項目經(jīng)理特別是大型項目的項目經(jīng)理往往瑣事纏身，好象每件事情都很重要都需要處理，如何在“百事纏身”的環(huán)境下，管理和充分利用好自己的時間，是困擾項目經(jīng)理的一個大問題。如果從時間管理方面來說，項目經(jīng)理既需要管理好項目團隊成員的時間，同時也需要管理好項目經(jīng)理自己的時間，兩方面缺一不可。由于項目團隊成員的工作比較單一，因此管理好項目團隊成員的時間相對來說比較容易，可以通過詳盡的WBS 分解、合理的項目計劃和及時的項目監(jiān)控來實現(xiàn)。本人總結(jié)了這些年從事項目管理的一些經(jīng)驗，擬從以下五個方面試圖給出該問題的解決方案。
一、給自己規(guī)劃好工作
項目經(jīng)理比較擅長規(guī)劃項目團隊成員的工作，但往往會忽視規(guī)劃自己的工作，這種做法是很危險的；有的項目經(jīng)理甚至認為自己的時間自己控制和把握就行了，根本就不需要規(guī)劃，這種觀點更是極其錯誤的。
項目經(jīng)理自身的時間是相當寶貴的，如果規(guī)劃和利用不好，則會給項目績效帶來很大的影響，有時甚至是“致命”的。項目經(jīng)理特別是大型項目的項目經(jīng)理每天都有項目會議、工作協(xié)調(diào)、思想交流等瑣事纏身，如果不善于規(guī)劃好自己的時間，則每天都會忙得不可開交，但各種各樣的事務(wù)仍然是“剪不斷，理還亂”。
作者認為著名的帕累托作時間能產(chǎn)生明顯輕重之分的。作者經(jīng)過多年的項目實踐，認為這樣一條處事規(guī)則比較有指導(dǎo)意義：“項目經(jīng)理有效利用時間并盡量使工作價值最大化的有效方法是：每天工作之前確定當天最重要最緊急的六件事情，并按輕重緩急完成”。這里強調(diào)“六”件事的理由是：如果規(guī)劃的事情太少，則很難完成較重要的工作；如果規(guī)劃的事情太多，則工作很可能失去重點。
當然，以上規(guī)則也不是“金科玉律”，項目經(jīng)理可以根據(jù)實際情況規(guī)劃自己當天所需要完成的事情（如五件事情或七件事情等），但一定要確?！霸撏瓿傻闹攸c工作一定完成了”，同時也要避免“撿了芝麻？G了西瓜”的現(xiàn)象出現(xiàn)。筆者曾做過一個調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大部分優(yōu)秀的項目經(jīng)理，都有采用小卡片每天規(guī)劃自己重點工作的習(xí)慣。
二、集中精力辦“大”事
對于重要的工作，幾個小時全神貫注產(chǎn)生的效力，遠大于每天為重要的工作留出“整塊”不受干擾的時間，這是德魯克對知識工作者時間管理的重要建議。作為項目經(jīng)理，千萬不要因為一些瑣事而使一些重要的工作被延誤而一拖再拖。項目經(jīng)理要“懂得放棄”，下決定抽出時間，集中精力辦 “大”事。
筆者就曾在該問題上犯過錯誤，以為每天做事情的一部分，不但可以充分利用好“零碎”的時間，而且結(jié)果也不會受到影響。事實證明恰恰其反，不但浪費了自己大量的時間，而且最終的結(jié)果也不盡人意。
三、善于授權(quán)
有些項目經(jīng)理真可謂兢兢業(yè)業(yè)，什么事情一定要“親歷親為”才放心。實際上，這種做法是不可取的。項目經(jīng)理需要成為項目團隊成員的榜樣和表率，但并不意味著項目經(jīng)理就需要將“所有問題都自己扛”。
項目經(jīng)理切忌患得患失、事無巨細，如果這樣，則勢必輕重不分，其結(jié)果只能是“枉費心機白費力氣卻于事無益”。一個人的精力是有限的，項目經(jīng)理要善于授權(quán)，項目經(jīng)理完全可以把“六件”之外的事情委托給項目團隊的其他成員完成，這樣項目經(jīng)理才能集中精力處理好自己該處理的事情。
需要指出的是：項目經(jīng)理需要授權(quán)，但不要把只有項目經(jīng)理自己能做的事情也交給別人去做，項目經(jīng)理只能是將一些可以由別人替代完成的工作授權(quán)出去。項目經(jīng)理切忌將別人無法替代的工作也授權(quán)出去，這樣不會有好結(jié)果。
另外，項