仔細(xì)思考。有的項目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，或信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行項目重要信息的存儲。有的項目則使用群件來維護(hù)項目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。
不管你用何種方式存儲項目數(shù)據(jù)，要保證所有項目成員能隨時獲得所需信息。將最新的項目文件存儲在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標(biāo)記，及時刪除過時信息。
十、決策
項目管理時時有決策，快速得當(dāng)?shù)臎Q策對于項目控制至關(guān)重要。即使項目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會更好。
項目工作中的決策絕非易事，項目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點讓決策更加困難。項目各方認(rèn)同的問題解決流程可以簡化決策的過程，照顧各方要求。盡早和你的項目組一起設(shè)立決策流程，或采用現(xiàn)有流程，或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷?。好的決策流程能為你的項目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟：清楚地陳述必須解決的問題。吸納所有需要參與決策或?qū)茉摏Q策影響的成員參與決策過程，這樣可以爭取團(tuán)隊支持。與項目組一道重審項目陳述，必要時進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認(rèn)識。
針對決策標(biāo)準(zhǔn)(如：成本、時間、有效性、完整性、可行性)，開展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。與項目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重(所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個百分點)。
設(shè)定決策的時限，規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時間。
理性對待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話，可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。開展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個項目組都能接受的想法。通過集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個考慮項進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。根據(jù)評估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)，將這些選項進(jìn)行排序?？紤]采用首位選項的結(jié)果。如果沒有異議，則結(jié)束討論并開始實施決策。將決策寫入文件，并與團(tuán)隊成員及項目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。