弱矩陣的組織結(jié)構(gòu)下，團(tuán)隊(duì)成員大部分不是專(zhuān)職的，即每個(gè)人身上都兼有多個(gè)項(xiàng)目任務(wù)，弱矩陣的組織結(jié)構(gòu)很常見(jiàn)，團(tuán)隊(duì)成員來(lái)源于公司的各個(gè)職能部門(mén)，以軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目為例，有市場(chǎng)部的、有研發(fā)部的、有測(cè)試部的，甚至還有維護(hù)支持部門(mén)的。項(xiàng)目經(jīng)理在這種組織中，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效考核權(quán)利非常弱，好一點(diǎn)的情況下，組織會(huì)要求對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?nèi)的考核，但是真正的考核權(quán)掌握在職能部門(mén)經(jīng)理手上，所以這種組織中項(xiàng)目經(jīng)理是非常難當(dāng)?shù)?/span>。在弱矩陣中要想順利的安排項(xiàng)目任務(wù)，需要注意以下四個(gè)方面的問(wèn)題。
一、召開(kāi)立項(xiàng)會(huì)議，明確項(xiàng)目目標(biāo)。
一定要召開(kāi)立項(xiàng)會(huì)議，即使組織已經(jīng)確定，團(tuán)隊(duì)也已經(jīng)到位。立項(xiàng)會(huì)議一定要通知到全部項(xiàng)目關(guān)系人，包括將來(lái)的團(tuán)隊(duì)成員，職能部門(mén)經(jīng)理，客戶方代表以及客戶方日后系統(tǒng)的實(shí)際使用人代表和其他影響項(xiàng)目或者項(xiàng)目會(huì)影響他的組織或個(gè)人。召開(kāi)立項(xiàng)會(huì)議的目的有三，其一就是確定項(xiàng)目經(jīng)理的人選和地位，在弱矩陣中，一定要讓公司上上下下包括各職能部門(mén)經(jīng)理，團(tuán)隊(duì)成員以及其他所有的項(xiàng)目關(guān)系人全都清楚的知道誰(shuí)是項(xiàng)目經(jīng)理，誰(shuí)對(duì)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量負(fù)責(zé)，把這些全部寫(xiě)進(jìn)項(xiàng)目的Chart中;其二就是明確項(xiàng)目的目標(biāo)，需要讓所有的項(xiàng)目關(guān)系清清楚楚的知道項(xiàng)目的目標(biāo)，即完成哪些工作，做到什么程度，項(xiàng)目才算做完了;其三就是要確定溝通的方式，包括什么時(shí)候召開(kāi)例會(huì)，哪些人參與，用什么方式報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等，是郵件?電話?還是口頭溝通等都需要確定，然后就是清晰的定義溝通的接口，誰(shuí)是需求的溝通接口，誰(shuí)是測(cè)試的溝通接口，誰(shuí)是開(kāi)發(fā)的，誰(shuí)是客戶的等等，清晰的定義溝通接口的標(biāo)準(zhǔn)，多久溝通一次，以何種方式來(lái)溝通等等。
二、將團(tuán)隊(duì)分組，將項(xiàng)目目標(biāo)分解到各小組。
無(wú)論項(xiàng)目規(guī)模的大小，將團(tuán)隊(duì)分組進(jìn)行管理都有其好處，可以根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模進(jìn)行分組，如果項(xiàng)目中包含多個(gè)子系統(tǒng)，可以按照子系統(tǒng)進(jìn)行分組，然后各子系統(tǒng)組再根據(jù)職能進(jìn)行分組，如果項(xiàng)目就一個(gè)系統(tǒng)，可以直接根據(jù)職能進(jìn)行分組，即需求組，開(kāi)發(fā)組，測(cè)試組，數(shù)據(jù)庫(kù)組等，指定各小組的組長(zhǎng)，實(shí)行組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。然后召集各小組組長(zhǎng)，也可以根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模，召集全體人員，進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)分解，將項(xiàng)目的大目標(biāo)分解為一個(gè)個(gè)的小目標(biāo)，把小目標(biāo)分配到各小組，分解的方法以系統(tǒng)功能為單位，盡量按照子系統(tǒng)或者進(jìn)一步細(xì)分的功能點(diǎn)來(lái)分組。
三、與職能部門(mén)經(jīng)理良好溝通，做好資源協(xié)調(diào)。
其實(shí)很多時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理覺(jué)得職能部門(mén)經(jīng)理處處在為難你的項(xiàng)目，究其原因，主要還是項(xiàng)目經(jīng)理的問(wèn)題，如果你清楚的告訴了對(duì)方什么時(shí)候你需要什么樣的人，需要多少，我想做為職能經(jīng)理，他一定會(huì)非常樂(lè)意支持你的工作的，相反，如果他不清楚他什么時(shí)候該派人，派什么樣的人，派多少，派出的這些人什么時(shí)候能夠回來(lái)，他會(huì)安心的支持你的項(xiàng)目?所以你一定要與各職能部門(mén)經(jīng)理保持良好的溝通，讓他時(shí)刻清楚他的人現(xiàn)在在干什么，什么時(shí)候可以干完，如果實(shí)在資源不夠，我想即使你不提，他也很樂(lè)意跟人事部門(mén)去申請(qǐng)更多的資源。
四、制定里程碑計(jì)劃，將里程碑點(diǎn)分配給各小組。
無(wú)論項(xiàng)目規(guī)模的大小，里程碑計(jì)劃對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度跟蹤都非常有用。根據(jù)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間來(lái)倒排，確定以下關(guān)鍵里程碑的時(shí)間點(diǎn)，這些關(guān)鍵的里程碑包括：需求評(píng)審點(diǎn)、交付測(cè)試點(diǎn)、交付試運(yùn)行點(diǎn)、驗(yàn)收點(diǎn)。需求評(píng)審點(diǎn)就是要對(duì)需求進(jìn)行技術(shù)評(píng)審，可以交付開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)了，同時(shí)測(cè)試組也可以編寫(xiě)測(cè)試用例了;交付測(cè)試點(diǎn)就是開(kāi)發(fā)到一定程度了，可以交付或者部分交付測(cè)試了;交付試運(yùn)行點(diǎn)就是系統(tǒng)進(jìn)過(guò)測(cè)試了，具備試運(yùn)行條件可以交
付試運(yùn)行了;驗(yàn)收點(diǎn)就是確定什么時(shí)候需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。各小組需要清晰的知道這些里程碑的時(shí)間點(diǎn)，然后以此為依據(jù)再去制定自己小組的計(jì)劃，以確保各小組的工作在相應(yīng)的里程碑時(shí)間點(diǎn)到來(lái)的時(shí)候，里程碑的各項(xiàng)前提工作都已經(jīng)完成了。然后項(xiàng)目經(jīng)理綜合各小組的計(jì)劃，將其整合為項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，并將進(jìn)度計(jì)劃發(fā)布，讓所有項(xiàng)目關(guān)系人周知。