溝通管理計(jì)劃的編制非一日之功，不能希望與畢其功于一役。項(xiàng)目隨著進(jìn)展干系人可能會(huì)有變化。比如項(xiàng)目前期，機(jī)場(chǎng)各使用單位，地服、安檢等，他們需要提出期望和需求，是重要的項(xiàng)目干系人。而項(xiàng)目后期，機(jī)場(chǎng)的信息中心需要對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，是重要的項(xiàng)目干系人，這就需要不斷更新項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，做好PDCA。
我利用項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，項(xiàng)目管理計(jì)劃等，結(jié)合項(xiàng)目干系人分析制定了項(xiàng)目溝通計(jì)劃。
二、做好項(xiàng)目干系人管理
項(xiàng)目干系人管理是指滿(mǎn)足項(xiàng)目干系人的需求并解決項(xiàng)目干系人間的問(wèn)題。由于航顯系統(tǒng)項(xiàng)目干系人眾多，各干系人出于自身利益的考慮，均會(huì)對(duì)項(xiàng)目施加壓力和影響，企圖使項(xiàng)目向自己有利的方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多矛盾和沖突。項(xiàng)目前期機(jī)場(chǎng)干系人對(duì)航顯系統(tǒng)三豎屏要的顯示內(nèi)容存在分歧。值機(jī)人員希望三聯(lián)屏強(qiáng)調(diào)值機(jī)信息，方便旅客辦理值機(jī)手續(xù);而安檢人員更關(guān)注于飛機(jī)的起飛時(shí)間，以提醒旅客及時(shí)通過(guò)安檢。邀請(qǐng)干系人進(jìn)行面對(duì)面的會(huì)議對(duì)于解決此類(lèi)沖突很有幫助。會(huì)議上我通過(guò)軟件模擬了各干系人的頁(yè)面顯示方案，通過(guò)不斷討論，使項(xiàng)目干系人對(duì)三聯(lián)屏的顯示內(nèi)容達(dá)成共識(shí)，解決了問(wèn)題。
項(xiàng)目變更是難免的，根據(jù)以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目越到后期，變更的成本和時(shí)間代價(jià)越大。航顯系統(tǒng)在研發(fā)后期，客戶(hù)方曾提出在OPS主機(jī)中加入離港航班聲控提醒功能，此功能需要額外采購(gòu)聲控設(shè)備，并修改大段代碼。我向本機(jī)場(chǎng)展示了其他機(jī)場(chǎng)由于變更造成了項(xiàng)目周期延誤的案例，以及項(xiàng)目范圍蔓延的危害，和機(jī)場(chǎng)協(xié)商將此功能作為系統(tǒng)上線(xiàn)后的二期研發(fā)變更，讓變更不會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的失控。航顯系統(tǒng)如期順利交付，兩周試運(yùn)行正常，在新候機(jī)樓投運(yùn)后全面推廣。至今，系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到客戶(hù)有關(guān)部門(mén)的一致好評(píng)。
項(xiàng)目的圓滿(mǎn)成功離不開(kāi)項(xiàng)目的溝通管理。加強(qiáng)全員溝通技巧的培訓(xùn)，特別是沖突處理方面的培訓(xùn);加強(qiáng)和客戶(hù)方溝通，確保和每個(gè)對(duì)接人對(duì)接獲得的情報(bào)都一致。在本項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中也遇到一些問(wèn)題，比如少數(shù)人員不重視沖突的處理;機(jī)場(chǎng)接人較多且有的對(duì)項(xiàng)目參與不足，溝通上存在一定障礙。因此，筆者從中得到的經(jīng)驗(yàn)便是細(xì)致的溝通管理是項(xiàng)目成功的重要保障，尤其是大型項(xiàng)目。
三、及時(shí)全面的信息分發(fā)
按照溝通計(jì)劃，我通過(guò)工作會(huì)議、郵件、電話(huà)等方式為項(xiàng)目干系人及時(shí)提供航顯系統(tǒng)的相關(guān)信息。對(duì)于內(nèi)部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，我利用公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)作為輔助溝通手段，每周也通過(guò)周例會(huì)的方式進(jìn)行溝通。向項(xiàng)目干系人進(jìn)行信息分發(fā)的時(shí)候，我充分注重溝通的技巧。和機(jī)場(chǎng)集成系統(tǒng)的對(duì)接，接口的調(diào)試，既是關(guān)鍵活動(dòng)又是項(xiàng)目的薄弱環(huán)節(jié)。此類(lèi)復(fù)雜重要的活動(dòng)，容易造成溝通困難，過(guò)多使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)等問(wèn)題，形成與部分項(xiàng)目干系人的溝通障礙。為此我和機(jī)場(chǎng)干系人分享了其他機(jī)場(chǎng)航顯系統(tǒng)的案例;同時(shí)讓機(jī)場(chǎng)干系人安排集成系統(tǒng)有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，以這些方式來(lái)掃除溝通的障礙。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，我深知“只報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)”對(duì)系統(tǒng)研發(fā)的危害極大。項(xiàng)目前期我根據(jù)進(jìn)度情況進(jìn)行趨勢(shì)分析時(shí)，意識(shí)到要按工期完成項(xiàng)目有可能人力不足，我向公司領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)場(chǎng)提交了系統(tǒng)各項(xiàng)參數(shù)，反映了這一情況，最后成功說(shuō)服公司增派了經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，保障項(xiàng)目繼續(xù)順利執(zhí)行。
四、制定項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告
制定績(jī)效報(bào)告主要是為了定時(shí)進(jìn)行工作的匯報(bào)。每周五我要求項(xiàng)目組成員通過(guò)公司OA提交本周工作匯報(bào)，內(nèi)容包括本周完成的工作和下周任務(wù)計(jì)劃。每個(gè)小組成員都要對(duì)自己的總結(jié)報(bào)告負(fù)責(zé)。這些信息都會(huì)匯總成每周《工作匯報(bào)》在OA上給予展示，并將電子版發(fā)給機(jī)場(chǎng)對(duì)接人查閱，聽(tīng)取其反饋意見(jiàn)。我結(jié)合《工作匯報(bào)》召開(kāi)評(píng)審會(huì)議，檢查進(jìn)展情況、用掙值管理EMV分析偏差并制定糾偏措施，以此制作項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告。通過(guò)績(jī)效報(bào)告，項(xiàng)目干系人可以獲得項(xiàng)目在特定時(shí)間的進(jìn)展、資源的使用情況等信息。
制定績(jī)效報(bào)告的時(shí)候，我還使用了微軟PROJECT 2010軟件。Project 2010為制定績(jī)效報(bào)告提供了很多模板。比如“總覽報(bào)表”為管理高層提供了他們希望看到的航顯系統(tǒng)每周概況信息。而“成本報(bào)表”提供了項(xiàng)目現(xiàn)金流等信息。我通過(guò)及時(shí)完成和提交績(jī)效報(bào)告，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目關(guān)系人隨時(shí)掌握項(xiàng)目情況，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。