做了那么多個項(xiàng)目，我深深感到對項(xiàng)目的需求把握管理好了，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。對需求的管理大概有那么幾個活動，首先是需求獲取，這是一個確定和理解客戶的需要和期望的過程，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而定義、記錄、分析干系人的需求；其次，是要求獲得相關(guān)人員對需求的認(rèn)可和承諾；最后，即使是需求確定下來之后，也不可避免得會有變更，如何控制和管理變更，是保障項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)。
2010年，我擔(dān)任了公司一個重要項(xiàng)目，老撾TAIS系統(tǒng)的項(xiàng)目經(jīng)理，該項(xiàng)目是一個系統(tǒng)集成項(xiàng)目，在此之前，我并沒有做過類似項(xiàng)目，為謹(jǐn)慎起見，嚴(yán)格按照需求管理的規(guī)范執(zhí)行，收獲了很多經(jīng)驗(yàn)，也保證了項(xiàng)目的順利交付。
1、需求獲取
需求獲取分為兩個階段，需求調(diào)查、需求定義。需求調(diào)查和需求定義在邏輯上存在先后關(guān)系，但實(shí)際工作中二者通常是迭代進(jìn)行的。需求分析的工作則貫穿于“需求調(diào)查”和“需求定義”兩個階段。
需求調(diào)查的目的是通過各種途徑獲取用戶的需求信息（原始材料），產(chǎn)生《用戶需求說明書》。
需求分析的目的是對各種需求信息進(jìn)行分析，消除錯誤，刻畫細(xì)節(jié)等。需求定義的目的是根據(jù)需求調(diào)查和需求分析的結(jié)果，進(jìn)一步定義準(zhǔn)確無誤的產(chǎn)品需求，產(chǎn)生《產(chǎn)品需求規(guī)格說明書》。系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員將依據(jù)《產(chǎn)品需求規(guī)格說明書》開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作。
在進(jìn)行現(xiàn)場需求調(diào)查之前，我首先需要了解的是，這個項(xiàng)目是什么樣的項(xiàng)目，大概做什么事情？并仔細(xì)閱讀了售前階段產(chǎn)生的所有文檔資料，和售前階段參與人員交流溝通，進(jìn)一步了解項(xiàng)目是誰提出來的，目的是解決什么問題。不單單聽介紹，特別關(guān)注了與合同具有同等效力的那些文件，如技術(shù)協(xié)議，工作說明書（SOW）、實(shí)施方案等等。從而知道，該項(xiàng)目是一個老撾TAIS (THSCAN-ASYCUDA Integration Solution)項(xiàng)目是我司集裝箱/車輛檢查系統(tǒng)與海關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)整合解決方案的簡稱。
目前在老撾境內(nèi)，8個地點(diǎn)部署了6套車載式系統(tǒng)和2套組合式系統(tǒng)，老撾海關(guān)使用的海關(guān)自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)叫ASYCUDA，TAIS就是要實(shí)現(xiàn)NUCTECH掃描設(shè)備與海關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的高度集成和信息共享。了解都項(xiàng)目的業(yè)務(wù)領(lǐng)域之后，我又對客戶干系人進(jìn)行了分析，這樣，就能保證正式調(diào)研需求時，能夠選擇一些典型的客戶代表進(jìn)行需求調(diào)研。剛開始沒有經(jīng)驗(yàn)，參與人員太多，提供的信息過于零散，減慢了收集需求的進(jìn)度。后來我們制定了現(xiàn)場訪談計(jì)劃，一次討論不超過10人。效果就好多了。
通過和客戶的有效溝通，獲取了大量的信息。我發(fā)現(xiàn)，跟客戶交流時，提的問題最好是開放式的，比如 “是否確認(rèn)進(jìn)度檢查確認(rèn)方式”比“如何確認(rèn)進(jìn)度檢查確認(rèn)方式”可以獲得更多的信息?！绊?xiàng)目計(jì)劃編制完成后，是否征求下級部門意見，如果下級部門不接受上級部門分配的計(jì)劃，如何協(xié)調(diào)和處理？”這樣一個問題就可以了解客戶的計(jì)劃批準(zhǔn)和協(xié)商過程?，F(xiàn)場調(diào)研的工作很順利 ，共去了3次。除此之外，我們還參觀了用戶的工作流程，觀察用戶的操作。
初步的需求信息得到以后，要對需求進(jìn)行分析。需求分析有很多方法，“問答分析法”、“結(jié)構(gòu)化分析法”和“面向?qū)ο蠓治龇?/span>”，總之，是要對得到的信息進(jìn)行處理，提取這些信息間潛在的邏輯關(guān)系，分成不同的類別，這樣才能充分理解它們。
這就要求項(xiàng)目經(jīng)理不僅要盡可能記錄客戶信息，同時還要做一定的整理，否則，所有的討論只剩下一個模糊的印象，需求仍然是一件遙遠(yuǎn)