很多項(xiàng)目經(jīng)理都知道溝通是很重要的，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理工作時(shí)間中的80%左右都是在溝通，可是現(xiàn)實(shí)中，有多少個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理真正花時(shí)間去學(xué)習(xí)、去研究過(guò)溝通呢?真正了解溝通的本質(zhì)與方法的項(xiàng)目經(jīng)理又有多少呢?這就引發(fā)了一些有趣的話題：為什么溝通這么重要，大家不去研究溝通呢?我們是不是可以得出這樣的結(jié)論：提高溝通效率就可以提高項(xiàng)目經(jīng)理的工作效率。如果結(jié)論成立，那提高溝通效率就應(yīng)該成為項(xiàng)目經(jīng)理提高工作效率的重點(diǎn)。
如何提高溝通的效率呢?
我們建議可以從項(xiàng)目溝通需求分析開(kāi)始，從培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理自身溝通的好習(xí)慣做起，這樣一定能提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。
一、做好溝通規(guī)劃，確定溝通目標(biāo)
在項(xiàng)目管理人員之中，有相當(dāng)多的項(xiàng)目經(jīng)理常常都在疲于應(yīng)付那些層出不窮的項(xiàng)目問(wèn)題，基本上屬于“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的救火隊(duì)員，每天忙于溝通但效率低下，雖然也有很多項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常參與各層面的溝通會(huì)議，但效果卻不見(jiàn)得有多好。這也是目前很多項(xiàng)目經(jīng)理的工作現(xiàn)狀，無(wú)論是管理50人/月、100人/月還是更多的人的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理都處于責(zé)任大、壓力更大的狀態(tài)下。之所以會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象，部分是因?yàn)轫?xiàng)目中缺乏行之有效的溝通流程與方法，也有部分是因?yàn)檫@些項(xiàng)目管理人員溝通意識(shí)薄弱。
一個(gè)公司的項(xiàng)目經(jīng)理A，在談到項(xiàng)目管理時(shí)，感受頗多：“現(xiàn)在跟進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，一般都是我全程跟蹤，跟各方面溝通，因?yàn)楣卷?xiàng)目多，有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要管幾個(gè)項(xiàng)目，所以項(xiàng)目經(jīng)理投入到不同項(xiàng)目的時(shí)間有限。比如項(xiàng)目進(jìn)行中出現(xiàn)了技術(shù)問(wèn)題，我會(huì)要求項(xiàng)目工程師解決，并要求其給出計(jì)劃及時(shí)間表，但往往項(xiàng)目工程師遲遲交不了計(jì)劃，拖拉幾天后才給計(jì)劃，又因?yàn)閯e的部門拖延時(shí)間，就會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃又延誤。類似情況我經(jīng)常向上面反映，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)有很多事情在身，也只能抽空催工程師和其他部門，更多時(shí)間是讓我來(lái)催促。但我對(duì)他們既沒(méi)有考核權(quán)也沒(méi)有命令權(quán)，所以經(jīng)常爭(zhēng)吵不止，而出了問(wèn)題，通常只會(huì)找我負(fù)責(zé)，真的很無(wú)奈!”
這個(gè)案例中的主要溝通問(wèn)題是沒(méi)有做好溝通規(guī)劃，溝通目標(biāo)不清晰，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該承擔(dān)主要責(zé)任。當(dāng)然這個(gè)公司的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))也有些問(wèn)題，責(zé)權(quán)不清。如果該公司項(xiàng)目經(jīng)理能建立信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告的平臺(tái)與系統(tǒng)，區(qū)分了與不同利害關(guān)系者溝通的目的和方法，項(xiàng)目中的溝通問(wèn)題就會(huì)比較容易理順了。項(xiàng)目經(jīng)理還要確定項(xiàng)目溝通通常需要的信息，盡可能化繁為簡(jiǎn)地溝通，為此項(xiàng)目經(jīng)理要做好以下幾方面的工作：明確組織機(jī)構(gòu)圖;明確項(xiàng)目組織和利害關(guān)系者職責(zé)關(guān)系;列出項(xiàng)目中涉及的學(xué)科、部門和專業(yè);列出多少人參與項(xiàng)目、在何地參與項(xiàng)目等后勤物流因素;內(nèi)部信息需求分析;外部信息需求分析;利害關(guān)系者信息需求分析。
二、主動(dòng)溝通
與疲于應(yīng)付的項(xiàng)目經(jīng)理不同，也有相當(dāng)多的項(xiàng)目經(jīng)理有著主動(dòng)溝通的好習(xí)慣。主動(dòng)溝通與被動(dòng)溝通就好比是操之在我與受制于人。毫無(wú)疑問(wèn)，大家都不想受制于人，可是，根據(jù)筆者多年從事項(xiàng)目的經(jīng)歷來(lái)判斷，有主動(dòng)溝通習(xí)慣的項(xiàng)目經(jīng)理所占比例甚至不超過(guò)50%，以致每天問(wèn)題纏身。
項(xiàng)目例會(huì)是項(xiàng)目正式溝通的最主要形式之一，是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目?jī)?nèi)部沖突、確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行的有效手段。通過(guò)舉行項(xiàng)目例會(huì)，項(xiàng)目經(jīng)理還可以與項(xiàng)目組成員、甚至組織內(nèi)部的發(fā)起人、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項(xiàng)目利害關(guān)系者進(jìn)行充分地、面對(duì)面地溝通，一方面可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、范圍的完成狀況