項(xiàng)目組合管理是指在可利用的資源和企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃的指導(dǎo)下，進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目群投資的選擇和支持。項(xiàng)目組合管理是通過項(xiàng)目評價(jià)選擇、多項(xiàng)目組合優(yōu)化，確保項(xiàng)目符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)收益最大化。
加利福尼亞州Roseville市的首席信息官湯姆?弗里曼，通過一個(gè)項(xiàng)目組合管理( PPM ) 的運(yùn)用，使他的部門完成市議會的戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)，比預(yù)算的1,000萬元減少了6.8%?！癛oseville市是一個(gè)擁有自己的業(yè)務(wù)――如電力部門、預(yù)算部門、警察局、消防隊(duì)、運(yùn)輸系統(tǒng)等的城市，”弗里曼說，“我們有16個(gè)不同的業(yè)務(wù)。這就像在運(yùn)作16個(gè)不同的行業(yè)一樣，比較困難。我們目前的麻煩又點(diǎn)像筒倉效應(yīng)(silo effect，即不同的業(yè)務(wù)或部門之間存在交互成本)。我們的目標(biāo)就是要打破那些筒倉，并設(shè)法把技術(shù)項(xiàng)目與市議會的目標(biāo)聯(lián)系起來。但要做到這一點(diǎn), 每個(gè)人都觀測到大局如何?！?/span>
“我們的項(xiàng)目負(fù)擔(dān)過于沉重, "弗里曼說，“如果我們還有另一項(xiàng)重要的項(xiàng)目，那么在內(nèi)部運(yùn)用項(xiàng)目組合管理( PPM )這一工具將有更充分的資源，而且我們也可通過軟件許可證和附加設(shè)備適當(dāng)減輕負(fù)擔(dān)。"
對使用向Innotas專門定做的項(xiàng)目組合管理(PPM)的弗里曼來說，關(guān)鍵問題是關(guān)于180個(gè)項(xiàng)目的具體情況。他的由40人組成的信息技術(shù)部門正在負(fù)責(zé)具有110,000人口的城市。這包括新項(xiàng)目和正在進(jìn)行維護(hù)的項(xiàng)目。他從這些項(xiàng)目的電子數(shù)據(jù)表中提取信息，并根據(jù)市議會的目標(biāo)應(yīng)用項(xiàng)目組合管理來進(jìn)行規(guī)劃。
“我們要考察每個(gè)項(xiàng)目，并把它們建立了項(xiàng)目組合理，”弗里曼說，“在這個(gè)過程中，我們的組合也要與市議會的目標(biāo)一致。我們對這些項(xiàng)目區(qū)分優(yōu)先次序，找到哪些項(xiàng)目是不重要的，哪些應(yīng)優(yōu)先考慮。”
例如，弗里曼的組織把公眾安全的項(xiàng)目作為優(yōu)先考慮的項(xiàng)目，如移動數(shù)據(jù)加強(qiáng)警察巡邏車和犯罪分析應(yīng)用，這使警察部門能更好地了解犯罪形式和在不同的地區(qū)的其他事件。
任何項(xiàng)目都不會被取消，弗里曼說。但那些已對市議會的目標(biāo)影響較小的項(xiàng)目可以推后。加強(qiáng)現(xiàn)有的核心系統(tǒng)的項(xiàng)目，例如公園和娛樂場所，將被刪減。當(dāng)項(xiàng)目組合管理顯示一些關(guān)鍵領(lǐng)域制度的加強(qiáng)，特別是在怎樣提供信息給城市給居民以緩解升級壓力時(shí)，更換城市的財(cái)政管理系統(tǒng)的項(xiàng)目也將延后。
商業(yè)廣角鏡
波士頓的AMR 研究公司的研究部主任伊恩?芬利(Ian Finley)說，項(xiàng)目組合管理使一個(gè)組織能將新的項(xiàng)目和維護(hù)工作更好的結(jié)合起來。
“它讓你基于優(yōu)先程度、風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇來考慮每個(gè)項(xiàng)目，并將他們分類，”芬利說，“它是少有的幾個(gè)工具之一，能推進(jìn)在信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行的項(xiàng)目，并從商業(yè)的角度為問題――‘這個(gè)項(xiàng)目或某一固定項(xiàng)目是否比其他的更重要?’，尋找答案?！?/span>
弗里曼說通過運(yùn)用項(xiàng)目組合管理節(jié)約的預(yù)算，直接來源于他所獲得的新項(xiàng)目的可見度。可見度使他能區(qū)分項(xiàng)目的優(yōu)先順序。“他能清楚的分辨哪些項(xiàng)目他應(yīng)該并且可以完成，而不是要一下完成所有的項(xiàng)目。這也正是組合管理的效果所在?！?/span>
芬利說，許多公司只使用項(xiàng)目管理應(yīng)用不是項(xiàng)目組合管理。這將使他們忽略了弗里曼所認(rèn)為的大局觀念。
“他們所使用的項(xiàng)目管理工具可能可以讓他們考察個(gè)別項(xiàng)目,但不可能讓他們從系統(tǒng)的角度考察所有的項(xiàng)目，”芬利說，“ 他們通過使用Excel來獲得全局的看法。他們把所有的項(xiàng)目都放在一個(gè)大的電子表格進(jìn)行比較,看看有哪些項(xiàng)目是棘手的，哪些項(xiàng)目是運(yùn)作得不錯的。在業(yè)務(wù)方面,他們可能通過一個(gè)幫組平臺軟件來管理維護(hù)項(xiàng)目，這使他們能看到的所有事件和原定的工作計(jì)劃，但他