合理地安排項目時間是項目管理中一項關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率?！鞍磿r、保質(zhì)地完成項目”大概是每一位項目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時常發(fā)生。它的主要工作包括定義項目活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進度等內(nèi)容。
一、磨刀不誤砍柴功
時間管理工作開始以前應該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確項目目標、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎，列出完整的完成項目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎才能制定出可行的項目時間計劃，進行合理的時間管理。
二、巧用工具來幫忙
目前項目管理軟件正被廣泛地應用于項目管理工作中，尤其是它清晰的表達方式，在項目時間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關(guān)系、參與活動的人力資源、成本，項目管理軟件可以自動進行數(shù)學計算、平衡資源分配、成本計算，并可迅速地解決進度交叉問題，也可以打印顯示出進度表。項目管理軟件除了具備項目進度制定功能外還具有較強的項目執(zhí)行記錄、跟蹤項目計劃、實際完成情況記錄的能力，并能及時給出實際和潛在的影響分析。
三、怎樣把時間“分解”?
1、項目活動定義
將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務，這些小的活動應該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細任務。在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理?；顒忧鍐螒摬扇∥臋n形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當然，隨著項目活動分解的深入和細化，工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
2、活動排序
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎上，要找出項目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進行軟件測試等工作。
設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項目中可以將需求的最終確認、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務作為項目的里程碑。
在進行項目活動關(guān)系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號網(wǎng)絡圖法。
3、活動工期估算
項目工期估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應該現(xiàn)實、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時完善并更