第一次管理項(xiàng)目的人會(huì)發(fā)現(xiàn)自己常常會(huì)犯錯(cuò)誤，這是很正常的現(xiàn)象，我們都會(huì)犯錯(cuò)誤，尤其是在新的工作崗位上的時(shí)候。你認(rèn)為每個(gè)公司都應(yīng)該有一個(gè)正式的指導(dǎo)方案來(lái)幫助項(xiàng)目經(jīng)理當(dāng)然是極好的，你也可以利用其他項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)來(lái)幫助到自己，但事實(shí)情況卻并非總是那么完美。如果一個(gè)新的項(xiàng)目經(jīng)理在剛接觸項(xiàng)目管理工作時(shí)，有人告訴他應(yīng)該知道的10個(gè)簡(jiǎn)單的事情，那么可以幫助他加快項(xiàng)目管理進(jìn)展，避免一些菜鳥級(jí)別的錯(cuò)誤，那么下面這些內(nèi)容你不應(yīng)當(dāng)錯(cuò)過(guò)。
1、管理范圍
項(xiàng)目的范圍通常在項(xiàng)目最開始的時(shí)候進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)然，如果你以為項(xiàng)目范圍是固定的，那你肯定沒(méi)有做過(guò)項(xiàng)目，一般情況下，一個(gè)項(xiàng)目至少要經(jīng)過(guò)三次以上的范圍變更，為了管理這項(xiàng)目范圍以及可能存在的變更，那么至少需要形成下面的這些文件：項(xiàng)目啟動(dòng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)記錄、問(wèn)題記錄、更改記錄、項(xiàng)目關(guān)閉文件。
當(dāng)然，除了上面這些文件之外，可能還會(huì)有很多其他的各種規(guī)范和流程性文件，但這些是最基礎(chǔ)以及不可或缺的。
所以，對(duì)于新項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，先弄清楚這些文件，并通過(guò)這些文件來(lái)管理好項(xiàng)目中的各種例外事項(xiàng)。
2、學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理術(shù)語(yǔ)
項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要和各式各樣的利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，這個(gè)時(shí)候，每個(gè)人都需要保持相同的統(tǒng)一口徑，那么首先就需要從一些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理術(shù)語(yǔ)開始。
項(xiàng)目管理中有很多術(shù)語(yǔ)，從基線到甘特圖，從WBS工作分解結(jié)構(gòu)到風(fēng)險(xiǎn)管理，通過(guò)掌握越來(lái)越多新的術(shù)語(yǔ)，可以讓自己逐步掌握項(xiàng)目管理的知識(shí)體系。
當(dāng)你對(duì)很多項(xiàng)目管理逐步熟悉的時(shí)候，你的同事，你的客戶也許不是那么熟悉或者不了解，那作為項(xiàng)目經(jīng)理的一部分工作是將項(xiàng)目和自己當(dāng)前正在做的工作翻譯成可以讓雙方都能夠理解的內(nèi)容，然后讓對(duì)方可以輕松地形成統(tǒng)一的語(yǔ)言模式，在項(xiàng)目的交付中可以更方便的進(jìn)行合作。
3、不斷回顧成功
一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束或者達(dá)到某一階段的里程碑目標(biāo)的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理不要只是關(guān)注項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題或總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，當(dāng)然這些是必須要進(jìn)行關(guān)注的。
通過(guò)這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)可以幫助人們知道在下一次要做哪些改進(jìn)，有些重大的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)可以形成單獨(dú)的案例或課程進(jìn)行學(xué)習(xí)推廣，這是一個(gè)很好的辦法。
但還有一個(gè)更好的方法來(lái)做到這一點(diǎn)，那就是不斷做成功的改進(jìn)，找出項(xiàng)目中成功的地方，可以通過(guò)討論如何持續(xù)地通過(guò)流程改進(jìn)來(lái)進(jìn)行改進(jìn)。
通過(guò)回顧成功來(lái)鼓舞所有團(tuán)隊(duì)成員的士氣，認(rèn)可每個(gè)人在項(xiàng)目中的付出和努力，這樣更加促進(jìn)讓每個(gè)人有動(dòng)力去進(jìn)行項(xiàng)目和流程的改善。
4、創(chuàng)建共同目標(biāo)
在項(xiàng)目中的每個(gè)人都知道他們?cè)谧鍪裁匆约盀槭裁催@樣做的時(shí)候，這個(gè)項(xiàng)目無(wú)疑是成功的。
實(shí)際上項(xiàng)目經(jīng)理的很大一部分工作就是要努力的讓每個(gè)人都能夠清楚的看到項(xiàng)目取得的每一次成功，以及最終形成一個(gè)什么樣的業(yè)務(wù)成果，讓每個(gè)人都知道當(dāng)前是在挑戰(zhàn)一個(gè)什么樣的目標(biāo)，當(dāng)前面臨著哪些困難等等。
最簡(jiǎn)單的方式是可以形成一個(gè)思維導(dǎo)圖，涵蓋了所有項(xiàng)目正在做以及為什么這樣做的業(yè)務(wù)原因和分析。
這樣在每次召開會(huì)議的時(shí)候，在會(huì)議一開始進(jìn)行展示，提醒每個(gè)人的共同目標(biāo)是什么，也可以將業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化成為一個(gè)個(gè)的案例或圖形，這樣可以更加直觀地讓人感受到這個(gè)項(xiàng)目的存在。
5、使用簡(jiǎn)短的任務(wù)
項(xiàng)目一旦變得復(fù)雜，項(xiàng)目經(jīng)理想要整理項(xiàng)目進(jìn)度是需要耗費(fèi)大量的無(wú)聊時(shí)間，有時(shí)候可能為了省事，就在計(jì)劃上使用大量的長(zhǎng)任務(wù)來(lái)跟蹤計(jì)劃，比如“測(cè)試”。