· 過時(shí)或不準(zhǔn)確
· 過于冗長
· 未經(jīng)解釋的縮略語或?qū)Ｓ眯g(shù)語
· 查找信息困難
存在這些問題的主要原因是軟件文檔常常被退居次位。工程預(yù)算迫使我們優(yōu)先考慮開發(fā)過程中的主要活動(dòng)，也就是那些可以看得到利潤的地方。編寫文檔需要成本，因而它常常成為一項(xiàng)主觀上的活動(dòng)，而且通常被認(rèn)為沒有重要作用，應(yīng)該盡量避免。許多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為客戶不需要文檔，它只是用來裝點(diǎn)門面的。 軟件文檔質(zhì)量差的另外一個(gè)原因在于文檔撰寫者。許多應(yīng)用程序開發(fā)經(jīng)理認(rèn)為軟件文檔的編寫是軟件開發(fā)過程的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)組成部分，因此要求開發(fā)人員在編碼的過程中產(chǎn)出文檔。
盡管這種做法在理論上行得通，但它沒有考慮開發(fā)人員編寫文檔的能力。簡單來說，技術(shù)人員是用來開發(fā)軟件而不是編寫文檔的。為了解決這個(gè)問題，許多應(yīng)用程序開發(fā)經(jīng)理雇傭?qū)I(yè)技術(shù)文檔編寫者或業(yè)務(wù)分析師，以期改進(jìn)軟件文檔的質(zhì)量。但這又遇到了另一個(gè)難題：專業(yè)編寫者及業(yè)務(wù)分析師的技術(shù)水平有限。
解決這個(gè)問題要考慮需要編寫的文檔以及文檔的預(yù)期讀者。一般的規(guī)則是，寫文檔需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作，這樣就允許開發(fā)人員和文檔編寫者利用彼此的長處，取長補(bǔ)短。例如，如果預(yù)期讀者是系統(tǒng)設(shè)計(jì)師，開發(fā)人員需要提供技術(shù)細(xì)節(jié)，然后文檔編寫者按照正確語法組織和編輯內(nèi)容。不考慮預(yù)期讀者或?qū)ｉT編寫者，軟件文檔的質(zhì)量取決于其可用性，可從以下6個(gè)方面去評價(jià)其可用性：
· 應(yīng)用性：文檔是否提供相關(guān)信息？
· 及時(shí)性：信息是否及時(shí)？
· 準(zhǔn)確性：信息是否正確？
· 完整性：文檔是否足夠詳細(xì)而又不會(huì)太過拘泥細(xì)節(jié)？
· 可得性：文檔是否隨時(shí)可得？
· 可用性：你能否很快憑直覺就找到所需信息？
軟件文檔的最主要目標(biāo)是傳達(dá)一個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)要素和使用方法。第二個(gè)目標(biāo)是提供軟件開發(fā)過程中的需求，決策，行為，角色和責(zé)任的書面記錄。只有實(shí)現(xiàn)了這兩個(gè)目標(biāo)，軟件文檔才真正提供了有意義的信息。
針對被開除人員的應(yīng)急計(jì)劃
在職員離開企業(yè)時(shí)限制風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)是你的責(zé)任。在職員因不和睦而離職時(shí)這個(gè)責(zé)任就更加緊迫。找出和分析你的組織由于前任職員不滿而面臨的風(fēng)險(xiǎn)，是你的系統(tǒng)每天所面對的整體風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)延伸。不幸的是，對于很多組織來說，全面的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞分析通常會(huì)超出預(yù)算限制。然而，還是有一些常用的措施可以使用的。
首先要在全面地審計(jì)信息系統(tǒng)資產(chǎn)的基礎(chǔ)上確定風(fēng)險(xiǎn)暴露和漏洞。然后，基于信息系統(tǒng)安全性的三個(gè)主要組成部分來分析這些資產(chǎn)弱點(diǎn)。信息系統(tǒng)安全性的三個(gè)主要組成部分是：
· 機(jī)密性：保證組織的信息資產(chǎn)不會(huì)被不恰當(dāng)?shù)匦孤丁?/span>
· 完整性：保證信息系統(tǒng)資產(chǎn)的準(zhǔn)確性和可靠性。
· 可用性：保證信息系統(tǒng)資產(chǎn)以一種及時(shí)、可靠和可預(yù)測的方式可用。
接著，考慮每個(gè)部分在出現(xiàn)裂口的成本和影響，以確定你的風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級。在確定風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級時(shí)，請向你自己提出以下問題：
· 資產(chǎn)的價(jià)值是什么？
· 危及資產(chǎn)價(jià)值的安全有多復(fù)雜？
· 威脅發(fā)生的概率是多少？
· 如果資產(chǎn)被危及安全，其成本是多少？
· 恢復(fù)資產(chǎn)的難度有多大？
最后，采取以下步驟減輕這些風(fēng)險(xiǎn)。這些步驟涉及的范圍很廣，從鎖定應(yīng)用程序安全到刪除對系統(tǒng)資產(chǎn)的物理訪問都有。
保護(hù)組織不受被開除職員不適當(dāng)動(dòng)作的危害之關(guān)鍵是速度和準(zhǔn)備。人員位置通常不允許你有很多時(shí)間去準(zhǔn)備；因此，這就是你的計(jì)劃的用武之地。例如，你應(yīng)該在一個(gè)職員被開除的前幾個(gè)鐘頭內(nèi)采取以下動(dòng)作：
· 刪除對 IT 資產(chǎn)的物理訪問。
· 刪除網(wǎng)絡(luò)、Web 和應(yīng)用程序授權(quán)/身份驗(yàn)證。
· 隔離系統(tǒng)。（這可能包括刪除 VPN、調(diào)制解調(diào)器或其它接入。）
· 要求歸還所有公司資產(chǎn)。
· 與該職員的主管和同事進(jìn)行針對該職員的風(fēng)險(xiǎn)評估。
· 實(shí)現(xiàn)一個(gè)離職訪談，期間你還可以評估風(fēng)險(xiǎn)。
· 保證這個(gè)職員盡快地離開其工作崗位。
· 將一個(gè)責(zé)任資源分配給一直與這個(gè)職員一起工作的人。
· 審計(jì)該職員的工作站和工作區(qū)域以確定風(fēng)險(xiǎn)等級。
· 通知他的所有同事該職員已經(jīng)離職。
· 保持適當(dāng)警惕地完成一個(gè)保險(xiǎn)評估，以保證你的同事是安全的。
· 再次查看事件響應(yīng)計(jì)劃，并將它們都準(zhǔn)備就緒。
雖然很多步驟看上去可能很無情，但不適當(dāng)?shù)膭?dòng)作造成的影響也很無情。做好準(zhǔn)備就可以以不變應(yīng)萬變。