項(xiàng)目經(jīng)理特別是大型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理往往瑣事纏身，好象每件事情都很重要都需要處理，如何在“百事纏身”的環(huán)境下，管理和充分利用好自己的時(shí)間，是困擾項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)大問題。如果從時(shí)間管理方面來說，項(xiàng)目經(jīng)理既需要管理好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間，同時(shí)也需要管理好項(xiàng)目經(jīng)理自己的時(shí)間，兩方面缺一不可。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作比較單一，因此管理好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間相對來說比較容易，可以通過詳盡的WBS 分解、合理的項(xiàng)目計(jì)劃和及時(shí)的項(xiàng)目監(jiān)控來實(shí)現(xiàn)。本人總結(jié)了這些年從事項(xiàng)目管理的一些經(jīng)驗(yàn)，擬從以下五個(gè)方面試圖給出該問題的解決方案。
一、給自己規(guī)劃好工作
項(xiàng)目經(jīng)理比較擅長規(guī)劃項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作，但往往會(huì)忽視規(guī)劃自己的工作，這種做法是很危險(xiǎn)的；有的項(xiàng)目經(jīng)理甚至認(rèn)為自己的時(shí)間自己控制和把握就行了，根本就不需要規(guī)劃，這種觀點(diǎn)更是極其錯(cuò)誤的。
項(xiàng)目經(jīng)理自身的時(shí)間是相當(dāng)寶貴的，如果規(guī)劃和利用不好，則會(huì)給項(xiàng)目績效帶來很大的影響，有時(shí)甚至是“致命”的。項(xiàng)目經(jīng)理特別是大型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理每天都有項(xiàng)目會(huì)議、工作協(xié)調(diào)、思想交流等瑣事纏身，如果不善于規(guī)劃好自己的時(shí)間，則每天都會(huì)忙得不可開交，但各種各樣的事務(wù)仍然是“剪不斷，理還亂”。
作者認(rèn)為著名的帕累托作時(shí)間能產(chǎn)生明顯輕重之分的。作者經(jīng)過多年的項(xiàng)目實(shí)踐，認(rèn)為這樣一條處事規(guī)則比較有指導(dǎo)意義：“項(xiàng)目經(jīng)理有效利用時(shí)間并盡量使工作價(jià)值最大化的有效方法是：每天工作之前確定當(dāng)天最重要最緊急的六件事情，并按輕重緩急完成”。這里強(qiáng)調(diào)“六”件事的理由是：如果規(guī)劃的事情太少，則很難完成較重要的工作；如果規(guī)劃的事情太多，則工作很可能失去重點(diǎn)。
當(dāng)然，以上規(guī)則也不是“金科玉律”，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)實(shí)際情況規(guī)劃自己當(dāng)天所需要完成的事情（如五件事情或七件事情等），但一定要確?！霸撏瓿傻闹攸c(diǎn)工作一定完成了”，同時(shí)也要避免“撿了芝麻？G了西瓜”的現(xiàn)象出現(xiàn)。筆者曾做過一個(gè)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大部分優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，都有采用小卡片每天規(guī)劃自己重點(diǎn)工作的習(xí)慣。
二、集中精力辦“大”事
對于重要的工作，幾個(gè)小時(shí)全神貫注產(chǎn)生的效力，遠(yuǎn)大于每天為重要的工作留出“整塊”不受干擾的時(shí)間，這是德魯克對知識工作者時(shí)間管理的重要建議。作為項(xiàng)目經(jīng)理，千萬不要因?yàn)橐恍┈嵤露挂恍┲匾墓ぷ鞅谎诱`而一拖再拖。項(xiàng)目經(jīng)理要“懂得放棄”，下決定抽出時(shí)間，集中精力辦 “大”事。
筆者就曾在該問題上犯過錯(cuò)誤，以為每天做事情的一部分，不但可以充分利用好“零碎”的時(shí)間，而且結(jié)果也不會(huì)受到影響。事實(shí)證明恰恰其反，不但浪費(fèi)了自己大量的時(shí)間，而且最終的結(jié)果也不盡人意。
三、善于授權(quán)
有些項(xiàng)目經(jīng)理真可謂兢兢業(yè)業(yè)，什么事情一定要“親歷親為”才放心。實(shí)際上，這種做法是不可取的。項(xiàng)目經(jīng)理需要成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的榜樣和表率，但并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理就需要將“所有問題都自己扛”。
項(xiàng)目經(jīng)理切忌患得患失、事無巨細(xì)，如果這樣，則勢必輕重不分，其結(jié)果只能是“枉費(fèi)心機(jī)白費(fèi)力氣卻于事無益”。一個(gè)人的精力是有限的，項(xiàng)目經(jīng)理要善于授權(quán)，項(xiàng)目經(jīng)理完全可以把“六件”之外的事情委托給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的其他成員完成，這樣項(xiàng)目經(jīng)理才能集中精力處理好自己該處理的事情。
需要指出的是：項(xiàng)目經(jīng)理需要授權(quán)，但不要把只有項(xiàng)目經(jīng)理自己能做的事情也交給別人去做，項(xiàng)目經(jīng)理只能是將一些可以由別人替代完成的工作授權(quán)出去。項(xiàng)目經(jīng)理切忌將別人無法替代的工作也授權(quán)出去，這樣不會(huì)有好結(jié)果。
另外，項(xiàng)