員對項目經(jīng)理、項目經(jīng)理對上級及相干人員的工作匯報方式、準(zhǔn)確時間和形式。比如，項目經(jīng)理的項目可以采取每周報告的原則，即每周五項目組成員提交周進(jìn)展報告，匯報一周的工作進(jìn)展?fàn)顩r及遇到的問題，每周一上午項目經(jīng)理與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通后完成項目周報，下午1：30召開項目組例會，會后由項目經(jīng)理向高層經(jīng)理提交項目周報，每一階段結(jié)束后提交階段報告。所有文檔均提交至VSS統(tǒng)一管理。遇緊急情況必須通過電話及時溝通;另外規(guī)定所有的Mail必須回復(fù)是否收到。
統(tǒng)一項目文件格式：使用統(tǒng)一的文件格式，是項目標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分，因而必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供相應(yīng)編寫指南。比如，一個項目處于CMM環(huán)境下，則可以全部采用SPEG(軟件工程過程小組)先前依據(jù)CMM規(guī)范剪裁修訂制定出的模板。
溝通計劃維護(hù)人：明確本計劃在發(fā)生變化時，由誰進(jìn)行修訂，并對相關(guān)人員發(fā)送。
制定好溝通計劃，重要的是如何按照其進(jìn)行各類信息的傳遞。
將項目管理的信息正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定困難的，項目溝通是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機(jī)制。例如：使用Mail進(jìn)行溝通，必須要求接收者簡單回復(fù)“已收到”以進(jìn)行回應(yīng)。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯誤理解了，產(chǎn)生了大量扯皮的問題。項目經(jīng)理在溝通管理中對較重要的通知、變更等信息要求通過Mail進(jìn)行二次表述。這種表述是在接收方確認(rèn)自己理解了的同時再去細(xì)化或轉(zhuǎn)敘，而不是復(fù)述。說得直白些，就是要求信息接收方說明具體明白了哪些，打算如何去做，并用Mail把相關(guān)的想法或欲采取的措施傳給發(fā)送者，讓發(fā)送者進(jìn)行確認(rèn)。
在項目中，項目干系人有不同的溝通需要。作為項目經(jīng)理，必須了解：溝通要符合接收者的利益。高層經(jīng)理主要關(guān)心的是進(jìn)度，想知道是否能按時交工;客戶主要關(guān)心的是成本和質(zhì)量，想知道是不是要增加投入，產(chǎn)品質(zhì)量能否達(dá)到要求。對于項目經(jīng)理來說，應(yīng)實時反饋有關(guān)項目延期、成本增加和出現(xiàn)質(zhì)量問題等方面的信息，并盡早溝通，說明原因，使高層經(jīng)理和客戶能及時理解，并調(diào)整相關(guān)計劃。
溝通管理的另一部分是實施情況報告，有三種形式：定期報告、階段審查和緊急報告。
定期報告：就是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在CMM環(huán)境下，主要涉及項目成員周進(jìn)展報告(WSR)和項目周報(WPR)。前者由項目組成員上報項目經(jīng)理;后者是對前者的總結(jié)，由項目經(jīng)理上報高層經(jīng)理;需寫明當(dāng)前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問題和下周計劃等。
階段評審：在項目進(jìn)行到重要的階段或里程碑階段，就要進(jìn)行階段評審。在CMM環(huán)境下，主要是項目階段報告(PPR)。階段評審的意義就在于評審當(dāng)前的項目情況，迫使人們對其工作負(fù)責(zé);還可以提前發(fā)現(xiàn)問題，將問題解決在初期階段。
緊急報告：在出現(xiàn)意外情況下，進(jìn)行緊急報告。
在CMM環(huán)境下，主要涉及問題狀態(tài)報告(PSR)和問題狀態(tài)日志(PSL)。需寫明當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、需如何解決(動用什么資源)、問題緊迫性(答復(fù)日期)等。 在CMM環(huán)境下質(zhì)量保證部門也將進(jìn)行質(zhì)量審計，按階段提交產(chǎn)品審計報告(PAR)和過程審計報告(PRR)。前者針對交付的產(chǎn)品，后者針對項目執(zhí)行的過程。
項目干系人接到實施情況報告后應(yīng)實時進(jìn)行反饋，明確報告已經(jīng)收到，并提出項目意見或建議。
管理首尾是溝通管理的最后一步，其核心目的是與各項目干系人溝通，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，將各類文件歸檔，從而實現(xiàn)對知識的積累。項目中的提交物是極好的資源，對未來的項目會有很大的幫助。良好的項目檔案能夠為以后的項目節(jié)省時間和金錢，為項目審計等提供有價值的信息。
有效的溝通管理會不斷地增加變革的動力，削弱阻力，是企業(yè)實施CMM過程改進(jìn)的動力源泉。經(jīng)過L先生的建議，在公司其他的項目中實施溝通管理，有效地提高了相關(guān)項目的開發(fā)效率，項目的凝聚力也得到了加強(qiáng)。最終公司如期通過了CMM認(rèn)證。通過在CMM環(huán)境下實施有效的溝通管理，L先生所負(fù)責(zé)的項目在中后期逐步趨于正軌，促進(jìn)了過程改進(jìn)的順利實施，按時按質(zhì)地完成了任務(wù)。