要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什么樣的信息，什么信息對于他們來說最有用。如果你在起草一份項目進展報告，那么一定要注明所有的必要信息，讓讀者了解項目的進展情況，包括已經取得的成績、事項、風險、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支持，那么要盡早同資源經理打招呼。并且要不斷的提醒他注意你的需求。
一般來說，如果你的所作所為曾經讓他人感到意外，這就是一個交流不善的標志。（唯一的例外是項目經理本身也感到了意外）項目經理同樣應該注意同小組成員之間的交流。如果你發(fā)現小組成員不清楚項目的工期，或是他們在做一些并不需要去做的工作，那么就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題了。
不要覺得交流是一種負擔，通過它可以使項目平穩(wěn)的進行——大家就會少一些失望，少一些不確定，也不會再感到意外。很多項目都存在著問題。交流不善是導致很多問題產生并且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以幫助解決很多問題。
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