“計(jì)劃趕不上變化!”一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理感嘆道。
的確，項(xiàng)目中有相當(dāng)多的不確定因素，項(xiàng)目經(jīng)理辛辛苦苦做的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)），可能因?yàn)榭蛻舻母淖?，甚至領(lǐng)導(dǎo)的一句話，就分崩離析了。
一些公司高層沒有經(jīng)過仔細(xì)考慮，也沒有充分征求各個(gè)方面的意見，在制定總體計(jì)劃時(shí)比較隨意，修改起來(lái)更是“信手拈來(lái)”。項(xiàng)目經(jīng)理也常常借口工作忙等理由，拖延制定詳細(xì)的WBS，甚至有項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為，不應(yīng)該制定詳細(xì)的WBS。
而沒有詳細(xì)WBS的危害也是明顯的：造成計(jì)劃與控制管理脫節(jié)，無(wú)法進(jìn)行有效的進(jìn)度控制管理，最終導(dǎo)致項(xiàng)目延期或成本上升?？梢哉f，沒有WBS或者是隨意的不負(fù)責(zé)任的WBS的項(xiàng)目是一種無(wú)法控制的項(xiàng)目。面對(duì)各種潛在的變化，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該怎樣制定WBS呢？
首先項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該對(duì)WBS有正確的認(rèn)識(shí)，制定WBS就是一個(gè)對(duì)項(xiàng)目逐漸了解掌握的過程，通過這個(gè)過程，項(xiàng)目經(jīng)理可以知道哪些要素是明確的，哪些是要逐漸明確的，通過漸近明細(xì)不斷完善。漸近明細(xì)也是項(xiàng)目的一個(gè)特點(diǎn)，因此WBS的制定需要在一定條件的限制和假設(shè)之下采用漸近明細(xì)的方式進(jìn)行不斷完善。
再者，制定WBS需要有一個(gè)現(xiàn)實(shí)的方法。一個(gè)大型的軟件開發(fā)項(xiàng)目，通常是采用二次WBS方法。即根據(jù)總體WBS，在需求調(diào)研階段結(jié)束、概要設(shè)計(jì)完成后，再專門針對(duì)詳細(xì)設(shè)計(jì)或編碼階段制定二次WBS 。
一個(gè)方面，需求的顆粒度在一開始往往是比較粗的，因此根據(jù)功能點(diǎn)對(duì)于整體項(xiàng)目規(guī)模的估計(jì)誤差范圍也是比較大的，只能據(jù)此制定總體的WBS。
另一個(gè)方面，需求和編碼工作分解不是一一對(duì)應(yīng)的，一個(gè)需求的功能點(diǎn)可能對(duì)應(yīng)多個(gè)代碼模塊，而多個(gè)需求的功能點(diǎn)也可能只對(duì)應(yīng)一個(gè)或少數(shù)代碼模塊。只有在概要設(shè)計(jì)完成以后才能準(zhǔn)確地得到詳細(xì)設(shè)計(jì)或編碼階段的二次WBS。
例如，某系統(tǒng)集成公司與銀行簽訂了一個(gè)銀行前置機(jī)的軟件系統(tǒng)的項(xiàng)目。合同規(guī)定，6月28日之前系統(tǒng)必須投入試運(yùn)行。項(xiàng)目經(jīng)理小丁組織大家制定了項(xiàng)目的WBS，并制訂了本項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，簡(jiǎn)單描述如下：
1．應(yīng)用子系統(tǒng)：1月5日～2月5日需求分析，2月6日～3月26日系統(tǒng)設(shè)計(jì)和軟件設(shè)計(jì)，3月27日～5月10日編碼，5月11日～5月30日系統(tǒng)內(nèi)部測(cè)試；
2．綜合布線：2月20日～4月20日完成調(diào)研和布線；
3．網(wǎng)絡(luò)子系統(tǒng)：4月21日～5月21日設(shè)備安裝、聯(lián)調(diào)；
4．系統(tǒng)內(nèi)部調(diào)試、驗(yàn)收：6月1日～6月20日試運(yùn)行，6月28日系統(tǒng)驗(yàn)收。
2月17日，小丁發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)剛剛開始，由此推測(cè)3月26日很可能完不成系統(tǒng)設(shè)計(jì)。小丁應(yīng)該如何做，以保證項(xiàng)目整體進(jìn)度不拖延呢？
小丁編制的這個(gè)WBS比較粗糙，不適合作為編織項(xiàng)目計(jì)劃的基石。只有一個(gè)項(xiàng)目的大概框架和子系統(tǒng)各部分的期望完成時(shí)間。從該WBS上面可以看出最底層任務(wù)的工期至少也在半個(gè)月左右。如果任何一個(gè)任務(wù)出現(xiàn)了問題，就必然會(huì)出現(xiàn)小丁現(xiàn)在遇到的問題，即延期和延期發(fā)生了較長(zhǎng)時(shí)間才知道。
在這種情況下，小丁最好是制定二次WBS。最終分解任務(wù)的工期最好不要長(zhǎng)于一周，否則可能出現(xiàn)失去控制的情況。而且，在不同階段應(yīng)該有具體直接的責(zé)任人。作為項(xiàng)目經(jīng)理，小丁需要保持與某階段的直接責(zé)任人溝通，了解進(jìn)度、發(fā)現(xiàn)問題。