創(chuàng)新，標(biāo)準(zhǔn)化不就沒有創(chuàng)新了？”“我們都是服務(wù)性的項(xiàng)目，客戶需求都不一樣，沒辦法標(biāo)準(zhǔn)化？”對(duì)于第一個(gè)問題，對(duì)于不同類型項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化的重點(diǎn)不同，如對(duì)于科技類、研發(fā)類項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)過程監(jiān)控和評(píng)審機(jī)制等管理過程的標(biāo)準(zhǔn)化，使所有項(xiàng)目都建立統(tǒng)一的基于企業(yè)戰(zhàn)略和滿足市場(chǎng)需求的評(píng)價(jià)方法和標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)注怎么做不偏離項(xiàng)目目標(biāo)；而對(duì)于服務(wù)類型的項(xiàng)目，當(dāng)服務(wù)內(nèi)容要反復(fù)提供時(shí)，還強(qiáng)調(diào)實(shí)施過程的標(biāo)準(zhǔn)化，關(guān)注怎么做提高效率。每個(gè)項(xiàng)目都有其特殊性，所以在項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化的過程中需要基于前面提到的分類分級(jí)劃分，制訂對(duì)于不同級(jí)別項(xiàng)目的過程裁減標(biāo)準(zhǔn)，以同時(shí)滿足標(biāo)準(zhǔn)化和差異化。
首先劃分項(xiàng)目的階段，明確每階段的過程活動(dòng)，確定活動(dòng)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確每項(xiàng)工作的前置任務(wù)；
其次，對(duì)各種需要重復(fù)進(jìn)行的工作建立規(guī)范化的工作流程。許多項(xiàng)目工作，包括項(xiàng)目變更、采購(gòu)、評(píng)審等，在項(xiàng)目中總是在重復(fù)多次發(fā)生的，企業(yè)可以運(yùn)用流程管理方法對(duì)這些重復(fù)性的工作進(jìn)行有效的管理；
最后考慮不同的項(xiàng)目需求和特點(diǎn)，對(duì)于某一項(xiàng)目工作任務(wù)，可設(shè)定在不同級(jí)別項(xiàng)目中為必選、可選或不需要。
三、項(xiàng)目?jī)?nèi)容知識(shí)化：
以上通過項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化建立起項(xiàng)目的過程框架，但是依然只見骨干，不見血肉。項(xiàng)目每一步要完成的工作內(nèi)容所涉及到的相關(guān)知識(shí)文檔是項(xiàng)目型組織能夠積累產(chǎn)生的真正價(jià)值和財(cái)富?；陧?xiàng)目推動(dòng)的知識(shí)型組織必須能夠不斷積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，將個(gè)人的知識(shí)資本轉(zhuǎn)化為組織的知識(shí)資本，將在項(xiàng)目中形成的各種知識(shí)視同組織的資產(chǎn)進(jìn)行管理，形成強(qiáng)大的無形資產(chǎn)。對(duì)處于新商業(yè)環(huán)境中的項(xiàng)目型組織，其良好的知識(shí)管理能力，極大地降低了關(guān)鍵人才所帶來的經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，有效的知識(shí)管理可促進(jìn)了其知識(shí)積累與擴(kuò)散，并使企業(yè)的創(chuàng)新能力得到持續(xù)保持。
大部分項(xiàng)目型組織已意識(shí)到知識(shí)管理的重要性，但實(shí)施過程中依然難易推行，其存在的最大問題是知識(shí)積累和業(yè)務(wù)過程相脫離。具體表現(xiàn)為項(xiàng)目實(shí)施過程中重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)度，忽略相關(guān)知識(shí)文檔的同步提交和保存，相關(guān)文檔往往是在項(xiàng)目結(jié)束后再整理，完整性和時(shí)效型無法保障，很多寶貴的資料散落在各項(xiàng)目組內(nèi)部。企業(yè)內(nèi)獨(dú)立的知識(shí)管理部門往往脫離業(yè)務(wù)部門，通過知識(shí)管理平臺(tái)收集到的都是一些和核心業(yè)務(wù)關(guān)系不大的文檔資料。
“1＋1＋1”解決方案的核心在于項(xiàng)目過程和知識(shí)管理過程的同步。在項(xiàng)目活動(dòng)和流程環(huán)節(jié)的每一步明確相應(yīng)的輸出文檔和參考文檔以實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)的傳播。通過對(duì)輸出文檔制訂模板和樣例，對(duì)于以往的項(xiàng)目最佳實(shí)踐予以提煉，同時(shí)相關(guān)的參考文檔可方便項(xiàng)目組快速的獲取相關(guān)的知識(shí)資料，從而實(shí)現(xiàn)快速學(xué)習(xí)和交付。對(duì)于項(xiàng)目中隱性知識(shí)的傳播可在流程或項(xiàng)目關(guān)鍵活動(dòng)節(jié)點(diǎn)中增加相應(yīng)的溝通交流或者AAR機(jī)制，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及時(shí)總結(jié)形成典型案例等。
管理和業(yè)務(wù)的要求最終要求落實(shí)到IT平臺(tái)上。對(duì)于項(xiàng)目型組織信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)必須關(guān)注以下關(guān)鍵功能：
1、項(xiàng)目任務(wù)、工作流程、項(xiàng)目文檔的三位一體：可按照項(xiàng)目類型和項(xiàng)目級(jí)別定義所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化模版，包括項(xiàng)目工作任務(wù)分解，相應(yīng)的流程和每個(gè)活動(dòng)相關(guān)的項(xiàng)目文檔定義，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)、工作流、項(xiàng)目文檔管理的統(tǒng)一,使知識(shí)共享和復(fù)用通過IT系統(tǒng)得到強(qiáng)制進(jìn)行。
2、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)知識(shí)地圖的生成：可按照項(xiàng)目、項(xiàng)目階段、項(xiàng)目類型等動(dòng)態(tài)的提取相關(guān)的知識(shí)資料生成知識(shí)地圖，以進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)的聚類展示，從而以簡(jiǎn)化信息檢索過程，提高知識(shí)獲取的便利性。
3、經(jīng)營(yíng)分析和決策支持：隨著項(xiàng)目型組織持續(xù)積累和發(fā)展，如何基于以往的數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉挖掘，形成知識(shí)以支持高層決策也是信息系統(tǒng)需要考慮的新需求。對(duì)于項(xiàng)目型組織經(jīng)營(yíng)分析可從客戶、項(xiàng)目、人員和知識(shí)四個(gè)維度去分析，其中客戶和項(xiàng)目是業(yè)務(wù)管理的核心，而人員和知識(shí)構(gòu)成項(xiàng)目型組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是項(xiàng)目型組織成長(zhǎng)和發(fā)展的基礎(chǔ)。通過經(jīng)營(yíng)分析體系構(gòu)建穩(wěn)定的分析結(jié)構(gòu)，通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)的各種分析從而促進(jìn)項(xiàng)目型組織的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。
4、項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化模板的積累與應(yīng)用：項(xiàng)目實(shí)施完成后，可將實(shí)際實(shí)施的項(xiàng)目導(dǎo)入到組織經(jīng)驗(yàn)知識(shí)庫(kù)中進(jìn)行提煉、完善與改進(jìn)，從而形成新的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)模板。項(xiàng)目建立時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的類型和項(xiàng)目的重要級(jí)別所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)模版自動(dòng)初始化項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再利用。