洽
非正式溝通與正式溝通不同，因為它的溝通對象、時間及內(nèi)容等各方面，都是未經(jīng)過計劃和難以辨別的。由于非正式溝通一般是以口頭方式傳遞，不留證據(jù)、不負(fù)責(zé)任，許多不愿在正式溝通的體現(xiàn)的信息，因為正式場合自我保護(hù)意識的強(qiáng)烈，不利于信息的反饋，所以可以通過非正式溝通體現(xiàn)。在許多情況下，非正式溝通可以獲得接受者的重視。非正式溝通的優(yōu)點：溝通形式不拘，直接、快速、容易及時了解正式溝通中難以提供的內(nèi)幕。傳統(tǒng)的管理組織對非正式溝通采取的是消除或減少，但他們沒有正確對待非正式溝通產(chǎn)生的影響，非正式溝通存在是根深蒂固的，應(yīng)使其有效負(fù)起重要作用。非正式溝通也是人們的天生的需要，可以在朋友式的關(guān)系中交換消息，增進(jìn)相互的友誼，有利于彼此關(guān)系的融洽。使項目團(tuán)隊成員得到社會需求的滿足。
現(xiàn)代管理理論提出了一個新概念，成為“高度的非正式溝通”。它指的是利用各種場合，通過各種方式，排除各種干擾，來保持他們之間經(jīng)常不斷的信息交流，從而在一個團(tuán)體、一個企業(yè)中形成一個巨大的、不拘形式的、開放的信息溝通系統(tǒng)。實踐證明，高度的非正式溝通可以節(jié)省很多時間，避免正式場合的拘束感和謹(jǐn)慎感，使許多長年累月難以解決的問題在輕松的氣氛下得到解決，減少了團(tuán)體內(nèi)人際關(guān)系的摩擦。這也比較符合計算機(jī)系統(tǒng)集成這種朝陽企業(yè)的溝通方式。
采用對方能接受的溝通方式
人與人之間的溝通主要是通過語言進(jìn)行的，它包括了信息、情感、思想、態(tài)度、觀點的交流，其中心理因素有著重要意義。所以人與人之間的溝通，會產(chǎn)生特殊的溝通障礙。肢體語言包括：自然的微笑，不要交叉雙臂，手不要放在臉上，身體稍微前傾，常常看對方的眼睛，點頭。當(dāng)我們在和人談話的時候，即使我們還沒開口，我們內(nèi)心的感覺，就已經(jīng)透過肢體語言清清楚楚的表現(xiàn)出來了。聽話者如果態(tài)度封閉或冷淡，說話者很自然地就會在意自已的一舉一動，比較不愿意敞開心胸。從另一方面來說。如果聽話的人態(tài)度開放、很感興趣，那就表示他愿意接納對方，很想了解對方的想法，說話的人就會受到鼓舞。
溝通是一個過程，完整的溝通過程是：溝通主體，即信息的發(fā)出者。編碼，指溝通主體采取某種形式來傳遞信息的內(nèi)容。媒體，溝通渠道。溝通的客體，即信息的接受者。譯碼，指客體對接受到的信息所作出的解釋、理解。作出反應(yīng)，即體現(xiàn)出溝通的效果。反饋。
其中，編碼、譯碼、媒體是溝通取得成效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由此可見，編碼出錯即肢體語言或語言表達(dá)不當(dāng)，將直接影響正常的溝通過程。
不同的人在說同樣的事會有不同的方式，因為每個人有不同的溝通風(fēng)格（編碼不同），同一個人在不同場合也會有不同的方式（媒體不同），溝通時如果能傳遞一種合作和雙贏的態(tài)度，才能體現(xiàn)溝通的效果。
有一次，部門經(jīng)理A在會上，對部門經(jīng)理B說，“明天請安排兩個人支援我?！薄皩嵲跊]辦法，我自己也忙不過來，人員調(diào)不開，非常抱歉！”B部門經(jīng)理回答。A經(jīng)理很不高興，因為事先私底下協(xié)調(diào)過，B經(jīng)理也答應(yīng)了，為何忽然變掛了呢？問題出在哪呢？應(yīng)該就是編碼出問題了，如果A經(jīng)理在表達(dá)上稍微下點功夫直接說：“我知道你很忙，但是我實在需要你的支援，能不能會后再商量一下，好不好?！边@樣的溝通方式，又可以給B經(jīng)理面子，說明他們部門不是閑著的，又可以達(dá)到自己的目的，達(dá)到雙贏，才有成效。白金法則說：“別人希望你怎么對他，你就怎么對他。” [[3]托尼.亞歷山德拉 邁克爾.奧康納，《白金法則》，經(jīng)濟(jì)日報出版社，1998] 以一廂情愿德方式與客戶、合作伙伴和職員溝通顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)