)目監(jiān)控與評估。
一、建立組合模型
項(xiàng)目組合管理提供一套科學(xué)的模型完成項(xiàng)目決策。這個模型定義了適合企業(yè)的評估標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)決定了項(xiàng)目開展的優(yōu)先級。項(xiàng)目組合管理能夠提供衡量項(xiàng)目的最重要的指標(biāo)，包括項(xiàng)目收益、項(xiàng)目費(fèi)用、與業(yè)務(wù)目標(biāo)的契合度、項(xiàng)目里程碑進(jìn)度表和風(fēng)險(xiǎn)模型。
另外用戶也可以增加和輸入與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的衡量指標(biāo)如： ROI 、意外事件、業(yè)務(wù)增長目標(biāo)、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)、業(yè)務(wù)價值評估指標(biāo)等等。這些指標(biāo)可以直接用于后階段工作的創(chuàng)建清單、確定項(xiàng)目優(yōu)先級、評估和決策。
二、產(chǎn)生項(xiàng)目清單
在這一階段，依據(jù)組合標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目組合管理可以將當(dāng)前的投資和就提議的投資生成詳細(xì)的項(xiàng)目組合清單，在清單中包括詳細(xì)的項(xiàng)目、計(jì)劃、資產(chǎn)、產(chǎn)品、應(yīng)用等信息，這張清單為用戶快速提供了項(xiàng)目之間的關(guān)系，與業(yè)務(wù)目標(biāo)的差距、可能的意外投資和項(xiàng)目不能更改的部分。如果項(xiàng)目較大，可以分別產(chǎn)生多個資產(chǎn)組合，并且將它們按照父子關(guān)系連接在一起。每個負(fù)責(zé)的部門各自維護(hù)自己的資產(chǎn)組合，同時對于技術(shù)管理部門而言，它們是一個統(tǒng)一的整體。
三、通過分析確定項(xiàng)目組合
在資源有限的條件下，企業(yè)如果無法確定項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)，淘汰差的項(xiàng)目，就容易導(dǎo)致開發(fā)的項(xiàng)目很多，而成功的項(xiàng)目很少。因此企業(yè)需要通過分析，加強(qiáng)去 / 留決策點(diǎn)的有效性管理。根據(jù)關(guān)鍵的組合標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以將組合清單上的項(xiàng)目組合歸類并排列優(yōu)先順序。優(yōu)先級最高的是可能成為投資重點(diǎn)的項(xiàng)目組合。
在項(xiàng)目組合管理中，包括多種假定場景和效率的分析，通過改變項(xiàng)目組合內(nèi)容，修改投資計(jì)劃表、延期投資，以及在花費(fèi)與收益。對關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目影響等因素，確定最佳項(xiàng)目組合。這個組合充分考慮投資、企業(yè)的主觀影響、風(fēng)險(xiǎn)和收益的平衡等等因素，這樣從業(yè)務(wù)角度可以確保IT投資的項(xiàng)目與企業(yè)的戰(zhàn)略決策保持一致。
四、項(xiàng)目監(jiān)控與評估
項(xiàng)目監(jiān)控與評估將貫穿在整個項(xiàng)目實(shí)施的全過程。它體在以下幾個方面：
1.項(xiàng)目管理流程標(biāo)準(zhǔn)化
IT組織普遍采用矩陣式的組織架構(gòu)。交叉的管理流程復(fù)雜低效的情況時有發(fā)生。項(xiàng)目組合管理強(qiáng)調(diào)組合內(nèi)項(xiàng)目管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，使項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理交義管理的職責(zé)更明確，工作更有效率。
2.從業(yè)務(wù)角度進(jìn)行項(xiàng)目評估
項(xiàng)目評估是一個反復(fù)的工作，在項(xiàng)目實(shí)施過程中以及項(xiàng)目實(shí)施后都需要不斷對它的實(shí)施狀況與實(shí)施成果進(jìn)行評估，項(xiàng)目組合使項(xiàng)目更容易將相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)合進(jìn)行評估、以衡量項(xiàng)目最終是否能夠滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)。
3.有效的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
項(xiàng)目組合管理使項(xiàng)目之間關(guān)系更加明確，能
夠直觀地了解項(xiàng)目中各個因素的變化對項(xiàng)目組合產(chǎn)生的影響，進(jìn)而對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展造成的影響，從而及時采取相應(yīng)的措施。
4.項(xiàng)目管理的透明度
項(xiàng)目相關(guān)責(zé)任人了解項(xiàng)目的執(zhí)行情況不再僅限于經(jīng)過數(shù)據(jù)整合后的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，通過項(xiàng)目組合管理能夠更及時地了解到所有項(xiàng)目的進(jìn)度，貨源使用情況、面臨的何種困難、項(xiàng)目花費(fèi)情況等等，更有效地對項(xiàng)目進(jìn)行控制。