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項(xiàng)目例會(huì)是項(xiàng)目正式溝通的最主要形式之一，是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目?jī)?nèi)部沖突、確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行的有效手段。通過(guò)舉行項(xiàng)目例會(huì)，項(xiàng)目經(jīng)理還可以與項(xiàng)目組成員、甚至組織內(nèi)部的發(fā)起人、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項(xiàng)目利害關(guān)系者進(jìn)行充分地、面對(duì)面地溝通，一方面可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、范圍的完成狀況，以及項(xiàng)目成員表現(xiàn)和項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中暴露的問題，另一方面也有助于項(xiàng)目經(jīng)理集思廣益，博采眾長(zhǎng)，充分聽取各方面意見，從而為提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
當(dāng)然，主動(dòng)溝通的方式還有很多，比如主動(dòng)檢查，要求項(xiàng)目成員主動(dòng)匯報(bào)等一些正式的溝通渠道，也可以使用吃飯、聊天、IM系統(tǒng)在線交流、其它聊天工具交流等一些非正式的溝通渠道。
當(dāng)然，這并不是說(shuō)，主動(dòng)溝通了，所有的溝通問題都能迎刃而解。溝通不在于形式，而在于它的實(shí)質(zhì)。某個(gè)公司的項(xiàng)目經(jīng)理李經(jīng)理，領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目人員始終在抱怨項(xiàng)目的工作氛圍不好。李經(jīng)理非常希望能夠通過(guò)自己的主動(dòng)溝通去努力改善這一狀況，因此制定了例會(huì)制度，要求項(xiàng)目組成員每周必須按時(shí)參加例會(huì)并發(fā)言，而且會(huì)前會(huì)后都會(huì)主動(dòng)找項(xiàng)目成員溝通。雖然這是一個(gè)很好的溝通會(huì)，但是由于李經(jīng)理對(duì)例會(huì)具體內(nèi)容及安排規(guī)定的不夠細(xì)致全面，導(dǎo)致推行沒多久后項(xiàng)目成員就開始抱怨例會(huì)效率低下，每人都要發(fā)言導(dǎo)致時(shí)間太長(zhǎng)，很多問題議而不決等等。而且由于在例會(huì)上有些項(xiàng)目成員意見相左，甚至開始相互爭(zhēng)吵、指責(zé)，影響到了人際關(guān)系的融洽。李經(jīng)理苦惱異常，不知道他的問題到底出在了什么地方。
李經(jīng)理能主動(dòng)溝通很不錯(cuò)，例會(huì)也取得了一些效果，但他的問題是出在對(duì)例會(huì)沒有很好的規(guī)劃及安排，目的不明確，成員參與例會(huì)的主動(dòng)性不夠。如果李經(jīng)理能從以下幾方向修正，相信他的溝通效率會(huì)提高很多：1、將一些日常信息發(fā)布、績(jī)效進(jìn)展報(bào)告納入日常工作，只有重大信息才在例會(huì)上通報(bào);2、例會(huì)以解決問題、制定和落實(shí)糾偏措施為核心，把問題和偏差分為三類，推動(dòng)糾偏和問題解決：上期以來(lái)的糾偏進(jìn)展和問題解決、當(dāng)期發(fā)生的問題和偏差、下期可能出現(xiàn)的問題和偏差。只有主動(dòng)地有效地解決問題和糾正偏差，項(xiàng)目溝通管理的效率才會(huì)得到提高，項(xiàng)目溝通就納入到良性循環(huán)的軌道中來(lái)。
03、換位思考
出于人的本能，人們考慮問題往往首先站在自己的角度，用自己的標(biāo)準(zhǔn)去衡量溝通各方，去衡量這個(gè)世界。這樣難免會(huì)使人考慮問題主觀片面，在溝通時(shí)各說(shuō)各的，溝而不通就不能叫做溝通。溝通要以解決問題或者推進(jìn)事物進(jìn)展為核心，而不是以表明立場(chǎng)的談判為核心。這就要求項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目進(jìn)展中要養(yǎng)成換位思考的好習(xí)慣，以換位思考為核心，在溝通中尋求解決辦法或者推動(dòng)進(jìn)展。換位思考，就是站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問題，設(shè)身處地為他人著想，以先理解他人進(jìn)而尋求他人理解的一種處理人際關(guān)系的思考方式。人與人之間要互相理解和信任，并且要學(xué)會(huì)換位思考，這是人與人之間交往的基礎(chǔ)。有了換位思考，溝通各方達(dá)成一致或者達(dá)成妥協(xié)，推動(dòng)溝通進(jìn)展才會(huì)變得更容易。
項(xiàng)目經(jīng)理身處項(xiàng)目的信息中心，每一天都要接收大量的信息，也要傳遞大量的信息，并且要處理項(xiàng)目中隨時(shí)發(fā)生的問題。如果在處理這些問題和傳遞信息的時(shí)候過(guò)于主觀，不能換位思考，就可能會(huì)犯主觀判斷上的錯(cuò)誤，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的互相猜忌，互不信任，結(jié)果就是整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通效率低下，各方面工作的開展都會(huì)受到很大影響。
陳經(jīng)理是一家公司的項(xiàng)目經(jīng)理，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通知他下周集團(tuán)公司的總裁會(huì)來(lái)檢查工作。陳經(jīng)理接到通知后有些焦慮，因?yàn)檫@是他升任項(xiàng)目經(jīng)理后，集