理四個(gè)要素當(dāng)中(Q、C、T、S)范圍(S)的問(wèn)題。對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目范圍,一般在項(xiàng)目啟動(dòng)初期,項(xiàng)目實(shí)施雙方會(huì)就這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的研究和探討,并在項(xiàng)目目標(biāo)的指導(dǎo)下,雙方形成一致的項(xiàng)目范圍的定義,并作為書(shū)面報(bào)告記錄下來(lái),為日后的項(xiàng)目實(shí)施提供綱要性的指導(dǎo),也為項(xiàng)目成本的控制提供確定性的因素。
二、分析相關(guān)利益者利益關(guān)注點(diǎn),編制合理項(xiàng)目范圍計(jì)劃。
現(xiàn)代項(xiàng)目管理的核心目標(biāo)是讓項(xiàng)目的利益相關(guān)者滿(mǎn)意,為利益相關(guān)者創(chuàng)造價(jià)值。代建工程項(xiàng)目是為使用單位交付放心滿(mǎn)意“交鑰匙”工程?!肮び破涫拢叵壤淦鳌?。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍,沒(méi)有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。
1、首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作(項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過(guò)程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的,比如工程描述,首先要清楚最終各個(gè)的定義才能規(guī)劃要做的工作,項(xiàng)目章程(典型的例子是合同)也是非常主要的依據(jù),通常它對(duì)項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。 計(jì)劃工作是個(gè)漸進(jìn)過(guò)程,從工程項(xiàng)目的目標(biāo)設(shè)計(jì)和項(xiàng)目定義,到可行性論證,在項(xiàng)目批準(zhǔn)后,設(shè)計(jì)和計(jì)劃平行進(jìn)行,隨著情況的變化,階段性的計(jì)劃要編制,調(diào)整。
2、計(jì)劃的工作流程。計(jì)劃是項(xiàng)目管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng),必須建立合理的計(jì)劃工作程序,提出具體的規(guī)范化的計(jì)劃文件要求。
3、計(jì)劃中的協(xié)調(diào)。按照總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)和總體計(jì)劃,起草招標(biāo)文件、簽定合同,注意不同合同的協(xié)調(diào)和不同層次計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)。
4、計(jì)劃編制后的工作。報(bào)主管部門(mén)批準(zhǔn)后,要爭(zhēng)取各方面對(duì)計(jì)劃結(jié)果達(dá)成共識(shí),作為信息提供給相關(guān)利益者,爭(zhēng)取他們的支持,為計(jì)劃的實(shí)施創(chuàng)造有利條件,為以后階段范圍管理提供框架性指導(dǎo)。
三、及時(shí)范圍確認(rèn),進(jìn)行界面管理
1、范圍確認(rèn)是很重要的,很多人認(rèn)為這是一個(gè)走過(guò)場(chǎng)的形式,但實(shí)際上認(rèn)真執(zhí)行這部分的工作是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理最好的保護(hù),在這部分工作中項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)向主要項(xiàng)目干系人陳述整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)、需要的資源、完成的時(shí)間和項(xiàng)目的品質(zhì)這些事關(guān)項(xiàng)目成敗的內(nèi)容,并得到這些干系人的認(rèn)可,在清晰化這些問(wèn)題后,日后在執(zhí)行的過(guò)程中可以避免很多項(xiàng)目范圍不確定性造成的爭(zhēng)執(zhí)。代建單位通過(guò)合同的形式,或者再以談判、紀(jì)要、報(bào)告、洽商等形式約定彌補(bǔ)合同不足,分清各方責(zé)任,作好各方任務(wù)交接工作,避免扯皮、推委等不良現(xiàn)象發(fā)生。
2、一般來(lái)說(shuō),在啟動(dòng)項(xiàng)目初期,代建合同中就應(yīng)該提出一個(gè)比較穩(wěn)定的項(xiàng)目范圍,為項(xiàng)目的實(shí)施提供一個(gè)牢固的前提和框架,同時(shí)也是為后期的項(xiàng)目管理劃出一個(gè)明晰的“圈”,所有項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展,包括項(xiàng)目成本、質(zhì)量和時(shí)間的控制也應(yīng)該在此范圍內(nèi)進(jìn)行。但是,在實(shí)際的操作過(guò)程中,這個(gè)“圈”的邊界有可能會(huì)出現(xiàn)模糊、擴(kuò)大的現(xiàn)象,甚至這些擴(kuò)大和模糊的部分給項(xiàng)目帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
如果項(xiàng)目范圍即既定的的面積S不變,C、Q、T就可以在一個(gè)固定的S的邊界限制下給出一個(gè)約束的關(guān)系模型。但是,如果S的值并不是固定,就如上圖所示出現(xiàn)邊界模糊或者向外擴(kuò)展時(shí), C、Q、T就失去可依賴(lài)的邊界限制,其之間的約束關(guān)系就會(huì)變得復(fù)雜。因此,我們?cè)趯?duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行控制時(shí),一是要保證項(xiàng)目初期的S是準(zhǔn)確可靠的,盡量減少邊界的模糊性;二是要保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中S的穩(wěn)定,盡量避免擴(kuò)大化,或是說(shuō)讓擴(kuò)大化受到合理的控制。最佳時(shí)機(jī)就是在項(xiàng)目開(kāi)始之前(作為項(xiàng)目管理流程的一個(gè)組成部分)。但是,如