人，較大級別的長官。這些人比較忙，一般系統(tǒng)只有運(yùn)行不下去才會直接找資訊部主管反映問題，因此正好利用項目準(zhǔn)備期，和這些領(lǐng)導(dǎo)們進(jìn)行溝通，了解在日常工作中有哪些系統(tǒng)可改進(jìn)的地方，或是他們自己覺得可以簡化的操作。一來可以提高系統(tǒng)的使用度，另外可以加強(qiáng)系統(tǒng)的推廣度。
如果做得比較道位的，可以在項目前準(zhǔn)備一些針對此次項目開發(fā)的滿意度調(diào)查表，使得系統(tǒng)開發(fā)更有的放矢。或是也可以對一些第二層或第三層的部分經(jīng)常打電話來騷擾的人員特殊溝通，咨詢他們的意見。我個人認(rèn)為很多的反饋不好或是報怨，是因為溝通不好或是誤會所造成的。越是不好溝通越是要當(dāng)面多次溝通，才能把敵化友，納為已用。
我們識別了項目的干系人，明確了項目的目標(biāo)，知道了如何溝通，這些都是基本對外的，對內(nèi)我們要做的是整理項目所要做的主要內(nèi)容。我們做的項目都和流程有關(guān)，因此在項目開始前我會先將此次涉及的流程先用Visio的方式整理好，流程都是有一段適用期的，用戶只會管流程在當(dāng)時的時候可以用，決對不會管你現(xiàn)在系統(tǒng)上這樣的流程的合理性。所以作為一個項目經(jīng)理，不僅是要考慮項目的管理、技術(shù)上的可行性、系統(tǒng)的設(shè)計，更主要的是要考慮系統(tǒng)是要給用戶使用，在貼近用戶業(yè)務(wù)的情況下，盡量得使它不要產(chǎn)生冗余。
所以一位好的IT項目經(jīng)理是了解各部門大致業(yè)務(wù)，如申請單位的一般物料、資產(chǎn)類、工程類的處理、采購員詢報議核或是統(tǒng)購的工作方式，再者會計做帳生成會計憑證的方法，能評估流程的合理性。系統(tǒng)永遠(yuǎn)是為用戶服務(wù)的，用戶決對不希望來適應(yīng)系統(tǒng)。所以永遠(yuǎn)不要認(rèn)為以前就是這樣，現(xiàn)在依然這樣是正確的，永遠(yuǎn)要帶個疑問去分析現(xiàn)有的狀況。
有好的想法，可以先和組員或是關(guān)鍵用戶、流程所有者討論，得到認(rèn)可后一來可提升系統(tǒng)的運(yùn)行效率，二來也可增長自己的業(yè)務(wù)知識。永不滿足，海綿才能吸得更多。
當(dāng)然整理出來的條條框框只是為了梳理清現(xiàn)系統(tǒng)中可優(yōu)化補(bǔ)充的地方，可以這么說，沒有一套系統(tǒng)是單獨(dú)存在的，在現(xiàn)在這個社會中，都講究集成。因此在考慮自己系統(tǒng)的同時，別忘記把其它相關(guān)的外圍系統(tǒng)考慮進(jìn)去。在項目開始之前也必須考慮到他們的配合時間，盡早通知也可讓他們盡早安排，不至于項目結(jié)束后留下遺憾。
在外圍系統(tǒng)的整理中主要也分兩個層次，一是需要改進(jìn)的接口，為了提高系統(tǒng)效率，用戶一直希望及時，但有些大范圍的數(shù)據(jù)，做到數(shù)據(jù)及時在時間效率上是不合算的。一來影響了服務(wù)器的資源，二來不及時對業(yè)務(wù)營運(yùn)也不會造成影響。所以我會建議此類的接口，可采用服務(wù)器定時的方式處理，五分鐘至十五分鐘不等，數(shù)據(jù)量較大的，可按小時頻率處理，這樣即可達(dá)到原有的效果，又可以專用一臺服務(wù)器來處理這些定時代理，而不浪費(fèi)用戶的應(yīng)用資源。這只是一個方面，其它的改進(jìn)接口還包括一些單條處理改為批次處理的等等，這些需要列一個清單，在項目前需要提前準(zhǔn)備好，并提交告之相關(guān)所屬部門整理的大致情況。另一個層次是不需要改進(jìn)的接口，也需要整理。做一個項目其實(shí)就是為了讓文檔更全面，系統(tǒng)功能合理，提升系統(tǒng)性能，增加系統(tǒng)功能。
如果這個項目是升級案，那還有新舊系統(tǒng)差異表是必不可少的，而且需要準(zhǔn)備兩份。一份是對外的，作為用戶需要改進(jìn)的內(nèi)容。作為IT項目經(jīng)理，大多是技術(shù)出生，很容易寫一些開發(fā)方面的內(nèi)容，比如會出現(xiàn)一些增加一個字段，服務(wù)器之類的字眼，這些用戶是不會懂的，什么叫字段？什么叫服務(wù)器？對他們而言是能看到什么，能做什么。不能用語言表達(dá)，可以用圖片輔助。
比如說界面上有不同，先用文字概述一下，增加哪些功能，然后用個例子再往下貼圖，用新舊圖片對比來展示功能，一目了然，非常直觀。對內(nèi)的話就比較詳細(xì)些，也就是對應(yīng)的對外的詳細(xì)寫出要做到哪些，增加哪些字段，列出表格以便追查項目中的各階段是否這些要求已經(jīng)達(dá)到。
項目準(zhǔn)備階段既不是單純的需求調(diào)研，也不是單純的準(zhǔn)備一些項目啟動會的資料，還有一些很多深層次的工作需要輔助處理。當(dāng)然對于項目開發(fā)的成員如果技術(shù)、業(yè)務(wù)水平不達(dá)標(biāo)的話，在這項目準(zhǔn)備時期還需要不斷的用各種方式提高成員技能，以便項目正常運(yùn)作。一定要使大家，包括項目成員和用戶都在目標(biāo)統(tǒng)一的情況下，才能使項目有個好的開始。
不打無準(zhǔn)備之仗，個人認(rèn)為項目準(zhǔn)備階段是項目成功的第一步，如果這個階段處理得好，那后面做事溝通都會比較方便，而且還會有人大力支持，會省心不少。