對中國企業(yè)而言，從粗放的經(jīng)營模式轉(zhuǎn)向精細化經(jīng)營，必須從各個方面著手，除了大家極為關(guān)注的“精益制造”，在項目的立項、推進過程中，實現(xiàn)高效率，同樣能降本增效。
準確估算也是一項技能，可以在實踐中得到提高。特別是在對項目成本進行估算時，經(jīng)理們應(yīng)當(dāng)充分考慮他們的項目所需的資源，每一項資源的估算成本，以及非人工成本和外包成本。這些應(yīng)該能讓他們對項目的預(yù)期成本有一個總體構(gòu)想。有些人聽到估算就頭疼。我曾經(jīng)聽到一些聰明且經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理斷言，要估算他們項目的工作量是“不可能的”。我認為這些人不懂得估算。我認為這些人可能混淆了估算(對不確定事件進行合情合理的評估)與超感官知覺(對不確定事件進行準確預(yù)測)?；蛘咴谀承┣闆r下，他們可能不做估算就準備預(yù)算或報價。
我知道準確估算是有可能的。我自己就做到過(我的一個項目曾被估算需要1300工時，結(jié)果用了1302工時完成)，我也教過數(shù)千人怎樣做?；叵胍幌驴死硕桑喝魏翁^先進的技術(shù)都會被誤認為魔術(shù)。準確估算也是一項技能，可以在實踐中學(xué)習(xí)提高，直至外行看起來像魔術(shù)的程度。
說起來好像多余，進行估算的第一件事就是知道你要估算什么。現(xiàn)在，讓我們假設(shè)有人要求你估算粉刷你的臥室需要多少工作量(占用你多少時間)。雖然這是一件很小的工作，但它仍有相當(dāng)多的不確定性：
·你是否需要粉刷天花板和木器還是只有墻壁?
·有沒有需要粉刷的窗戶?這些窗戶有窗框嗎?
·房間里有家具嗎?能移動嗎?如果能移動，把它移回來是否算在“粉刷房間”之內(nèi)?
·選擇顏色是否包括在工作之內(nèi)?還有去商店購買涂料呢?
·需要刷多少遍?需要做什么特殊效果(例如大理石紋)嗎?
·有沒有人幫你做?還是你要一個人做完?
如果你不知道這些問題的答案，你有多個選擇。你可以完全拒絕去做估算;你可以做一個預(yù)留大量不確定性的估算;你可以對上述問題假設(shè)一些答案并根據(jù)這些假設(shè)做估算;你還可以在做估算之前取得上述問題的答案以減少不確定性。這些方法中每一個都是可以接受的，只要相關(guān)人員知道你使用哪個方法就行!
大多數(shù)時間，你會將幾種方法結(jié)合使用。你會做一些合理假設(shè)(并且你一定會把你的假設(shè)記錄下來!)。你會問一些問題。然后你就運用自己的最佳判斷。
你可以用區(qū)間估算改進你的最佳判斷。區(qū)間估算是怎樣的?在它的最簡單形式中，你對于你認為可能需要的工作量估算一個低值和一個高值。例如，在粉刷你臥室這一案例中，而且假設(shè)只粉刷墻壁，你可能估算2到3小時。
區(qū)間估算背后的基本概念是你不需要知道所需工作量的精確值。你需要知道的是它不會比你的進度表多出一整天。你需要知道的是它不是一件能在幾分鐘做完小事。只要實際結(jié)果落在估算值的2到3小時左右，你的估算就相當(dāng)不錯了。
即使實際結(jié)果超出了這個范圍，你的估算也是很好的，因為就當(dāng)時你能掌握的情況來說這已是你能做出的最佳估算了。另外，你可以從這次偏差(實際結(jié)果超出預(yù)測范圍)學(xué)到東西并改進你以后的估算。
使用區(qū)間估算大大減少了估算過程的痛苦。如果你習(xí)慣于單點估算(見下文)，要在2小時和3小時之間選擇會非常困難。甚至做出一個2.5小時的估算都會困難，因為你知道實際會多于或少于那個數(shù)量。使用區(qū)間估算讓你能在不確定性之下進行操作。
單點估算是魔鬼的作坊;它們就是魔鬼!在任何情況下都不要向任何人提供一個單點估算。如果你的老板堅持要單點估算，那他或她很可能是想要一個預(yù)算，而非估算。給他們一個預(yù)算也沒問題，但你真的應(yīng)當(dāng)讓他們也知道你的估算