一、進度應與項目范圍、成本、質(zhì)量、采購協(xié)調(diào)
美國項目管理學會(pmi) 的最大貢獻就是將項目管理規(guī)范為九大知識體系:項目整體管理、項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理。其中,項目整體管理從本質(zhì)上講,就是從全局的觀點出發(fā),以項目全體利益最大化作為目標,以項目各專項管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一為主要內(nèi)容,所開展的綜合性管理過程。
我們開展項目管理就要有項目管理的觀念,就要有項目各要素、項目各專項管理進行綜合、協(xié)調(diào)和集成的觀念。
首先,項目范圍會影響項目進度。一般來講(指假設其他要素不變,下同) ,項目范圍越大,項目所要完成的任務越多,項目耗時越長;反過來,項目范圍越少,項目所要完成的任務越少,項目耗時越短。那么,如果我們項目進度很緊張,或者進度拖延非常嚴重,我們就可以考慮與客戶討論,是否能夠?qū)⒎秶M行收縮。如果客戶同意縮小范圍,那么進度就能得到有效的縮短。
同樣地,項目成本、質(zhì)量也都會影響進度。一般來講,追加成本,可以增加更多的資源,比如設備和人力,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。當然,進度與成本不是線性替代關系,成本增加的速度一般都比進度縮短的速度高。
最后,如果項目不能按進度完成,可以考慮有些原定項目組內(nèi)部自己完成任務是否可以外包出去,這就是項目采購管理與進度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。當然,采用分包,有時會增大項目的風險,特別是供應商未經(jīng)過認真評估時。
從上面的論述可以知道,縮小項目范圍、降低項目質(zhì)量、借用采購資源的分包,以及追加項目成本都可以有效地縮短項目的進度。對于進度是第一約束的項目,上述專項管理之間協(xié)調(diào)的觀念是非常重要的。顯然,在考慮進度縮減時,可以整體考慮上述各專項管理之間協(xié)調(diào),也即砍掉部分任務、降低部分任務的質(zhì)量、分包部分任務、追加部分任務的成本。當然,其中的“部分任務”是需要項目組認真分析的。
二、正確的需求調(diào)研方法有助于加快進度
不管哪類項目,在立項之初,都需要對項目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項目組一想到需求調(diào)研,就馬上想到與用戶訪談。并且項目一開始,就開始與用戶進行面對面的訪談。 但是訪談作為項目組采用的第一種方法并不好。
一般來講,項目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務術語,這一點在信息化項目中尤為普遍。這樣,在訪談的過程中,用戶講到的一些術語有可能被忽略,因為問得太
多了,給用戶的感覺不好。但這些術語并沒有得到解決,怎么辦呢? 只好開始第二次調(diào)研,回過頭來問前面提到的術語。有的項目組這個過程可能會重復兩三遍。這時,用戶的信賴感會下降,用戶會認為這么簡單的問題還需要問幾次? 因為某些術語可能確實是用戶行業(yè)中的基本術語。這種情況下,差旅費、顧問費等調(diào)研成本不斷增加,項目的調(diào)研時間也相應拉長,而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然,一上來就采取訪談用戶的辦法是不明智的。
正確的方法應該首先請用戶提供能反映用戶業(yè)務的相關資料和書籍,開始文獻調(diào)研。在閱讀文獻的過程中,對方的一些基本業(yè)務術語就能夠搞清楚,并且對用戶的業(yè)務流程有一個初步的認識;其次,如果需要的話,請用戶帶領項目組參觀用戶現(xiàn)場的業(yè)務流程,從而對某些字面上不容易理解的術語和業(yè)務環(huán)節(jié)建立感性認識；第三,在此基礎上,可以根據(jù)文獻調(diào)查和實地考察中發(fā)現(xiàn)的問題,有針對性地列出訪談大綱,與用戶進行訪談。這時訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會很高,用戶也會因為項目組提到的問題很專業(yè)很有針對性,從而產(chǎn)生較強的信賴感。