點(diǎn)則是「未來的知識(shí)」，所以知識(shí)庫管理必須與創(chuàng)造未來價(jià)值的活動(dòng)相合。雖然企業(yè)由于不同的理由(法律規(guī)定，作業(yè)效率等)必須把「文件」管理好，但是良好的文件管理并不能保證良好的知識(shí)庫管理，知識(shí)在建立「知識(shí)庫」的時(shí)候一定要先確定下述四個(gè)條件：
1.誰是知識(shí)庫的使用者?亦即未來的知識(shí)庫價(jià)值活動(dòng)為何?
2.「庫化知識(shí)」的形式與數(shù)量為何?適切性比完整性重要。
3.「庫化知識(shí)」的品質(zhì)與價(jià)值為何?評(píng)估的工作絕不能省。
4.有效的儲(chǔ)存與傳播媒介為何?要用什么樣的信息科技?
若欲將整個(gè)企業(yè)的外顯知識(shí)都整理進(jìn)知識(shí)庫中，將是龐雜無益的(也無必要的)重大工程。另外企圖「過分結(jié)構(gòu)化」某些知識(shí)也是徒勞無益的，因?yàn)橹R(shí)中所含有的重要內(nèi)隱知識(shí)本質(zhì)上是無法結(jié)構(gòu)化的，結(jié)構(gòu)性太強(qiáng)反而會(huì)扼殺知識(shí)的本質(zhì)，甚而引起對知識(shí)的誤解。
由于知識(shí)庫中的知識(shí)可以讓所有員工分享，因此是屬于組織的資產(chǎn)，不但可以創(chuàng)造股東價(jià)值的成長，而且「在員工下班之后，還能夠留在公司」，無怪乎許多公司把「建立知識(shí)庫」當(dāng)成知識(shí)管理的核心工作。
第三個(gè)重要觀念是恰當(dāng)?shù)臄?shù)字科技有助于知識(shí)庫的管理。雖然知識(shí)庫管理不一定非用到數(shù)字科技不可，但是由于網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)是聯(lián)結(jié)全世界知識(shí)寶庫的管道，可以克服知識(shí)受限于區(qū)域性以及分布失衡的缺點(diǎn)，信息所在位置對于搜尋效果也不再成為問題。特別是網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)中介人(internet broker)出現(xiàn)后，大幅提升了網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)成為知識(shí)工具的價(jià)值，許多公司開始利用網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)來建構(gòu)「企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)」(Intranet)，儲(chǔ)存有關(guān)產(chǎn)品、行銷、客戶、及經(jīng)營等相關(guān)知識(shí)。網(wǎng)絡(luò)超文書(hypertext)的架構(gòu)，讓使用者悠游于各知識(shí)庫之間，但是完善的知識(shí)庫管理系統(tǒng)除了網(wǎng)絡(luò)瀏覽器(browser)之外，還需要其它復(fù)雜的工具配合，才能有效掌握與傳播知識(shí)，像lotus Notes, Grape VINE等知識(shí)庫管理工具都能有效地協(xié)助組織做好知識(shí)庫管理。
二、市場化策略--知識(shí)地圖的建立
知識(shí)地圖，或稱知識(shí)分布圖(又稱作知識(shí)黃頁簿)是知識(shí)的庫存目錄。就好像城市地圖顯示的街名、圖書館、車站、飯店、學(xué)校、機(jī)構(gòu)等各項(xiàng)資源的地理位置，知識(shí)地圖所以尋找的人組織有那些知識(shí)項(xiàng)目及其分布地點(diǎn)位置，以便員工按圖索驥，找到他們需要的知識(shí)來源。知識(shí)地圖所顯示的知識(shí)來源，可能是部門名稱、小組名稱、專家名字、相關(guān)人名字、文件名稱、參考書目、事件代號(hào)、專利號(hào)碼、或知識(shí)庫索引等，但卻不包含知識(shí)的內(nèi)容本身，它是指南和向?qū)?，用以?jié)省員工追蹤知識(shí)來源的時(shí)間。有了良好的知識(shí)地圖，無論所需要的知識(shí)多么冷僻，只要有個(gè)開頭，就可以透過層層的推薦一路追蹤下去找到知識(shí)的源頭。這樣的雪球效應(yīng)，使員工在需要知識(shí)的時(shí)候，不會(huì)因?yàn)樘M(fèi)時(shí)間而將就于便利但不完善的知識(shí)。組織也可以利用知識(shí)地圖了解那些知識(shí)尚待補(bǔ)強(qiáng)或開發(fā)，那些知識(shí)應(yīng)當(dāng)擴(kuò)散及推廣等。
知識(shí)地圖所需要的信息有的已經(jīng)存在于組織中不同員工的腦袋里，但往往沒有文件的記錄，而且失之于片斷與不完整。組織可以用問卷的形式把員工已經(jīng)知道的索引搜集起來，重新整理。對于「以知識(shí)為網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)」的企業(yè)而言，建構(gòu)知識(shí)地圖之前尚須做好知識(shí)的分類與整理。因?yàn)橹R(shí)地圖和組織架構(gòu)圖(organizational_chart)不同。組織架構(gòu)圖以階級(jí)排列員工從屬及職位名稱，但并不能顯示具備重要知識(shí)的基層員工位置所在，所以對找尋知識(shí)助益不大。要制作一份良好的知識(shí)地圖，必須完成以下五件工作：
1.將重要知識(shí)及技能的型態(tài)加以分類。
2.將各類知識(shí)及技能的程度加