位于德拉華州的AET Films(一家包裝用聚丙烯薄膜的制造商)曾經在內部部署Mircrosoft Project Server，而且還聘用了一個項目管理專家來領導整個實施過程。然而這項工作的難度超出了該公司的預期，其信息服務總監(jiān)Jim Burger描述到：“所涉及的人越來越多，事情卻愈發(fā)棘手?！?/span>
這段經歷促使Burger找一種輕量級的、基于云的方案，從而打消對全職經理或獨立應用服務器的需求：“我們調研了10到12個基于云的項目管理工具，然后初選出了其中3個?！?/span> Burger選定的三個候選廠商是AtTask Inc.、Qtask Inc.以及LiquidPlanner Inc。LiquidPlanner公司最終被選定，因為其可以組織子項目團隊，而且其產品包含諸如Chatter(一個微博功能)這樣的協(xié)同工具?，F(xiàn)在650人規(guī)模的AET Films有34個有效的LiquidPlanner用戶，另外還有20人盡管不是有效用戶，但是可以瀏覽項目進程。
對于任何一個企業(yè)來說，項目管理都是成功的關鍵，而這項工作需要昂貴的基于服務器的項目管理套件，甚至要聘用項目管理專家。要按時按預算地完成項目管理是具有很大難度的，無論是開發(fā)新產品、新IT系統(tǒng)或者新的客戶服務系統(tǒng)。對于很多企業(yè)尤其是小企業(yè)而言，基于云的項目管理服務正是解決這個問題的良方。
基于云的服務非常適合于項目管理，因為這種模式可以讓工作的啟動變得相當容易，由此也使項目本身能夠快速啟動并平滑推進。而且，項目結束也就意味著相應管理工作的結束，根本沒必要保有一個項目管理服務器以及相應的軟件許可證 – 更遑論一個全職的項目管理專家了。
除此以外云項目管理模式還有其他好處。云中的應用天生就適合于多人協(xié)作，而且能使移動用戶通過Web就可以了解項目狀況。還有低成本的優(yōu)勢：基于云的應用幾乎總是比傳統(tǒng)上基于服務器的應用便宜。
因為云計算是近年來才興起的，很多潛在客戶對云服務商提供的設施和災備站點處于異地的情況比較擔心，不敢把自己數(shù)據(jù)托付出去。雖然這種擔心目前日漸消退，但是諸多云項目管理服務的用戶仍然心存疑慮。
Jeff Greenberg是InfrastructureWorks LLC(位于新澤西州的一家IT集成商，使用NetSuite Inc.的OpenAir系統(tǒng)來進行項目管理)執(zhí)行總監(jiān)：“當四年前我們開始使用云服務時，曾經對于關鍵數(shù)據(jù)的外移有過擔憂。主要是擔心安全性和可靠性方面，畢竟數(shù)據(jù)不在我們手邊了，也許會失去控制。”為了減少用戶對于數(shù)據(jù)丟失的恐懼，NetSuite公司允許用戶隨時下載項目數(shù)據(jù)以達成備份的目的。“出于安全和隱私的考慮，我們也將數(shù)據(jù)拷貝進行了備份?！盙reenberg表示。
NetSuite的服務在可靠性方面良好的記錄讓Greenberg感到放心：“到目前為止，服務從未出現(xiàn)過意外的中斷，而我們再也不用自行維護一個系統(tǒng)并千方百計地確保其穩(wěn)定可靠?！?/span>
更大規(guī)模的公司通常會在安全方面有較高要求。Trilog Group Inc.是位于馬薩諸塞的一家項目管理軟件商，其CEO Alex Homsi表示該公司的ProjE xec Online(云計算版的ProjE xec項目管理工具)是運行在由生物識別技術保護的設施中。ProjE xec Online與備份設施之間有加密的通訊鏈路，可以提供用戶數(shù)據(jù)備份功能?！斑@是大公司所要求的?！盚omsi表示。
“項目規(guī)劃數(shù)據(jù)保密的問題從未成為過拒絕云項目管理工具的原因。”AET Films的Burg
er說。盡管客戶要求備份，但其實信用卡數(shù)據(jù)和交易記錄才是需要最高等級保護的數(shù)據(jù)，絕大部分的項目管理數(shù)據(jù)不是一個企業(yè)最機密的信息。