時間，既意味著機會，又意味著成本。進度的加快，很大程度上直接表現(xiàn)為生產(chǎn)力的提高。一個客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項目，提前一天投入使用，就意味著客戶能更便利地享受產(chǎn)品和服務(wù)，從而對我們產(chǎn)生比競爭對手更加良好的預(yù)期，帶來更多的利潤；一個建設(shè)項目，能提早一天投產(chǎn)，就意味著能提前一天支付貸款的利息，還意味著能提前一天收取利潤。因而，項目時間管理就成為項目管理所要追求的重要目標(biāo)之一。
一、用正確的需求調(diào)研方法有助于加快進度
不管哪類項目，在立項之初，都需要對項目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項目組一想到需求調(diào)研，就馬上想到與用戶訪談。并且項目一開始，就開始與用戶進行面對面的訪談。 但是訪談作為項目組采用的第一種方法并不好。
一般來講，項目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語，這一點在信息化項目中尤為普遍。這樣，在訪談的過程中，用戶講到的一些術(shù)語有可能被忽略，因為問得太多了，給用戶的感覺不好。但這些術(shù)語并沒有得到解決，怎么辦呢? 只好開始第二次調(diào)研，回過頭來問前面提到的術(shù)語。有的項目組這個過程可能會重復(fù)兩三遍。這時，用戶的信賴感會下降，用戶會認為這么簡單的問題還需要問幾次? 因為某些術(shù)語可能確實是用戶行業(yè)中的基本術(shù)語。這種情況下，差旅費、顧問費等調(diào)研成本不斷增加，項目的調(diào)研時間也相應(yīng)拉長，而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然，一上來就采取訪談用戶的辦法是不明智的。
正確的方法應(yīng)該是：
首先請用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書籍，開始文獻調(diào)研。在閱讀文獻的過程中，對方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語就能夠搞清楚，并且對用戶的業(yè)務(wù)流程有一個初步的認識;
其次，如果需要的話，請用戶帶領(lǐng)項目組參觀用戶現(xiàn)場的業(yè)務(wù)流程，從而對某些字面上不容易理解的術(shù)語和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立感性認識。
再次，在此基礎(chǔ)上，可以根據(jù)文獻調(diào)查和實地考察中發(fā)現(xiàn)的問題，有針對性地列出訪談大綱，與用戶進行訪談。這時訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會很高，用戶也會因為項目組提到的問題很專業(yè)很有針對性，從而產(chǎn)生較強的信賴感。
有的項目組訪談完后就認為得到了用戶的真實、完整的需求，就開始進行項目的設(shè)計了。事實上，有些項目比較敏感，由于訪談的結(jié)果是要紀錄的，用戶為了回避自己的“風(fēng)險”，會按照“官方”的口徑講話，這樣，需求就可能被扭曲，項目推進過程中的風(fēng)險也就種下了。正確的方法應(yīng)該是接著訪談繼續(xù)進行第四項，發(fā)放無記名需求調(diào)查表。由于是無記名的，一般都能收集到較真實的需求信息。
最后，由于訪談是單個進行或按部門進行的，每個具體的用戶或部門對于自己的業(yè)務(wù)非常清楚，而對于與其他崗位、其他部門的業(yè)務(wù)“接口”和聯(lián)系就不清楚。這時，一定要請用戶的高層業(yè)務(wù)主管作一個用戶企業(yè)的全面業(yè)務(wù)報告，這個報告應(yīng)該是總括性的，既能使項目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。
從上面的論述可知，正確的需求調(diào)研方法既可以了解到真實、完整的用戶需求信息，也可以確立客戶的信心，節(jié)約項目的成本，大大縮短項目的調(diào)研時間。這就是為什么有的項目組花三個月甚至半年也沒有將需求調(diào)研清楚，而掌握了正確的方法的項目組可能一個月就得到了高質(zhì)量的需求。調(diào)研時間縮短了，設(shè)計、實施的時間就比較富裕了。如果調(diào)研時間拉得很長，甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖再有威力，恐怕也縮短不了那么多的進度! 我們可以用數(shù)字來說明。假設(shè)一個項目總工期為12個月。如果我們需求調(diào)研就花了3個月，那實際上設(shè)計階段和實施階段只有9個月了。而如果我們只花1個月時間調(diào)研，那實