下幾個(gè)方面:
(1)自企業(yè)建立工作組
Project中項(xiàng)目資源可以任意創(chuàng)建,而使用Project Server時(shí),必須從管理員創(chuàng)建的企業(yè)資源庫中選擇人員組成工作組,僅工作組中的資源可用。使用方法為選擇工具—自企業(yè)建立工作組,從左邊的資源列表中選擇可用資源。
(2)認(rèn)識工時(shí)、工期、資源的關(guān)系
初用Project編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),經(jīng)常會(huì)很困惑,有時(shí)僅調(diào)整了工時(shí),卻發(fā)現(xiàn)工期被“意外”的更改了;有時(shí)只想更改工期,卻發(fā)現(xiàn)資源也隨之變化;究其原因,主要是project的自動(dòng)調(diào)整功能在起作用。任何時(shí)刻,project總是保持工時(shí)=工期×資源×8(設(shè)置的每日工時(shí))的固定關(guān)系。所以在調(diào)整工時(shí)后,工期或資源必有一項(xiàng)會(huì)隨之改變,具體哪項(xiàng)改變則根據(jù)該任務(wù)的類型來判斷。若設(shè)置為固定工期,則資源會(huì)隨工時(shí)的調(diào)整而調(diào)整,若設(shè)置為固定資源,則工期會(huì)隨工時(shí)的改變而改變。
(3)任意設(shè)定資源投入
認(rèn)識了工時(shí)、工期、資源的對應(yīng)關(guān)系后,就可輕松的編制日程計(jì)劃了,然而,仍然達(dá)不到隨心所欲的程度。例如某資源,本周空閑時(shí)間較少,每日僅能投入1小時(shí)去做某項(xiàng)工作,而下周較空閑,每日能夠投入5小時(shí);這種情況下,僅靠調(diào)整工時(shí)、工期、資源投入等均達(dá)不到理想的效果,不是工作安排不飽滿,便是被過渡分配。這種情況下,使用“任務(wù)分配狀況”視圖,可以任意調(diào)整每日的計(jì)劃工時(shí),而無需考慮工期和資源投入關(guān)系。
(4)調(diào)整過渡分配資源
在Project Server中,切換到“資源使用狀況”視圖,會(huì)顯示工作組資源在server中的所有工作分配信息;如果出現(xiàn)過度分配(如某日的分配工時(shí)累計(jì)超過8小時(shí)),則該資源名稱會(huì)以紅色顯示,以提醒項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整。只要具備相應(yīng)權(quán)限,項(xiàng)目經(jīng)理便可在該視圖中調(diào)整任意打開項(xiàng)目的日程,而無需逐個(gè)進(jìn)行調(diào)整,從而輕易的實(shí)現(xiàn)資源在項(xiàng)目群中的最合理分配。
3、項(xiàng)目進(jìn)度的總結(jié)分析
Project可以對項(xiàng)目的整體狀況(尤其是進(jìn)度和成本)進(jìn)行深層次的分析和度量,Project Server還提供了強(qiáng)大的項(xiàng)目組合分析管理功能。此處著重介紹一下進(jìn)度分析方法。
(1)創(chuàng)建比較基準(zhǔn)
最基本的進(jìn)度分析是分析項(xiàng)目的原計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度之間的差異。Project Server中,實(shí)際進(jìn)度通過工作組成員每天的匯報(bào)來進(jìn)行實(shí)時(shí)更新,計(jì)劃值通過創(chuàng)建比較基準(zhǔn)來設(shè)定。在project中完成項(xiàng)目計(jì)劃后,選擇工具———跟蹤———設(shè)定比較基準(zhǔn),即可將初始計(jì)劃完整的保存下來,用于之后的進(jìn)度分析。如果項(xiàng)目的周期較長,則在項(xiàng)目執(zhí)行過程中一般會(huì)經(jīng)過幾次計(jì)劃調(diào)整;project提供了多達(dá)11個(gè)比較基準(zhǔn),每次在計(jì)劃調(diào)整后可重新保存為一個(gè)新的計(jì)劃基準(zhǔn),而不需要將原計(jì)劃覆蓋。
(2)分析進(jìn)度情況
隨著項(xiàng)目的進(jìn)行,實(shí)際進(jìn)度會(huì)與計(jì)劃逐漸偏離,不定時(shí)的分析進(jìn)度情況并采取必要的糾正措施十分必要。在Project中打開項(xiàng)目文件,選擇試圖———跟蹤甘特圖,即呈現(xiàn)分析進(jìn)度的典型信息:左邊欄顯示具體的任務(wù)進(jìn)度信息,如任務(wù)名稱、開始時(shí)間差異、結(jié)束時(shí)間差異,通過視圖定制還可以顯示出工期差異、工時(shí)差異等;右邊甘特圖欄則通過直觀的圖形方式顯示當(dāng)前的進(jìn)度情況,每個(gè)任務(wù)均分為兩行,下面的灰色陰影行為比較基準(zhǔn)(即計(jì)劃值),上面的藍(lán)色陰影行為實(shí)際進(jìn)度,其中,關(guān)鍵任務(wù)會(huì)用紅色提示。
4、使用PWA匯報(bào)進(jìn)度及批準(zhǔn)更新
Project Web Access為Web門戶,允許用戶連接到Project Server中的項(xiàng)目和資源信息,具備除排定日程外