驗(yàn)收會不僅對乙方，而且對甲方來說都非常重要，雙方都希望看到一個準(zhǔn)備充分，進(jìn)展順利的驗(yàn)收會。項(xiàng)目驗(yàn)收會在項(xiàng)目整個生命周期內(nèi)是一個非常重要的里程碑。一般來說，客戶同意召開驗(yàn)收會，就是對項(xiàng)目已基本認(rèn)可，需要召集項(xiàng)目相關(guān)各方及專家來達(dá)成共識。為了準(zhǔn)備好這個會議，項(xiàng)目組需要提前準(zhǔn)備很多工作，具體說來，主要包括以下幾個方面。
一.文檔準(zhǔn)備
驗(yàn)收之前，項(xiàng)目組要準(zhǔn)備好以下幾類文檔：
1.開發(fā)總結(jié)文檔2.需求文檔：包括需求規(guī)格說明書，需求變更文檔等3.設(shè)計文檔：包括概要設(shè)計，詳細(xì)設(shè)計，數(shù)據(jù)庫設(shè)計等4.測試文檔：包括測試方案，內(nèi)部測試報告，第三方測試報告等5.實(shí)施文檔：包括實(shí)施，部署方案，用戶手冊，維護(hù)手冊等6.過程文檔：包括項(xiàng)目周報，會議紀(jì)要等。
以上文檔可以參考國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)備，需要說明的是，1-5項(xiàng)可以在后期補(bǔ)，第6項(xiàng)在后期補(bǔ)就比較麻煩，因此在項(xiàng)目開發(fā)過程中要注意整理這類文檔。另外，還要仔細(xì)閱讀合同及相關(guān)采購文件，看其中是否還提到需要其它文檔。
這些文檔可以裝訂在一起，為了給客戶及專家一個很好的印象，有以下幾個裝訂技巧：
1.如果文檔總頁數(shù)太少，就單面打印，反之可以雙面打印，總之要給人一種很厚，很充實(shí)的感覺。2.設(shè)計一個漂亮的，彩色封面，彩打出來。3.做一個總目錄，列明這份材料包括以上哪些部分。例如：第1/7部分項(xiàng)目開發(fā)報告第2/7部分項(xiàng)目需求規(guī)格說明書4.每個部分之間用硬皮紙或突出的標(biāo)簽分開，如果用突出標(biāo)簽，在標(biāo)簽上注明那部分的標(biāo)題5.最好在書脊上印上標(biāo)題6.開會前問客戶要裝訂多少份。
項(xiàng)目驗(yàn)收會前，還要提前發(fā)給客戶以下幾份材料：
1.我方參加驗(yàn)收會的名單，便于客戶宣讀2.驗(yàn)收意見3.會議議程項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
另外，在驗(yàn)收會上，還需要帶上項(xiàng)目過程中簽署的文檔備查，例如合同原件，蓋單的用戶需求規(guī)格說明書原件等等。
二.ppt準(zhǔn)備
驗(yàn)收時的ppt一般包括以下幾個部分：
1.項(xiàng)目背景和簡介2.合同執(zhí)行情況匯報3.開發(fā)過程：記錄項(xiàng)目開發(fā)過程中的一些重要事件4.系統(tǒng)功能5.建設(shè)或應(yīng)用成果6.系統(tǒng)演示(在ppt上列明要演示哪些內(nèi)容，然后一個一個對照演示)
在做系統(tǒng)演示時，注意要以業(yè)務(wù)流程為演示重點(diǎn)，用流程將功能點(diǎn)串起來。
三.系統(tǒng)準(zhǔn)備
開會時需要對系統(tǒng)進(jìn)行演示，因此開會前要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和速度。注意事項(xiàng)如下：
盡量安裝多一套系統(tǒng)在筆記本上，以防不測。
根據(jù)網(wǎng)絡(luò)情況看是否需要帶無線上網(wǎng)卡等設(shè)備。
3.設(shè)計好幾個演示流程，一般不可能演示系統(tǒng)的全部功能，因此通過這幾個典型流程可以全面反映系統(tǒng)的功能。準(zhǔn)備這幾個流程時要準(zhǔn)備好腳本和數(shù)據(jù)，務(wù)必保證演示過程中數(shù)據(jù)完整，出現(xiàn)的界面沒有硬傷，例如出錯，圖片丟失等等。
4.演示完這幾個流程后，再挑一些系統(tǒng)的亮點(diǎn)進(jìn)行演示。注意這個順序，不要一上來就演示基礎(chǔ)信息管理，客戶更關(guān)心的是這個系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)。
5.把這幾個流程和亮點(diǎn)寫在ppt上，讓大家可以看到你正在演示什么內(nèi)容。
四.演示前準(zhǔn)備
1.開會前一天把
ppt準(zhǔn)備好，自己試講至少兩遍，也可以邀請同事試聽并給意見。
2.把系統(tǒng)準(zhǔn)備好，重要功能復(fù)查幾次，確保不出錯
3.開會時提前一個小時到開會地點(diǎn)，布置會場及準(zhǔn)備演示環(huán)境。
4.看情況是否需要帶數(shù)碼相機(jī)，移動硬盤，交換機(jī)，網(wǎng)線等物品。
5.指定同事做會議記錄。
按以上要求準(zhǔn)備驗(yàn)收會議，驗(yàn)收成功就離你不遠(yuǎn)了。驗(yàn)收成功后，高興之余，不要忘了做以下幾件事：1.將打印版和電子版的驗(yàn)收文檔拿回公司歸檔2.帶回用戶驗(yàn)收意見3.寫會議紀(jì)要，把后續(xù)要繼續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)記錄好，如果有圖片，也一起發(fā)上吧。