在項(xiàng)目規(guī)劃的過程中，人們往往會(huì)求助于WBS方法進(jìn)行項(xiàng)目工作內(nèi)容的分解。在此基礎(chǔ)之上再進(jìn)行資源的分配、進(jìn)度計(jì)劃并估計(jì)項(xiàng)目的成本。WBS隨著項(xiàng)目規(guī)模的差異所起的作用不盡相同。小的項(xiàng)目只需要很簡(jiǎn)單的WBS結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)的劃分基本上是一目了然的，得到的結(jié)果容易得到認(rèn)可。在項(xiàng)目管理過程中，項(xiàng)目規(guī)劃和控制是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，良好的項(xiàng)目規(guī)劃能同時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和投資起到很好的控制作用，失敗的項(xiàng)目規(guī)劃則有可能帶來混亂、失控甚至項(xiàng)目的最終失敗。
項(xiàng)目規(guī)模越大，WBS也越重要，從另外一個(gè)角度來講也越難做好。對(duì)大型項(xiàng)目而言，確定項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)往往不可一蹴而就，需要經(jīng)過多次反饋、修正，最后才能得到一個(gè)項(xiàng)目各方都能接受的WBS結(jié)構(gòu)。劃分項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)有許多方法，如按照專業(yè)劃分、按照子系統(tǒng)、子工程劃分、按照項(xiàng)目不同的階段劃分等，以上每一種方法度有其優(yōu)缺點(diǎn)。一般情況下，確定項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)需要組合以上幾種方法進(jìn)行，在WBS的不同層次使用不同的方法。
那么，確定項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)需要遵循何種方法和原則呢？
在回答這個(gè)問題之前，首先需要反問一下為什么需要WBS結(jié)構(gòu)，也就是說，WBS在項(xiàng)目過程中究竟起到何種作用？ 這個(gè)問題涉及到項(xiàng)目規(guī)劃和管理的幾個(gè)層次。良好的項(xiàng)目管理必須具備以下因素：對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知、為項(xiàng)目提供良好的協(xié)同環(huán)境和有效的控制。這幾個(gè)因素環(huán)環(huán)相扣，前者是后者的必要條件。一個(gè)良好的WBS結(jié)構(gòu)在項(xiàng)目管理中所起的作用也可以這三個(gè)層次來理解。
站在認(rèn)知的層次，WBS所起的作用是一目了然的。對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)知是協(xié)同和控制的基礎(chǔ)，如果項(xiàng)目各方對(duì)項(xiàng)目本身如果沒有一個(gè)清晰的無歧義認(rèn)知的話，項(xiàng)目的成功幾乎是不可想象的。WBS的層次結(jié)構(gòu)為我們認(rèn)識(shí)、把握復(fù)雜項(xiàng)目的邏輯關(guān)系提供了良好的工具。
在共同認(rèn)知的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目的成功還有賴于良好的協(xié)同環(huán)境。一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目往往有許多參與者，例如高速公路基建項(xiàng)目，參與者會(huì)包括：政府部門、業(yè)主、設(shè)計(jì)咨詢機(jī)構(gòu)、施工單位、設(shè)備采購供應(yīng)商、施工監(jiān)理單位等。項(xiàng)目的順利進(jìn)展有賴于這些不同角色的協(xié)同工作。由于這些參與者在項(xiàng)目過程中從事不同的工作，需要不同的信息。比如，復(fù)雜的項(xiàng)目會(huì)遵循先自上而下后自下而上的計(jì)劃制定過程。兩種計(jì)劃的粒度和范圍都是不一樣的，但二者需要有機(jī)地結(jié)合起來形成統(tǒng)一的計(jì)劃，WBS結(jié)構(gòu)為這些信息提供了一個(gè)結(jié)構(gòu)框架。另外和郵政系統(tǒng)中的郵政編碼類似，WBS結(jié)構(gòu)還可以成為進(jìn)度、資源等信息的標(biāo)簽，使不同層次的信息就可以在預(yù)先規(guī)定的線路中漫游。
認(rèn)知和協(xié)同環(huán)境并不必然意味著項(xiàng)目的自動(dòng)成功。項(xiàng)目管理者還必須對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、范圍和資源進(jìn)行有效的控制。為了進(jìn)行有效的控制，必須對(duì)項(xiàng)目中的工作任務(wù)進(jìn)行范圍界定。清楚的范圍界定能有效防止出現(xiàn)糾紛時(shí)合同雙方牽扯不清，同時(shí)還有助于業(yè)主對(duì)承包單位進(jìn)行數(shù)量最少但最有效的控制。而WBS結(jié)構(gòu)實(shí)際上有助于界定范圍，當(dāng)然，這實(shí)際上也是對(duì)WBS結(jié)構(gòu)的要求。
回答了WBS作用的問題，現(xiàn)在可以對(duì)不同的WBS劃分方法進(jìn)行分析。
首先是按照專業(yè)劃分項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)說這是一種最自然的劃分方法，優(yōu)點(diǎn)是容易讓人接受，缺點(diǎn)是不易協(xié)調(diào)。比如，在進(jìn)行地鐵建設(shè)時(shí)，假定在WBS的頂層按照專業(yè)將建設(shè)分為土建和安裝，并按照這種劃分確定一個(gè)土建分項(xiàng)目經(jīng)理和一個(gè)安裝分項(xiàng)目經(jīng)理。按照這種劃分方法在畫項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一系列的土建作業(yè)和一系列的安裝作業(yè)。因?yàn)槟骋粋€(gè)車站即包括土建工程又包括安裝工程，這樣在兩組作業(yè)組之間就會(huì)出現(xiàn)非常復(fù)雜的關(guān)系，分項(xiàng)目經(jīng)理之間也很難協(xié)調(diào)工作。
劃分項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)還必須遵循一定的方法