到Macro Management最基本的作法就是從全面預(yù)測(cè)項(xiàng)目結(jié)果，并且采取各種因應(yīng)作法。
要如何預(yù)測(cè)結(jié)果?今天工作延誤，明天也會(huì)延誤，后天也照樣會(huì)延誤，以后到底要如何補(bǔ)回來(lái)呢?傳統(tǒng)的項(xiàng)目經(jīng)理在現(xiàn)在這個(gè)時(shí)點(diǎn)是沒(méi)有概念的，結(jié)果是到項(xiàng)目要結(jié)束前才在趕工，到那時(shí)候才發(fā)現(xiàn)所要花的錢早就把利潤(rùn)吃光了。
比較好的作法是今天發(fā)生問(wèn)題了，找出原因，評(píng)估這個(gè)問(wèn)題如何解決。如果一定得增加時(shí)間及人力，那幺假設(shè)今天這個(gè)工作得延長(zhǎng)二周，照著時(shí)程表推下去，所有相關(guān)工作，包含對(duì)人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來(lái);再往下看，推到項(xiàng)目完成期限，是否會(huì)延誤(不是所有工作的延誤都對(duì)項(xiàng)目完成時(shí)間有影響的!);如果有影響，就要思考后續(xù)的工作要如何先期調(diào)整，以適度的調(diào)配資源。要做這些評(píng)估，較簡(jiǎn)單的方式，可能仍得借助項(xiàng)目管理軟件。目前項(xiàng)目管理軟件，不論是國(guó)內(nèi)或國(guó)外的，都能做到計(jì)劃功能，也能夠經(jīng)由計(jì)劃的調(diào)整，去分析對(duì)整體的影響。
項(xiàng)目經(jīng)理的工作其實(shí)是很復(fù)雜。對(duì)于一個(gè)不愿意看全局的項(xiàng)目經(jīng)理，這些步驟全部在不知不覺(jué)中被省去。但是對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，由一位沒(méi)有看家本領(lǐng)的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)執(zhí)行重要的項(xiàng)目，公司的時(shí)間、名譽(yù)、獲利及質(zhì)量保證，不僅僅是兒戲。
3.要想的周全
項(xiàng)目經(jīng)理有點(diǎn)像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù)，然后將道具準(zhǔn)備好，跟助手、燈光及舞臺(tái)配合，先仿真演練幾遍，指示每個(gè)人互動(dòng)方法，并且事先想到如果發(fā)生問(wèn)題時(shí)如何處置;確認(rèn)都沒(méi)有問(wèn)題后，開始表演;表演時(shí)要掌控會(huì)場(chǎng)氣氛，使整個(gè)場(chǎng)子有高潮迭起的感覺(jué);如果環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，要馬上能夠應(yīng)變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓;節(jié)目結(jié)束后，感謝每個(gè)人的合作，同時(shí)檢討整個(gè)表演的過(guò)程需要改進(jìn)的地方，如此一段表演才算正式收尾。
項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場(chǎng)，把這段表演完美無(wú)缺的呈現(xiàn)出來(lái)。不過(guò)太難了，執(zhí)行過(guò)的項(xiàng)目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計(jì)劃時(shí)間不夠，再來(lái)執(zhí)行時(shí)問(wèn)題重重，等到收尾時(shí)只能草草了事。
表演魔術(shù)可以事先演練，找出問(wèn)題先解決，執(zhí)行項(xiàng)目可沒(méi)辦法先來(lái)一遍。因此項(xiàng)目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥?lái)半年、一年或二年如何執(zhí)行及因應(yīng)先「演」過(guò)一遍，就對(duì)項(xiàng)目的成功有很大影響了。而這就靠項(xiàng)目經(jīng)理做「計(jì)劃」的功夫。做計(jì)劃其實(shí)是很煩人的事，相信每個(gè)人都有經(jīng)驗(yàn)。必須考量有多少時(shí)間、要怎幺做、有誰(shuí)可以做、技術(shù)上是否可以支持、關(guān)鍵技術(shù)是否可以掌握等，做到這個(gè)地步，恐怕早已是滿身大汗。
做個(gè)小練習(xí)：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產(chǎn)品以樹狀方式畫出來(lái)。然后在紙的中間，將如何做出這項(xiàng)產(chǎn)品的主要工作步驟(5-6個(gè)即可)，以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來(lái);需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。
上述步驟，就是整個(gè)計(jì)劃的基礎(chǔ)了。由上圖，可以發(fā)展出細(xì)部的工作步驟及時(shí)間、所需的人力資源及預(yù)算需求、采購(gòu)品項(xiàng)及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細(xì)節(jié)，限于篇幅，爾后再論。這樣還不夠的。再取一張白紙，將執(zhí)行這些工作步驟所可能產(chǎn)生的問(wèn)題列出來(lái)。這個(gè)是很關(guān)鍵的步驟，列的愈多，將來(lái)臨機(jī)處理的狀況愈少(試想如果項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中可能發(fā)生100個(gè)問(wèn)題，你能事先考量到99個(gè)，你只要去擔(dān)心那突然出現(xiàn)的1個(gè);但如果你只事先考量到1個(gè)，那結(jié)果可就不得了了)。這些問(wèn)題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時(shí)間。
二張紙，一個(gè)計(jì)劃的框架就成形了。這樣其實(shí)還不足以執(zhí)行項(xiàng)目，但是最起碼項(xiàng)目經(jīng)理先將整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程大概想了一遍(就有如魔術(shù)師先行彩排一樣)，同時(shí)也建立一個(gè)以后細(xì)部計(jì)劃的基礎(chǔ)。由以上的練習(xí)來(lái)看，做計(jì)劃并不難，重點(diǎn)在于去不去想，去不去做。