專業(yè)的項(xiàng)目管理工具往往因?yàn)槠洹皩I(yè)”,而不能成為上下級(jí)良好的溝通工具。我們需要的是簡(jiǎn)潔明了的信息,比如“One Page Project Management”似的工具。領(lǐng)度系統(tǒng)不僅有這樣的簡(jiǎn)潔性,而且這些信息不需要專門(mén)的項(xiàng)目經(jīng)理(PM)來(lái)整理與準(zhǔn)備,它來(lái)自于普通員工使用領(lǐng)度系統(tǒng)的日常工作數(shù)據(jù)。因?yàn)閷?shí)現(xiàn)了“全民化”的管理,領(lǐng)度系統(tǒng)尤其勝任于多項(xiàng)目、跨部門(mén)項(xiàng)目的管理。
雖然面對(duì)面的溝通是直接而有效率的,但是對(duì)于項(xiàng)目這樣周期長(zhǎng)、資源牽涉面廣的事項(xiàng)而言,面對(duì)面的溝通帶來(lái)的并不一定是高效,反而可能是低效。要么是以專門(mén)的長(zhǎng)時(shí)間的項(xiàng)目溝通會(huì)為代價(jià),要么是突發(fā)性的溝通,上下任何一方可能不同步、不同頻,反而導(dǎo)致誤解。這樣的事情經(jīng)常發(fā)生。如果上級(jí)主動(dòng)去找下級(jí)了解項(xiàng)目進(jìn)展,下級(jí)往往說(shuō)你等我準(zhǔn)備準(zhǔn)備;或者下級(jí)主動(dòng)去向上級(jí)匯報(bào),匯報(bào)了半天,上級(jí)可能還要問(wèn)“你剛才說(shuō)的是這個(gè)意思嗎?”
領(lǐng)度系統(tǒng)的項(xiàng)目管理相對(duì)專業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)比較“輕”,但它不是“單薄”,領(lǐng)度系統(tǒng)的項(xiàng)目管理相對(duì)面向溝通協(xié)作的管理來(lái)說(shuō)比較“?！?但它決不“笨重”。這是它的設(shè)計(jì)理念所決定的,成為上下級(jí)就“項(xiàng)目”這樣一個(gè)在某些類型的公司而言是最核心的東西進(jìn)行良好溝通的工具。只有溝通良好了,才能談得上管理。
曾經(jīng)有一位哥們說(shuō)過(guò)他們公司的項(xiàng)目在解決溝通問(wèn)題的方法,專門(mén)雇項(xiàng)目溝通人員,每周會(huì)給各個(gè)成員打電話詢問(wèn)進(jìn)度,因?yàn)檫@些人分布不同城市,所以不能經(jīng)常開(kāi)會(huì),只能電話和郵件溝通,如果每個(gè)人都發(fā)郵件,最終信息也是亂的,所以不得已需要雇專門(mén)人來(lái)做溝通和信息整理的事情。那么每周的一次溝通后,再整理各個(gè)匯報(bào)的信息,在做成表格,發(fā)布給大家,這樣同一項(xiàng)目組成員才能夠知道整體的進(jìn)度,再根據(jù)情況,做一下部調(diào)整。可想而知,這樣的進(jìn)度和效率,最終無(wú)非是成本的增加。
那既然想解決溝通問(wèn)題,同時(shí)讓員工自己管理的同時(shí),也能將信息真實(shí)有效的傳達(dá)給管理者,那么就需要個(gè)門(mén)檻很低,但能容納信息,并能自動(dòng)分類處理信息的工具。既然微博員工都愛(ài)用,那么就建立一個(gè)公司社區(qū),給其定名為linkwedo-Activity企業(yè)活動(dòng)流平臺(tái),或者簡(jiǎn)稱為企業(yè)微博。讓員工自由自發(fā)的發(fā)表自己工作中的信息,文檔分享,話題討論,同事們彼此間評(píng)論與回復(fù)。當(dāng)然這些信息可以設(shè)定屬性,信息可自動(dòng)關(guān)聯(lián)到任務(wù),信息關(guān)聯(lián)到客戶,信息關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目,信息關(guān)聯(lián)到時(shí)間,信息關(guān)聯(lián)到同事,并可以設(shè)定權(quán)限,給需要分享人看,那么其它人被限制查看了。
linkwedo互動(dòng)的社區(qū)中很輕松,就像微博一樣,想關(guān)注的時(shí)候就看看社區(qū)動(dòng)態(tài)。如果當(dāng)天沒(méi)時(shí)間可以改天再看,只要想看,可以查看歷史信息。當(dāng)然與你相關(guān)的肯定會(huì)@你了,頁(yè)面提醒或者發(fā)短信通知,還有手機(jī)版也可以及時(shí)訪問(wèn)和處理信息。
在公司社區(qū)里面,你可以看到公司全員的最新動(dòng)態(tài)。在這里面有關(guān)于一份策劃案的群組討論,在針對(duì)一個(gè)PPT的獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,有人提供了一份很生動(dòng)的圖片,有人對(duì)文字進(jìn)行了修改,當(dāng)然管理者看到這么良好的組織,也很放心,不必過(guò)問(wèn)細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)已經(jīng)呈現(xiàn)。那歷史記錄也可以查詢,還原場(chǎng)景的活動(dòng)流里去。