在項目管理的流程中，每個階段都有自己的起止范圍，有本階段的輸入文件和本階段要產(chǎn)生的輸出文件。項目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫。總體的原則是讓流程的所有者編寫。項目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項目組成員同時又是流程所有者。同時，每個階段都有本階段的控制關(guān)口，即本階段完成時將產(chǎn)生的重要文件也是進入下一階段的重要輸入文件。每個階段完成時一定要通過本階段的控制關(guān)口，才能進入下一階段的工作。
一、編制相關(guān)制度文件
項目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫。總體的原則是讓流程的所有者編寫。項目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項目組成員同時又是流程所有者。因為考慮到新流程上線后可能還存在一些問題需要進一步完善制度，所以此時制度文件無須發(fā)布。
（1）培訓宣貫
編制培訓計劃并實施。讓操作者了解操作的變化固然重要，了解變化的原則更重要。只有他們了解為何做此轉(zhuǎn)變以及轉(zhuǎn)變的原則的時候，他們執(zhí)行才會真正到位。
（2）培訓教師
如果涉及到IT開發(fā)，一般會有兩個老師:業(yè)務(wù)方及IT開發(fā)方。
（3）培訓對象
一般我們強烈要求針對每一個崗位都做專門培訓。這對于新流程的落地很重要。
（4）培訓時間
要充分考慮培訓對象的工作安排。有些崗位可能上午比較繁忙，而有些崗位則下午比較繁忙。
（5）培訓教材
一般培訓教材包括制度和操作手冊兩部分。不過，有些大型項目會專門設(shè)計PPT培訓教程，有時候甚至針對不同崗位開發(fā)不同教程。
（6）培訓方式
最常見的集中培訓方式：Email、電話會議、現(xiàn)場培訓。
針對優(yōu)化前后變化不大的崗位，或者說已經(jīng)由系統(tǒng)可以控制的崗位，可以考慮采取Email的方式。如果跨很多異地分公司的話，可以考慮采用電話會議的方式。如果項目重要度比較高、變化比較大，經(jīng)常會采用現(xiàn)場的方式。事實上，有很多項目會同時采取2種以上的培訓方式。
（7）培訓批次
有時候可能采取所有崗位一起培訓的方式，而有時候可能需要分不同的崗位單獨培訓。
（8）培訓效果評估
培訓的時候，學員經(jīng)常表示沒有問題。其實，往往使他們還沒想到問題，或者說想拖延到正式上線再考慮。所以，在培訓的時候就需要驗證學員對新流程的掌握情況。一般可以采取讓學員復述的方式驗證。特別重要的優(yōu)化項目甚至會以考卷的方式進行。
二、新流程上線
一般新流程的上線，需要召開上線啟動會，就上線的相關(guān)事宜進行部署。比如：上線的時間、上線的范圍、上線的策略、風險控制等關(guān)鍵問題。
然后，項目組要給所有相關(guān)人員，包括管理則和實操著發(fā)出上線通知。因為很多人是第一次了解這個項目，所以上線通知一般應(yīng)該包括下面這些信息：
（1）項目背景
流程重要的變更點：簡略提煉一下重要優(yōu)化點。
涉及崗位職責或操作變更：根據(jù)崗位分別詳細列舉職責及操作變更點。
（2）上線時間
上線范圍及策略：先試點還是直接全面鋪開，一般優(yōu)化比較大、覆蓋面比較廣、風險較大的項目都采取試點的方式，比如讓一個分公司先上。
（3）附帶新流程文件及操作手冊
問題的接口人：分為業(yè)務(wù)接口人(又分不同崗位代表，一般是項目組成員)和系統(tǒng)接口人及異常情況處理接口人。
很多人都認為，一旦新流程上線項目組的工作就結(jié)