爭議的5個(gè)項(xiàng)目款項(xiàng)(下稱結(jié)算函)。同日，承包人項(xiàng)目部致函發(fā)包人工程部要求盡快解決三期結(jié)算、四期房屋鑰匙交付等5個(gè)事項(xiàng)(下稱進(jìn)度函)。同日，發(fā)包人工程部回函稱：“原則同意你部按相關(guān)施工合同提出的五點(diǎn)要求”，同時(shí)也請做好三期結(jié)算、四期車庫配合驗(yàn)收、四期房屋鑰匙交付等相關(guān)工作。之后，因發(fā)包人一直未完成工程結(jié)算，承包人向法院提起訴訟。訴訟中，雙方就發(fā)包人回函同意的是承包人結(jié)算函還是進(jìn)度函發(fā)生了爭議。(選自《索倍網(wǎng)》判例5A0124)
【典型觀點(diǎn)】第一種意見認(rèn)為：發(fā)包人回函同意的是進(jìn)度函;第二種意見認(rèn)為：發(fā)包人回函同意的是結(jié)算函及進(jìn)度函。
【法律分析】我認(rèn)同第一種意見，理由是：首先，從回函主體來看，哪個(gè)部門收函，哪個(gè)部門回函。發(fā)給發(fā)包人的結(jié)算函，由發(fā)包人工程部回函，不符合常理;而發(fā)給發(fā)包人工程部的進(jìn)度函由發(fā)包人工程部回復(fù)合常理。其次，從函件內(nèi)容上來看，結(jié)算函的回復(fù)顯然不在發(fā)包人工程部的職責(zé)范圍之內(nèi);回函明確表示要求承包人盡快辦理工程交付等事宜，系針對進(jìn)度函提及的辦理工程交付等事宜的答復(fù)。最后，回函中沒有涉及工程結(jié)算中的問題，如果僅憑發(fā)包人工程部回函中同意承包人5點(diǎn)要求，就可以作為確認(rèn)雙方存在爭議的5項(xiàng)款項(xiàng)的意思表示，那么發(fā)包人之前特地另行出具工程結(jié)算書審核意見扣除款項(xiàng)就毫無意義了。判例中，上海一中院認(rèn)定發(fā)包人工程部回函針對的是進(jìn)度函，而不是結(jié)算函。
【索賠支招】其一，文件上應(yīng)有按類別按順序的編號，避免混淆;其二，文件標(biāo)題應(yīng)概括文件主要內(nèi)容，回復(fù)亦然，想混淆的除外;其三，文件內(nèi)容要重點(diǎn)突出、簡潔明了，比如停工索賠函，要說清楚停工期間、停工人數(shù)、機(jī)械臺(tái)班、模板腳手架等，至于依據(jù)及計(jì)算過程，可以作為附件，一旦工程師或甲方代表在其上簽“情況屬實(shí)”，即可據(jù)該內(nèi)容計(jì)算出停工損失。
拒收文件——發(fā)包人拒收文件怎么辦
【索賠困惑】施工過程中，在承包人提交或發(fā)送文件后，發(fā)包人為逃避責(zé)任，往往不簽收或者拒收，該如何應(yīng)對呢?如何證明曾發(fā)出過該文件，甚至根據(jù)合同要求或法律要求證明發(fā)包人收到了文件?
【索賠依據(jù)】《標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件(2007版)》通用條款第1.7條規(guī)定：“與合同有關(guān)的通知、批準(zhǔn)、證明、證書、指示、要求……等均應(yīng)采用書面形式……均應(yīng)在合同約定的期限內(nèi)送達(dá)指定地點(diǎn)和接收人，并辦理簽收手續(xù)”。如何理解，可看如下案件：
【典型判例】承包人申江四建與發(fā)包人三滬建設(shè)簽訂承包合同后進(jìn)場施工，后因發(fā)包人未按約支付工程款，致使工程停工。雙方達(dá)成的補(bǔ)充協(xié)議約定：除了已付款外，發(fā)包人還應(yīng)在7日內(nèi)支付800000元工程款。但發(fā)包人僅支付了130000元。兩年后，承包人向法院提起訴訟，請求判令發(fā)包人支付拖欠的工程款及利息。在這兩年內(nèi)，承包人曾兩次以掛號信方式發(fā)函通知發(fā)包人支付工程款，但這兩份信函均因發(fā)包人地址查無此人而被退回。但發(fā)包人認(rèn)為承包人訴訟請求已過訴訟時(shí)效。(選自《索倍網(wǎng)》判例5A0126)
【典型觀點(diǎn)】第一種意見認(rèn)為：承包人催款函沒有發(fā)包人簽收，已過訴訟時(shí)效。第二種意見認(rèn)為：承包人已發(fā)催款函，沒有過訴訟時(shí)效。
【法律分析】我認(rèn)同第二種意見，理由是：承包人向發(fā)包人追討工程款受法院保護(hù)的期限即訴訟時(shí)效為兩年，從約定應(yīng)支付的最后日期的次日算起。如果承包人曾追討過，則訴訟時(shí)效重新計(jì)算;如果承包人未在該訴訟時(shí)效內(nèi)追討工程款，人民法院不再保護(hù)。承包人發(fā)催款函即是向發(fā)包人追討，發(fā)包人是否實(shí)際收到該催款函不影響承包人追討事實(shí)的確立。判例中，上海一中院認(rèn)為雖然兩份掛號信由于發(fā)包人遷移新址不明而被退
回，但該行為已表明其在訴訟時(shí)效內(nèi)以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)主張了自己的權(quán)利，故判決駁回了發(fā)包人訴訟請求已過訴訟時(shí)效的主張。
【索賠支招】其一，掛號信寄送，要查詢并保留寄出憑證及對方簽收記錄，掛號信寄送費(fèi)用較低，但不能證明所寄文件;其二，賓館發(fā)傳真，要保留傳真報(bào)告、發(fā)票并請賓館蓋章;其三，EMS寄送，在快遞單上寫清楚郵寄的文件的名稱和份數(shù)，保留加蓋郵戳的快遞單，在EMS網(wǎng)站上打印郵件跟蹤查詢記錄，同時(shí)可以向郵局要快遞的簽收復(fù)印件并加蓋郵局證明章，重要文件通過該方式較好;其四，掛號信加公證，保留掛號信憑證和公證書。
總的來說，要遵守索賠時(shí)效和簽證時(shí)效，甚至利用索賠時(shí)效和簽證時(shí)效促成索賠，正確收發(fā)索賠文件、有效撰寫索賠文件就成了重要工作，而這些工作的關(guān)鍵都在細(xì)節(jié)里。承包人只有重視這些細(xì)節(jié)、扎實(shí)管理，才有可能打好索賠與反索賠的筆墨官司。