在項(xiàng)目管理的流程中，每個(gè)階段都有自己的起止范圍，有本階段的輸入文件和本階段要產(chǎn)生的輸出文件。同時(shí)，每個(gè)階段都有本階段的控制關(guān)口，即本階段完成時(shí)將產(chǎn)生的重要文件也是進(jìn)入下一階段的重要輸入文件。每個(gè)階段完成時(shí)一定要通過本階段的控制關(guān)口，才能進(jìn)入下一階段的工作。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫?？傮w的原則是讓流程的所有者編寫。項(xiàng)目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項(xiàng)目組成員同時(shí)又是流程所有者。
一、編制相關(guān)制度文件
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫?？傮w的原則是讓流程的所有者編寫。項(xiàng)目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項(xiàng)目組成員同時(shí)又是流程所有者。因?yàn)榭紤]到新流程上線后可能還存在一些問題需要進(jìn)一步完善制度，所以此時(shí)制度文件無須發(fā)布。
? 培訓(xùn)宣貫
編制培訓(xùn)計(jì)劃并實(shí)施。讓操作者了解操作的變化固然重要，了解變化的原則更重要。只有他們了解為何做此轉(zhuǎn)變以及轉(zhuǎn)變的原則的時(shí)候，他們執(zhí)行才會(huì)真正到位。
? 培訓(xùn)教師
如果涉及到IT開發(fā)，一般會(huì)有兩個(gè)老師:業(yè)務(wù)方及IT開發(fā)方。
? 培訓(xùn)對(duì)象
一般我們強(qiáng)烈要求針對(duì)每一個(gè)崗位都做專門培訓(xùn)。這對(duì)于新流程的落地很重要。
? 培訓(xùn)時(shí)間
要充分考慮培訓(xùn)對(duì)象的工作安排。有些崗位可能上午比較繁忙，而有些崗位則下午比較繁忙。
? 培訓(xùn)教材
一般培訓(xùn)教材包括制度和操作手冊(cè)兩部分。不過，有些大型項(xiàng)目會(huì)專門設(shè)計(jì)PPT培訓(xùn)教程，有時(shí)候甚至針對(duì)不同崗位開發(fā)不同教程。
? 培訓(xùn)方式
最常見的集中培訓(xùn)方式：Email、電話會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。
針對(duì)優(yōu)化前后變化不大的崗位，或者說已經(jīng)由系統(tǒng)可以控制的崗位，可以考慮采取Email的方式。如果跨很多異地分公司的話，可以考慮采用電話會(huì)議的方式。如果項(xiàng)目重要度比較高、變化比較大，經(jīng)常會(huì)采用現(xiàn)場(chǎng)的方式。事實(shí)上，有很多項(xiàng)目會(huì)同時(shí)采取2種以上的培訓(xùn)方式。
? 培訓(xùn)批次
有時(shí)候可能采取所有崗位一起培訓(xùn)的方式，而有時(shí)候可能需要分不同的崗位單獨(dú)培訓(xùn)。
? 培訓(xùn)效果評(píng)估
培訓(xùn)的時(shí)候，學(xué)員經(jīng)常表示沒有問題。其實(shí)，往往使他們還沒想到問題，或者說想拖延到正式上線再考慮。所以，在培訓(xùn)的時(shí)候就需要驗(yàn)證學(xué)員對(duì)新流程的掌握情況。一般可以采取讓學(xué)員復(fù)述的方式驗(yàn)證。特別重要的優(yōu)化項(xiàng)目甚至?xí)钥季淼姆绞竭M(jìn)行。
二、新流程上線
一般新流程的上線，需要召開上線啟動(dòng)會(huì)，就上線的相關(guān)事宜進(jìn)行部署。比如：上線的時(shí)間、上線的范圍、上線的策略、風(fēng)險(xiǎn)控制等關(guān)鍵問題。
然后，項(xiàng)目組要給所有相關(guān)人員，包括管理則和實(shí)操著發(fā)出上線通知。因?yàn)楹芏嗳耸堑谝淮瘟私膺@個(gè)項(xiàng)目，所以上線通知一般應(yīng)該包括下面這些信息：
項(xiàng)目背景
? 流程重要的變更點(diǎn)：簡(jiǎn)略提煉一下重要優(yōu)化點(diǎn)。
? 涉及崗位職責(zé)或操作變更：根據(jù)崗位分別詳細(xì)列舉職責(zé)及操作變更點(diǎn)。
? 上線時(shí)間
? 上線范圍及策略：先試點(diǎn)還是直接全面鋪開，一般優(yōu)化比較大、覆蓋面比較廣、風(fēng)險(xiǎn)較大的項(xiàng)目都采取試點(diǎn)的方式，比如讓一個(gè)分公司先上。
? 附帶新流程文件及操作手冊(cè)
? 問題的接口人：分為業(yè)務(wù)接口人(又分不同崗位代表，一般是項(xiàng)目組成員)和系統(tǒng)接口人及異常情況處理接口人。
很多人都認(rèn)為，一旦新流程上線項(xiàng)目組的工作就結(jié)束啦。這絕對(duì)是一個(gè)非常大的錯(cuò)誤，雖然我們?cè)僭缫苍?jīng)犯同樣的錯(cuò)誤。之前無論是《流程優(yōu)化方案》或是《IT解決方