制定計劃的過程就是一個對項目逐漸了解掌握的過程，通過認(rèn)真地制定計劃，項目經(jīng)理可以知道哪些要素是明確的，哪些要素是要逐漸明確的，通過漸近明細(xì)不斷完善項目計劃。由于軟件開發(fā)的手工性、個體性特征，軟件開發(fā)項目計劃不可能是一個靜態(tài)的計劃，一次在項目啟動時，可以先制定一個顆粒度相對比較粗的項目計劃，先確定項目高層活動和預(yù)期里程碑。粗顆粒度的項目計劃需要不斷地更新迭代，根據(jù)項目的大小和性質(zhì)以及項目的進(jìn)展情況進(jìn)行迭代和調(diào)整。迭代和調(diào)整的周期也是根據(jù)項目的情況進(jìn)行制訂的，一般短到一周，長到2個月左右。經(jīng)過不斷的計劃制訂、調(diào)整、修訂等工作，項目計劃從最初的粗粒度，變得非常詳細(xì)。這樣的計劃將一直延續(xù)到項目結(jié)束，延續(xù)到項目的成果出現(xiàn)。
階段計劃中包含的工作匯報和下一階段工作安排是掌握項目進(jìn)度的依據(jù)，從階段計劃對照總體計劃，才能一目了然地看出工作的進(jìn)展情況。制定計劃的過程，也是在進(jìn)度、資源、范圍之間尋求一種平衡的過程。制定計劃的精髓不在于寫出一份好看的文檔，而在于運用您的智慧去應(yīng)對各種問題和面臨風(fēng)險并盡可能做出前瞻性的思考。一旦計劃被負(fù)責(zé)任地完成，他就可以給自己一個和管理層或客戶交流與協(xié)商的基礎(chǔ)，幫助你在項目過程中防范各種問題的出現(xiàn)，幫助你保證項目按時完成。
企業(yè)確定要開始某個項目時一般會下達(dá)一個立項的文件，暫且叫“項目立項文件”，主要內(nèi)容是遵照的合同或相關(guān)協(xié)議，項目的大致范圍、項目結(jié)束的截止時間和一些關(guān)鍵時間，指定項目經(jīng)理和部分項目成員等等。
接下來的項目計劃編寫一般要按照以下過程：
1、成立項目團(tuán)隊
相關(guān)部門收到經(jīng)過審批后的“項目立項文件”和相關(guān)資料，則正式在“項目立項文件”中指定的項目經(jīng)理組織項目團(tuán)隊，成員可以隨著項目的進(jìn)展可以在不同時間加入項目團(tuán)隊，也可以隨著分配的工作完成而退出項目團(tuán)隊。但最好都能在項目啟動時參加項目啟動會議，了解總體目標(biāo)、計劃，特別是自己的目標(biāo)職責(zé)，加入時間等等。
2、項目開發(fā)準(zhǔn)備
項目經(jīng)理組織前期加入的項目團(tuán)隊成員準(zhǔn)備項目工作所需要的規(guī)范、工具、環(huán)境。如開發(fā)工具、源代碼管理工具、配置環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境等。前期加入的項目團(tuán)隊成員主要由計劃經(jīng)理，系統(tǒng)分析員等組成，但快要制定好的項目計劃一定要盡可能經(jīng)過在所有項目團(tuán)隊成員和項目干系人中間的充分溝通。如果項目中存在一些關(guān)鍵的（指將影響項目成敗）技術(shù)風(fēng)險，則在這一階段項目經(jīng)理應(yīng)組織人員進(jìn)行預(yù)研。預(yù)研的結(jié)果應(yīng)留下下書面結(jié)論以備評審。
說明：項目計劃書必須在相應(yīng)階段對項目目標(biāo)、階段目標(biāo)和各項任務(wù)進(jìn)行精確的定義，就是要在相應(yīng)階段進(jìn)一步進(jìn)行項目目標(biāo)的細(xì)化工作；特別是在概要設(shè)計完成，詳細(xì)設(shè)計或編碼實現(xiàn)開始之前應(yīng)該對下一階段的目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化。應(yīng)當(dāng)充分調(diào)查并掌握影響項目計劃的一切內(nèi)部和外部影響因素；應(yīng)當(dāng)盡可能充分地分析項目工作分解結(jié)構(gòu)，通過分析項目工作分解結(jié)構(gòu)不僅獲得項目的靜態(tài)結(jié)構(gòu)，而且通過邏輯分析，獲得項目各工作任務(wù)之間動態(tài)的工作流程；應(yīng)當(dāng)將項目目標(biāo)、任務(wù)進(jìn)行分解，制定詳細(xì)的實施方案。
3、項目信息收集
項目經(jīng)理組織項目團(tuán)隊成員通過分析接收的項目相關(guān)文檔、進(jìn)一步與用戶溝通等途徑，在規(guī)定的時間內(nèi)盡可能全面收集項目信息。項目信息收集要講究充分的、有效率的溝通，并要達(dá)成共識。有些成員認(rèn)為，電子郵件發(fā)來的文檔（計劃、需求、周計劃等）是在溝通不夠充分的情況下完成的，成員看過后有不了解或與自己的能力或意愿不符的情況，但通過電子郵件等方式溝通的效率不高，這也許是個習(xí)慣的問題，也許和某個具體問題本身是否容易通過電子郵件溝通清楚有關(guān)。因此重要的內(nèi)容需要開會進(jìn)行