國(guó)外對(duì)軟件外包項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)之一是命名外包項(xiàng)目經(jīng)理，歸口全部外包項(xiàng)目工作，總攬技術(shù)把關(guān)，成為商務(wù)應(yīng)用部門和外包公司的銜接窗口。該經(jīng)理將處理工作疑難、確保開發(fā)進(jìn)程、工作效率、后勤支持，同時(shí)還要開展用戶測(cè)試，統(tǒng)一把外包公司的意見傳達(dá)給自己公司的各商務(wù)部門主管，并向外包公司提供所需的內(nèi)部文檔。在立項(xiàng)階段，產(chǎn)品負(fù)責(zé)人會(huì)進(jìn)行“Make or Buy決策”，確定待開發(fā)產(chǎn)品的哪些部分應(yīng)當(dāng)“采購(gòu)”、“外包開發(fā)”或“自主研發(fā)”。如需外包開發(fā)，那么成立外包管理小組。在業(yè)務(wù)這條線上，外包公司將同發(fā)包公司對(duì)應(yīng)的商務(wù)部門技術(shù)主管打交道和作決定。這樣，既有中心聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，又能讓商務(wù)部門自行決定軟件的應(yīng)用。
一、選擇承包商
1．競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)
首先由外包管理小組負(fù)責(zé)人起草“外包項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書”，然后與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)“外包項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書”及相關(guān)材料?！ ∪缓螅蜻x承包商與委托方有關(guān)人員進(jìn)行交流，進(jìn)一步了解外包項(xiàng)目，撰寫應(yīng)標(biāo)書，并將應(yīng)標(biāo)書及相關(guān)材料交付給外包管理小組負(fù)責(zé)人（用于證明自身能力）。應(yīng)標(biāo)書的主要內(nèi)容有：技術(shù)解決方案；開發(fā)計(jì)劃；維護(hù)計(jì)劃；報(bào)價(jià)等。
2．評(píng)估候選承包商的綜合能力
為有效評(píng)估候選承包商的綜合能力，外包管理小組應(yīng)制定“評(píng)估檢查表”，主要評(píng)估因素有：技術(shù)方案是否令人滿意？開發(fā)進(jìn)度是否可以接受？性價(jià)比如何？能否提供較好的服務(wù)（維護(hù)）？是否具有開發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)？
承包商以前開發(fā)的產(chǎn)品質(zhì)量如何？開發(fā)能力與管理能力如何？資源（人力、財(cái)力、物資等）是否充足和穩(wěn)定？信譽(yù)如何？地理位置是否合適？外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何？是否取得了業(yè)界認(rèn)可的證書（如ISO質(zhì)量認(rèn)證、CMM 2級(jí)以上認(rèn)證）？
外包管理小組對(duì)候選承包商進(jìn)行粗篩選，對(duì)通過了粗篩選的承包商進(jìn)行綜合評(píng)估。 外包管理小組要和候選承包商進(jìn)行多方面的交流，依據(jù)“評(píng)估檢查表”評(píng)估候選承包商的綜合能力。將評(píng)估結(jié)論記錄在承包商的“能力評(píng)估報(bào)告”中?！ ?/span>
3．確定承包商
外包管理小組給出候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力排名，并逐一分析與其建立外包合同的風(fēng)險(xiǎn)，選出最合適的承包商。將結(jié)論記錄在“承包商能力評(píng)估報(bào)告”中。
二、簽訂外包合同
外包管理小組和承包商就合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成共識(shí)，然后按指定模板共同起草合同。雙方仔細(xì)審查合同條款，確保沒有錯(cuò)誤和隱患。雙方代表簽字，合同生效。
三、外包開發(fā)過程
由于外包項(xiàng)目的合作雙方在地理位置上“天各一方”，外包管理小組不可能同外包公司的開發(fā)人員經(jīng)常直接接觸。雙方的通訊交流對(duì)項(xiàng)目管理就至關(guān)重要。成功的外包公司都對(duì)發(fā)包公司提供基于Web的全天候24小時(shí)編程監(jiān)測(cè)跟蹤系統(tǒng)，讓發(fā)包公司能連續(xù)訪問對(duì)方的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，及時(shí)了解進(jìn)度和開發(fā)升級(jí)?！ ?/span>
發(fā)包公司還要求訪問處于開發(fā)中的文件和代碼，承包公司應(yīng)提供這種跟蹤工具，把工作進(jìn)度無保留地提供給對(duì)方。沒有這層信任基礎(chǔ)，外包項(xiàng)目往往做不大，而且多半會(huì)泡湯。
管理好外包項(xiàng)目甚至還包括互訪。有家美國(guó)的發(fā)包公司發(fā)現(xiàn)對(duì)方第一次提交的軟件寫得相當(dāng)蹩腳，決定進(jìn)一步與之溝通。他們把對(duì)方開發(fā)人員請(qǐng)到美國(guó)，參觀商務(wù)操作流程，增進(jìn)開發(fā)人員對(duì)商務(wù)應(yīng)用的理解。比如我公司在本次IBM的試驗(yàn)項(xiàng)目中，就明確規(guī)定每季度派項(xiàng)目組成員赴美國(guó)工作一周，以增強(qiáng)相互理解。
1．驗(yàn)收準(zhǔn)備
承包商準(zhǔn)備好待驗(yàn)收的工作成果，并將必要材料提前交給外包管理小組。雙方確定驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等?！ ?/span>
2．成果審查
驗(yàn)收人員審查承包商應(yīng)交付的成果，如代碼、文檔等，確保這些成果是完整并正確的?！ ?/span>
3．驗(yàn)收測(cè)試
驗(yàn)收人員對(duì)交付的產(chǎn)品進(jìn)行全面測(cè)試，確保產(chǎn)品符合需求?！ ?/span>
4．問題處理
如果驗(yàn)收人員在審查與測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應(yīng)當(dāng)視問題的嚴(yán)重性與承包商協(xié)商找出合適的處理措施。
如果工作成果存在嚴(yán)重缺陷，則退回給承包商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗(yàn)收的時(shí)間。如果給驗(yàn)收方帶來了損失，應(yīng)當(dāng)按合同約定對(duì)承包商做出相應(yīng)處罰。
如果工作成果存在輕微缺陷，則承包商給出糾正措施后由雙方協(xié)商是否需要第二次驗(yàn)收?！ ?/span>
5．成果交付
當(dāng)所有的工作成果都通過驗(yàn)收后，承包商將其交付給外包管理小組。外包管理員通知本機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員，將合同余款支付給承包商。由雙方責(zé)任人簽字認(rèn)可。