員會(huì)意識(shí)到為項(xiàng)目工作的結(jié)果正在使他們獲得職業(yè)上的發(fā)展。
隨著所有項(xiàng)目任務(wù)的完成,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)入解散階段(又叫消亡階段) ,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員面臨著重新的分配。
在上述五個(gè)階段中,解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成,對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來講,一定要清楚,真正作工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而,項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合的階段耗時(shí)盡量短,這樣,對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目總進(jìn)度已經(jīng)確定的項(xiàng)目,團(tuán)隊(duì)組建和磨合階段耗時(shí)越短,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)就更加從容。為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短,項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說明項(xiàng)目目標(biāo),并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景以及成功所產(chǎn)生的益處,公布有關(guān)項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項(xiàng)目經(jīng)理要公開討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因、他們的互補(bǔ)能力和專門知識(shí),以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧?。這樣,公開的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)———信息激勵(lì),團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成。
為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短,在這個(gè)階段,項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來,同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問題。這樣,主動(dòng)的參與對(duì)成員來講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)———參與激勵(lì),團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作,團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。
我們可以舉一個(gè)例子來說明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們團(tuán)隊(duì)組建就花了3 個(gè)月,再磨合1 個(gè)月。那實(shí)際上正規(guī)階段和表現(xiàn)階段只有不到8 個(gè)月了。而如果我們團(tuán)隊(duì)組建只花了0. 5 個(gè)月,再磨合0. 5 個(gè)月。那正規(guī)階段和表現(xiàn)階段就延長至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出3 個(gè)月的有效時(shí)間,那真是太難了。
眾所周知,2008 年7 、8 月間將在北京舉辦第29 屆夏季奧運(yùn)會(huì),我們中國是2001 年7 月13 日申奧成功的。根據(jù)國際奧委會(huì)規(guī)定,所有奧運(yùn)會(huì)比賽場館都必須進(jìn)行一年的單項(xiàng)比賽。那就是說,2007 年7 月前所有場館、設(shè)施必須竣工。而場館中的信息系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)一般都有半年的試運(yùn)行期,顯然,奧運(yùn)會(huì)場館建設(shè)這個(gè)大項(xiàng)目( program:項(xiàng)目群,由一系列項(xiàng)目———project 組成) 的建設(shè)起止時(shí)間是2001 年7 月～2006 年12 月,共五年半的總工期。因此,作為陳述北京2008 年奧運(yùn)會(huì)競賽總體構(gòu)想的北京奧申委體育主任樓大鵬,表示北京將在200
6 年底完成體育場館建設(shè)。然而,第二十九屆奧委會(huì)組委會(huì)是什么時(shí)間組建的? 是2001 年12 月13 日組委會(huì)主席、北京市市長劉淇在成立儀式上表示,北京奧運(yùn)會(huì)組委會(huì)是組織、管理、實(shí)施第二十九屆奧運(yùn)會(huì)籌備工作的專門機(jī)構(gòu)。也就是說,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建時(shí)間花了半年時(shí)間。筆者寫作該文時(shí),已經(jīng)是2003 年年中了,不少場館還在招標(biāo)階段。實(shí)際建設(shè)時(shí)間還是比較緊張的。
如果每個(gè)人的工作風(fēng)格都不統(tǒng)一,需要在每個(gè)人工作完成后再來統(tǒng)一風(fēng)格,甚至推倒重來,那么既會(huì)大大延長項(xiàng)目的工期,又會(huì)增大項(xiàng)目開支。因此，除上述三大因素之外,影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素還有很多,比如項(xiàng)目成員個(gè)人時(shí)間管理的好壞,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作風(fēng)格是否統(tǒng)一等等。試想,如果項(xiàng)目成員連個(gè)人時(shí)間都管理不好,整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度還有保證嗎? 正確的做法是科學(xué)地管理個(gè)人時(shí)間、在項(xiàng)目之初就統(tǒng)一工作風(fēng)格或工作模板。