項(xiàng)目溝通是確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的相關(guān)信息能及時(shí)、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲(chǔ)存和最終處理好項(xiàng)目信息所需的各個(gè)過程。PMBOK中也建議項(xiàng)目經(jīng)理要花75%以上時(shí)間在溝通上，可見溝通在項(xiàng)目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，就是善于表達(dá)，能說、會(huì)說，項(xiàng)目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多是對(duì)溝通的管理。為了更好地提升你的溝通能力，我們來學(xué)習(xí)一下高效項(xiàng)目溝通者常用的最佳方法。我們會(huì)了解綜合溝通管理、狀態(tài)報(bào)告、主持會(huì)議、人際關(guān)系技巧以及常見溝通媒介的最佳用途。
1、指定主力隊(duì)員
為了保證項(xiàng)目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定要指定具體的團(tuán)隊(duì)成員來負(fù)責(zé)正式的項(xiàng)目溝通。在大多數(shù)項(xiàng)目中，你(項(xiàng)目經(jīng)理)會(huì)扮演溝通的主要角色。不過，在大型項(xiàng)目中，你可能要將某些溝通事項(xiàng)或者與目標(biāo)項(xiàng)目干系人溝通的任務(wù)委派給其他人來做。這可能包括同公司的相關(guān)部門密切合作，比如人力資源部、市場部和/或公司通信部等。
2、利用強(qiáng)項(xiàng)
盡管你總是要用到很多種溝通方式和媒介，還是要利用好你具備的溝通強(qiáng)項(xiàng)，這些其他的方法只是用來支撐這些強(qiáng)項(xiàng)。
3、進(jìn)行項(xiàng)目干系人分析
溝通計(jì)劃中包含了項(xiàng)目干系人分析。這項(xiàng)分析應(yīng)弄清楚每個(gè)項(xiàng)目干系人的需求和動(dòng)機(jī)。此外，根據(jù)這些評(píng)估來確認(rèn)，要采用哪種類型的項(xiàng)目溝通才能恰當(dāng)?shù)刂С置總€(gè)項(xiàng)目干系人以及管理他們的期望。
4、使用推拉策略
高效的項(xiàng)目溝通者會(huì)使用推(傳送)和拉(提供)這兩種溝通方法。隨著中央項(xiàng)目儲(chǔ)存庫的出現(xiàn)，拉的方法越來越受歡迎。盡管這種方法在處理項(xiàng)目干系人隨時(shí)需要的信息時(shí)非常好使，但是重要的、緊急的項(xiàng)目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項(xiàng)目溝通時(shí)，一定要直接發(fā)送(推)給目標(biāo)項(xiàng)目干系人。此外，如果你在使用團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)(比如Sharepoint)，就可以同時(shí)使用推和拉的方法。可以讓項(xiàng)目干系人訂閱相關(guān)提醒，以便在某項(xiàng)產(chǎn)品更新的時(shí)候自動(dòng)通知他們(推)。提醒的消息包含了一個(gè)鏈接，項(xiàng)目干系人可以通過鏈接來訪問目標(biāo)產(chǎn)品(拉)。
5、保持信息流通
許多高效的項(xiàng)目溝通者都推薦一種簡單卻有效的方法，就是一定要讓對(duì)的人獲得對(duì)的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個(gè)團(tuán)體之間的信息流通不是很好。高效的項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)找出信息流通不順暢的地方，扮演促進(jìn)信息流通的角色。
6、認(rèn)真對(duì)待溝通決策
在做溝通決策時(shí)，要考慮各方關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介?？偟膩碚f，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會(huì)做出明智的選擇。
7、讓事情簡單一些
要想在項(xiàng)目干系人那里拿高分，就要讓他們很容易就理解你發(fā)給他們的東西(提供概要)或者讓他們做的事情(提供背景和目標(biāo))。不要讓他們?nèi)フ胰魏螙|西(包括溝通的參考事項(xiàng))。你的項(xiàng)目干系人整天為很多任務(wù)和重要事項(xiàng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，困惑和不確定會(huì)令他們不痛快。如果你能努力去讓他們迅速理解你發(fā)過去的東西或者你讓他們?nèi)プ龅氖虑?，他們一定?huì)心存感激，這樣也會(huì)提升你在整個(gè)項(xiàng)目中的價(jià)值。
8、確保技術(shù)可用、加強(qiáng)用戶培訓(xùn)
一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項(xiàng)目干系人知道如何正確使用這些技術(shù)。