本人總結(jié)了這些年從事項目管理的一些經(jīng)驗，擬從以下五個方面試圖給出該問題的解決方案。
?。ㄒ唬┙o自己規(guī)劃好工作
項目經(jīng)理比較擅長規(guī)劃項目團隊成員的工作，但往往會忽視規(guī)劃自己的工作，這種做法是很危險的；有的項目經(jīng)理甚至認為自己的時間自己控制和把握就行了，根本就不需要規(guī)劃，這種觀點更是極其錯誤的。
項目經(jīng)理自身的時間是相當寶貴的，如果規(guī)劃和利用不好，則會給項目績效帶來很大的影響，有時甚至是“致命”的。項目經(jīng)理特別是大型項目的項目經(jīng)理每天都有項目會議、工作協(xié)調(diào)、思想交流等瑣事纏身，如果不善于規(guī)劃好自己的時間，則每天都會忙得不可開交，但各種各樣的事務仍然是“剪不斷，理還亂”。
作者認為著名的帕累托作時間能產(chǎn)生明顯輕重之分的。作者經(jīng)過多年的項目實踐，認為這樣一條處事規(guī)則比較有指導意義：“項目經(jīng)理有效利用時間并盡量使工作價值最大化的有效方法是：每天工作之前確定當天最重要最緊急的六件事情，并按輕重緩急完成”。這里強調(diào)“六”件事的理由是：如果規(guī)劃的事情太少，則很難完成較重要的工作；如果規(guī)劃的事情太多，則工作很可能失去重點。 轉(zhuǎn)貼于：中國項目管理資源網(wǎng)
當然，以上規(guī)則也不是“金科玉律”，項目經(jīng)理可以根據(jù)實際情況規(guī)劃自己當天所需要完成的事情（如五件事情或七件事情等），但一定要確?！霸撏瓿傻闹攸c工作一定完成了”，同時也要避免“撿了芝麻丟了西瓜”的現(xiàn)象出現(xiàn)。
筆者曾做過一個調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大部分優(yōu)秀的項目經(jīng)理，都有采用小卡片每天規(guī)劃自己重點工作的習慣。
（二）懂得放棄
“沒有用不完的時間，只有做不完的事”。
我身邊有一些項目經(jīng)理，他們認為只有將所有的事情做完做好才能放心，實際情況往往是事情做不完，有時甚至是一些最重要的事情都沒有做完，結(jié)果延誤了項目的工作，給項目帶來了較大的影響。
項目經(jīng)理一定要學會具有敏銳的事物分析能力。項目經(jīng)理要能明確地判斷出什么事情是重要的，什么事情是不重要的；什么事情是值得花時間做的，什么事情是不值得花時間做的。從前面談到的“至可以大膽地放棄一部分。如果我們真正能把影響項目績效的最重要的“六”件事情（即大約總事情的根據(jù)輕重緩急做一部分，沒時間就可以干脆放棄。
項目經(jīng)理學會懂得放棄，是一項難能可貴的本領。我們一定不要將大部分精力花在對項目影響很小甚至幾乎沒有影響的事情上，這樣不但會因為為瑣事“疲于奔命”而“荒于要務”，而且會因為“無的放矢”而最終“勞而無功”。
（三）善于授權(quán)
有些項目經(jīng)理真可謂兢兢業(yè)業(yè)，什么事情一定要“親歷親為”才放心。實際上，這種做法是不可取的。
項目經(jīng)理需要成為項目團隊成員的榜樣和表率，但并不意味著項目經(jīng)理就需要將“所有問題都自己扛”。
項目經(jīng)理切忌患得患失、事無巨細，如果這樣，則勢必輕重不分，其結(jié)果只能是“枉費心機白費力氣卻于事無益”。一個人的精力是有限的，項目經(jīng)理要善于授權(quán)，項目經(jīng)理完全可以把“六件”之外的事情委托給項目團隊的其他成員完成，這樣項目經(jīng)理才能集中精力處理好
自己該處理的事情。
需要指出的是：項目經(jīng)理需要授權(quán)，但不要把只有項目經(jīng)理自己能做的事情也交給別人去做，項目經(jīng)理只能是將一些可以由別人替代完成的工作授權(quán)出去。項目經(jīng)理切忌將別人無法替代的工作也授權(quán)出去，這樣不會有好結(jié)果。
另外，項目經(jīng)理還需要注意，授權(quán)不等于授責，項目經(jīng)理不要錯誤的以為工作授權(quán)出去了就可以萬事大吉，項目經(jīng)理需要及時跟進被授權(quán)的工作，如果真出了問題，項目經(jīng)理需要主動承擔責任。
（四）集中精力辦“大”事
對于重要的工作，幾個小時全神貫注產(chǎn)生的效力，遠大于每天為重