通常情況下，團隊成員之前就曾經(jīng)一起工作過。項目經(jīng)理要確認的就是以前的老問題已經(jīng)被解決了，現(xiàn)在大家都能把目標集中到團隊建設中來。人們常聽到的有關項目經(jīng)理的評論，就是他們?nèi)绾巫寛F隊成員感到不堪重負，這種現(xiàn)象其實是溝通失敗造成的。許多項目經(jīng)理不敢對項目截止日期說不，相反，他們選擇去犧牲自己的團隊。這樣做的結果就是團隊工作氣氛壓抑，團隊成員心懷不滿。一個項目最重要的部分往往是由團隊共同來完成，在這樣的氣氛下和這樣的心態(tài)下，他們怎么能完成好呢?
很多項目經(jīng)理在參加了正式的培訓或者研討會之后，都對團隊建設被提到這樣的高度感到驚訝。要在一個緊湊的時間框架內(nèi)交付出高質(zhì)量的產(chǎn)品，團隊建設必不可少。但是，糟糕的項目管理習慣以及培訓的缺乏又在另一方面阻礙著團隊建設的完成。這使得團隊中對管理者包括項目經(jīng)理的負面情緒暗暗滋生。
別忘了，項目經(jīng)理的職責是建立和保護團隊，并且確保團隊成員和顧客都有滿足感。團隊成員的忠誠度、滿意度以及完成工作的能力對于項目管理的最終成功至關重要。然而，很多項目經(jīng)理卻把團隊建設排在了后面。
“項目”往往意味著超長的工作時間和嚴峻的形勢。大多數(shù)項目團隊接手的是一大堆工作、一個時間表、一個嚴苛的預算以及要完成的任務清單。但是他們沒有機會弄明白影響項目的各種因素，并且沒有人問他們對于目前的工作計劃有什么意見。這可能導致團隊成員的工作熱情受到打擊，并且對項目成敗變得漠不關心。一個成功的項目經(jīng)理不僅能意識到團隊的價值，而且會和團隊成員就此進行溝通，讓他們明白組織認可他們的價值，并且尊重他們。
建立團隊關系的第一步，是立即去聽取團隊成員的意見。不管項目經(jīng)理一開始得到的是怎樣的信息，他的第一個行動應該是聽取團隊成員的反饋和建議，以確保項目計劃的可行性。計劃應該圍繞團隊成員的理解能力和完成工作的能力來制定。
得到了團隊的建議后，下一步就是持續(xù)鼓勵他們作出反饋。項目經(jīng)理百分之九十的工作職責與溝通有關，這意味著你要經(jīng)常檢查團隊的工作，知道他們進行到哪里了以及將要完成哪些工作，并且在他們有需要時提供幫助。經(jīng)常問團隊成員問題，并且從他們那尋求真實的答案非常關鍵。問工作進度問題能幫助你了解項目的最新進展，發(fā)現(xiàn)隱藏的問題，或者界定風險。一般是這樣問，“你已經(jīng)在這個任務上花了多少時間了?你還需要多少時間來把它完成?”
這些問題有助于項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)一些有價值的信息。借助其答案，項目經(jīng)理不僅能夠清楚工作進度，而且能夠確定項目成員對工作的投入達到了何種程度。我們先看一個反面的例子：如果項目經(jīng)理問團隊成員工作完成了多少，而得到的回答是“百分之五十”，那么他可能假定這是一個十小時的工作，而五個小時的活計已經(jīng)被完成了——這正是一種失敗的溝通。反之，如果換一種問法，問對方已經(jīng)投入了多少時間，還需要多少時間，那么，即使項目經(jīng)理得到的是同樣的信息，這些信息也比前一種問法所得到的要準確和可靠得多。
在任何時候，對方給出的答案都有可能有謊話的成分。然而在一個關于工作被完成了百分之多少的問題上撒謊容易，在一個關于自己對于工作有多么投入的問題上撒謊卻不那么簡單。問了第一個問題之后，根據(jù)對方的回答，項目經(jīng)理可以接著問下面幾個問題：
·我們有點落后了，有什么我可以幫你的?
·有哪些困難讓你完成不了工作嗎?
·在界定任務時，我們是否忘了什么?
根據(jù)回答，你可以進一步深挖下去，從團隊成員那里得到更多的關于他們遇到的問題和風險的信息。
類似的這些正面的行為不僅能加強團隊的工作效率，還能
使他們更加專注于自己的任務。這些問題使他們對于更新和改善項目計劃更有熱情。無一例外，能使團隊成員更多地投入到談話當中的問題就是有建設意義的問題。這樣的提問技巧有助于項目經(jīng)理建立一個相互合作且鼓勵提意見的環(huán)境。這也是很好的向團隊成員表達對其辛勤工作的感激之情的機會。這不僅使得團隊成員意識到自己是集體中的一員，并且有助于建立互信的關系。