隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，項(xiàng)目業(yè)務(wù)變得越來(lái)越復(fù)雜，任務(wù)就會(huì)變得越來(lái)越讓項(xiàng)目經(jīng)理承受更多的負(fù)擔(dān)，難以持續(xù)下去。比如電子郵件、會(huì)議、即時(shí)消息，非正式的溝通等等，管理這些大量的任務(wù)請(qǐng)求是需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。日常工作中，面對(duì)需要處理、優(yōu)先級(jí)排序以及跟蹤手頭上的任務(wù)，每個(gè)人可能都需要付出很多努力，特別是在項(xiàng)目中，各種各樣的任務(wù)會(huì)通過(guò)各種渠道送到項(xiàng)目經(jīng)理的手上。
所以下面提供的這些建議可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理為即將到來(lái)的工作帶來(lái)秩序性的安排，可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理在重大項(xiàng)目上節(jié)省出更多的時(shí)間，同時(shí)也可以確定在接下來(lái)的工作中有的放矢，避免浪費(fèi)時(shí)間在不重要的工作上面。
1、所有任務(wù)請(qǐng)求必須以正式的方式提交
即使是在會(huì)議中討論了一個(gè)新的項(xiàng)目，然后再喝咖啡的非正式時(shí)間里提到，或者通過(guò)電子郵件討論，但如果沒(méi)有采取正式的方式提交任務(wù)，那這些任務(wù)就只能是處于討論的狀態(tài)，不會(huì)有任何進(jìn)展和實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容。
項(xiàng)目經(jīng)理要和團(tuán)隊(duì)達(dá)成一致，列出可以接收的任務(wù)類型以及完成任務(wù)所需要的信息，形成一個(gè)正式的工作請(qǐng)求流程，然后確保內(nèi)外部各利益相關(guān)者都了解這個(gè)新的流程，并確切的知道在什么地方查找到相關(guān)的請(qǐng)求文檔如請(qǐng)求模板或電子流之類的信息。
這樣當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理堅(jiān)持采取正式的工作接收流程時(shí)，就會(huì)知道這個(gè)任務(wù)的所有細(xì)節(jié)，從而減少返工和對(duì)任務(wù)的猜測(cè)，此外，還可以知道誰(shuí)有什么樣的問(wèn)題，或者可以找誰(shuí)澄清。
2、將所有傳入的任務(wù)請(qǐng)求保存在一個(gè)可訪問(wèn)的固定位置
所有新的任務(wù)請(qǐng)求應(yīng)該自動(dòng)存放在一個(gè)中心位置，可以使網(wǎng)盤、網(wǎng)頁(yè)或者一個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，這樣可以方便所有和任務(wù)相關(guān)的人都可以在文件夾中找到相應(yīng)的任務(wù)優(yōu)先級(jí)和當(dāng)前的任務(wù)狀態(tài)。
當(dāng)與所有的任務(wù)信息都保存在同一個(gè)地方的時(shí)候，就可以避免相關(guān)的想了解任務(wù)的人從分散的電子郵件或不同格式的留言中或電子表格中去查找，這樣也可以避免任何信息被遺漏或丟失。
而且也很容易找到到底是誰(shuí)在負(fù)責(zé)每個(gè)任務(wù)的請(qǐng)求和狀態(tài)，任何重復(fù)的任務(wù)也可以輕松的識(shí)別出來(lái)從列表中清除。
3、對(duì)接收的任務(wù)進(jìn)行整理歸檔
項(xiàng)目經(jīng)理在完成一個(gè)任務(wù)之后并準(zhǔn)備好進(jìn)行下一個(gè)任務(wù)時(shí)，不需要去重新對(duì)所有的任務(wù)進(jìn)行審核，而是根據(jù)提交的任務(wù)優(yōu)先級(jí)來(lái)進(jìn)行下一步的任務(wù)安排。
這樣可以避免浪費(fèi)精力到非重點(diǎn)的工作任務(wù)中去，當(dāng)然，對(duì)于任務(wù)的重要性排序也是要按照一定的原則來(lái)進(jìn)行整理，否則都是重要的任務(wù)，那就失去了進(jìn)行排序整理歸檔的意義。
通過(guò)這種方式將會(huì)始終保持高級(jí)別的任務(wù)能夠被有限處理，也能讓團(tuán)隊(duì)更加快速的處理單一的任務(wù)，因?yàn)樗麄兛梢源_切的看到他們應(yīng)該關(guān)注的工作，而不是靠相互之間的猜測(cè)來(lái)判斷自己的工作的任務(wù)是不是最重要的或者需要等待高級(jí)別的人來(lái)做出決定和指示。
但需要注意的是避免有些任務(wù)可能長(zhǎng)期被拖延，最終導(dǎo)致原本的低優(yōu)先級(jí)別的任務(wù)會(huì)由于時(shí)間的影響成為高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)。
4、將接收的任務(wù)映射到戰(zhàn)略目標(biāo)
項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目管理的責(zé)任人，也需要為所有任務(wù)的最終結(jié)果負(fù)責(zé)，那么就需要定期舉行會(huì)議(按周、月或季度)來(lái)審查任務(wù)是否符合目標(biāo)要求，并對(duì)未來(lái)的工作進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)和資源請(qǐng)求來(lái)找出最符合部門和公司戰(zhàn)略目標(biāo)的任務(wù)。
這種映射可以將任務(wù)與戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)聯(lián)起來(lái)，同時(shí)也可以把戰(zhàn)略目標(biāo)作為路標(biāo)，不斷地朝著目標(biāo)前進(jìn)，一般情況下，戰(zhàn)略目標(biāo)短期內(nèi)不會(huì)更改，但是任務(wù)可能會(huì)隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化而變化，這個(gè)時(shí)候，就像前面所說(shuō)的，要
進(jìn)行定期的審視，更新任務(wù)并再次進(jìn)行戰(zhàn)略目標(biāo)的映射。
5、設(shè)置一個(gè)責(zé)任人進(jìn)行監(jiān)控
責(zé)任人對(duì)于任務(wù)的監(jiān)控要按照一定的原則來(lái)進(jìn)行，和當(dāng)前項(xiàng)目的交付相關(guān)度以及關(guān)聯(lián)性來(lái)進(jìn)行綜合判定，通過(guò)人工的方式來(lái)對(duì)提交的任務(wù)進(jìn)行調(diào)整，而不是過(guò)多的依賴于系統(tǒng)或任務(wù)提交者對(duì)于任務(wù)屬性的判斷，通過(guò)設(shè)置責(zé)任人可以有效地對(duì)任務(wù)進(jìn)行篩選，減少無(wú)效任務(wù)，同時(shí)干預(yù)系統(tǒng)帶來(lái)的誤判。
不論是項(xiàng)目中的小組長(zhǎng)，項(xiàng)目經(jīng)理還是部門負(fù)責(zé)人，一定要有一個(gè)人對(duì)以正式方式提交的任務(wù)請(qǐng)求來(lái)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)設(shè)置，用以保持項(xiàng)目交付團(tuán)隊(duì)在任務(wù)處理方面的一致性，這是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，這樣可以避免任務(wù)出現(xiàn)沖突或混亂的情況出現(xiàn)。