我們知道，項(xiàng)目經(jīng)理有75%到90%的時(shí)間用于溝通，可見(jiàn)溝通在項(xiàng)目管理中的重要性。面對(duì)各種性格特征和知識(shí)背景的客戶(hù)，如果做到與客戶(hù)的有效溝通，最終有利于項(xiàng)目?這恐怕是對(duì)大多數(shù)技術(shù)人員背景出身的項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。項(xiàng)目經(jīng)理的溝通包括項(xiàng)目組內(nèi)部的溝通和項(xiàng)目組外部的溝通;而項(xiàng)目組外部溝通中，與客戶(hù)的溝通尤為關(guān)鍵，因?yàn)樗诤艽蟪潭壬蠜Q定了項(xiàng)目的成敗。我們還知道，以下從作者的經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，總結(jié)性地談?wù)勁c客戶(hù)溝通的五宜和五忌，期望能為項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶(hù)的溝通過(guò)程中帶來(lái)幫助。
一、宜謙虛禮讓?zhuān)伞皳?jù)理力爭(zhēng)”
項(xiàng)目經(jīng)理一定要注意尊敬客戶(hù)。與客戶(hù)溝通時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要有良好的態(tài)度和謙虛的心態(tài)，溝通時(shí)語(yǔ)氣要禮貌柔和，讓客戶(hù)感覺(jué)到您不但是一位了不起的專(zhuān)家而且是一位修養(yǎng)高尚的人，這樣更容易贏得客戶(hù)的配合和理解。
當(dāng)然，忌“據(jù)理力爭(zhēng)”,并不是說(shuō)我們不需要向客戶(hù)表達(dá)我們的看法和觀點(diǎn)，只是需要我們注意表達(dá)的方式和方法。
總結(jié)之，項(xiàng)目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜謙虛禮讓?zhuān)伞皳?jù)理力爭(zhēng)”。
二、宜留有緩沖，忌當(dāng)場(chǎng)回絕
經(jīng)驗(yàn)欠佳的項(xiàng)目經(jīng)理，在與客戶(hù)溝通時(shí)，總會(huì)不自覺(jué)地當(dāng)場(chǎng)給客戶(hù)一個(gè)“是”或“否”的結(jié)論，其實(shí)這種做法是欠妥的，特別是當(dāng)場(chǎng)回絕客戶(hù)則更不可取。因?yàn)檫@樣做，一方面可能會(huì)出現(xiàn)回復(fù)給客戶(hù)的結(jié)論不當(dāng)，另一方面也會(huì)讓客戶(hù)感覺(jué)到您不是在用心對(duì)待他們的需求。
當(dāng)客戶(hù)提出需求變更特別是一些我們認(rèn)為比較棘手的需求變更時(shí)，我們定不可當(dāng)場(chǎng)回絕客戶(hù)，正確的做法應(yīng)該是先把問(wèn)題記錄下來(lái)，等進(jìn)行變更評(píng)估或報(bào)告上級(jí)批準(zhǔn)后再答復(fù)客戶(hù)，甚至可以請(qǐng)自己的上司與客戶(hù)溝通。這樣做既會(huì)讓這件事情得到一個(gè)比較妥善的解決，同時(shí)也會(huì)讓客戶(hù)感覺(jué)到您是一個(gè)做事穩(wěn)健的人、一個(gè)思維嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜?、一個(gè)對(duì)事負(fù)責(zé)的人，從而為以后的合作打好基礎(chǔ)。
總結(jié)之，項(xiàng)目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜留有緩沖，忌當(dāng)場(chǎng)回絕。
三、宜換位思考，忌刻意說(shuō)服
在項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，我們經(jīng)常會(huì)遇到客戶(hù)提出新的需求，為了盡量避免項(xiàng)目需求的變更，有些項(xiàng)目經(jīng)理往往急于從“自身”的利益出發(fā)，想方設(shè)法去說(shuō)服客戶(hù)，這種做法實(shí)不可取。
對(duì)客戶(hù)提出的需求，當(dāng)我們難以理解或接受時(shí)，不妨先換位思考，從客戶(hù)的角度去體會(huì)和分析客戶(hù)如此期望的理由，這樣更容易理解客戶(hù)提出的需求是否合理。如果分析的結(jié)果標(biāo)明客戶(hù)提出的需求是項(xiàng)目所不需要的，我們大可以從項(xiàng)目對(duì)客戶(hù)的價(jià)值的角度去引導(dǎo)客戶(hù)并最終讓客戶(hù)放棄;如果客戶(hù)提出的需求確實(shí)是項(xiàng)目所需要的，則我們可以通過(guò)執(zhí)行需求變更流程的方式去影響這些變更(結(jié)果可能是終止變更、無(wú)償變更或有償變更)。
作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，真正站在客戶(hù)的角度去思考問(wèn)題，客戶(hù)是能感覺(jué)得出來(lái)的，并能最終贏得客戶(hù)的認(rèn)同。如果為了一己之私利總想試圖去說(shuō)服客戶(hù)，則必將被客戶(hù)所疏遠(yuǎn)，最終得不償失。
總結(jié)之，項(xiàng)目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜換位思考，忌刻意說(shuō)服。
四、宜主題明確，忌海闊天空
有些時(shí)候，我們可能需要和客戶(hù)溝通一些項(xiàng)目方面的問(wèn)題或向客戶(hù)介紹、匯報(bào)項(xiàng)目情況，這時(shí)我們只需要主題鮮明言簡(jiǎn)意賅地把主題講清楚就可以了，而不要去滔滔不絕談一些與主題無(wú)關(guān)的話(huà)題。因?yàn)檫@樣做一方面浪費(fèi)自己和客戶(hù)的時(shí)間，另一方面也可能導(dǎo)致該說(shuō)的事情沒(méi)有說(shuō)清楚。
記住，我們與客戶(hù)是溝通而不是演講，目的是為建設(shè)好項(xiàng)目服務(wù)，而不是去展示自己的“口才”有多棒、見(jiàn)識(shí)有多廣。
總結(jié)之，項(xiàng)目經(jīng)理在和客戶(hù)的溝通過(guò)程中，宜主題明確，忌海闊天空。