項目型企業(yè)的項目戰(zhàn)略規(guī)劃實施是一個過程。
根據(jù)企業(yè)的狀況,該過程需要半年到兩年的時間。通常,項目戰(zhàn)略規(guī)劃實施過程分為三個階段:企業(yè)高層通過戰(zhàn)略研討會達(dá)成企業(yè)實施項目管理戰(zhàn)略的目標(biāo),并承諾實施項目管理戰(zhàn)略;建立企業(yè)的項目管理方法和以項目管理為核心的業(yè)務(wù)流程,規(guī)劃相應(yīng)的組織角色、績效考核等;實施以項目管理為核心的業(yè)務(wù)流程需要從簡單到復(fù)雜,逐步實施。
1 選擇項目和項目的初始過程
項目的選擇和計劃是國內(nèi)企業(yè)項目管理上的薄弱環(huán)節(jié),也是建立項目管理流程中需要特別加強(qiáng)的。實際工作中,企業(yè)的項目過程分為兩個主要階段:項目的選擇過程和項目的執(zhí)行過程。項目的選擇是項目型企業(yè)業(yè)務(wù)能力的關(guān)鍵核心。
項目型企業(yè)的項目選擇過程,是指從市場上獲得商機(jī)到與客戶簽訂項目合同的過程。過程開始于收集項目商機(jī)、進(jìn)行簡單評估,確定可能的目標(biāo)項目,初步選擇適合本企業(yè)的項目,然后對項目進(jìn)一步分析,與客戶進(jìn)行溝通,制定項目方案和計劃,通常還需要與客戶進(jìn)行反復(fù)交流,參加競標(biāo),直到簽訂合同才算完成項目的選擇過程。
在項目選擇過程中,關(guān)鍵是對項目的定義和計劃已經(jīng)有相當(dāng)明確的描述,應(yīng)包括明確項目的目標(biāo)、時間表、項目使用的資源和經(jīng)費(fèi),而且得到執(zhí)行該項目的項目經(jīng)理和項目發(fā)起人的認(rèn)可。項目執(zhí)行則是依此進(jìn)行管理。IBM公司的一位資深項目經(jīng)理說過,“好的項目經(jīng)理選擇對的項目”,很有道理。也就是說,項目經(jīng)理在項目的開始前,必須對項目進(jìn)行分析,判斷項目是否正確,是否可以執(zhí)行完成。
盡管項目經(jīng)理常常沒有挑選項目的權(quán)力,但有經(jīng)驗的項目經(jīng)理接手項目后,會立即全面了解項目,與客戶確認(rèn)項目的目標(biāo),對項目進(jìn)行分析,研究項目計劃的可行性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)項目與初始計劃有偏差時,必須與有關(guān)人員溝通,達(dá)成共識,得到客戶和公司領(lǐng)導(dǎo)有針對性的承諾,以便項目可以按照計劃進(jìn)行。
項目選擇過程是以項目管理為核心的業(yè)務(wù)流程中最重要的部分。企業(yè)首先要選擇正確的項目才能成功執(zhí)行。只有這樣,項目才能為公司創(chuàng)造價值。
2 項目管理的財務(wù)體系是績效考核的基礎(chǔ)
建立支持項目管理的財務(wù)體系是IT服務(wù)企業(yè)運(yùn)營管理的基礎(chǔ),也是企業(yè)進(jìn)行績效考核的基礎(chǔ)。國內(nèi)很多IT服務(wù)企業(yè)財務(wù)上沒有進(jìn)行按照項目進(jìn)行核算,而是按照部門進(jìn)行核算,項目經(jīng)理得不到所負(fù)責(zé)的項目的財務(wù)的執(zhí)行狀況,公司層面也沒有明確的按照項目核算的財務(wù)數(shù)據(jù)。沒有明確的項目財務(wù)數(shù)據(jù),項目的成本管理就成了一句空話。
項目管理的財務(wù)體系,首先必須能夠按照項目進(jìn)行核算,其中人工時和人工成本是個關(guān)鍵。人工是IT服務(wù)企業(yè)的主要成本之一,而且人工資源的有效使用直接關(guān)系到企業(yè)的盈虧。企業(yè)需要通過財務(wù)規(guī)劃,確定單位人工時的成本,另外,企業(yè)通過人工時系統(tǒng),紀(jì)錄員工在單個項目上花的人工時數(shù),兩者相乘,便可得到項目中應(yīng)該計入的人工成本。
其次,是能夠按月進(jìn)行項目的績效統(tǒng)計,其中收入確認(rèn)方法是關(guān)鍵。因為IT項目的周期較長,很多項目是跨企業(yè)的財務(wù)核算周期的,按月進(jìn)行項目績效統(tǒng)計,確認(rèn)項目的收入和成本,是項目管理財務(wù)體系的關(guān)鍵。建議對于大項目采用完工百分比(POC)的方式,確認(rèn)項目的收入。
在此基礎(chǔ)上,可以設(shè)計企業(yè)的部門、項目經(jīng)理、技術(shù)人員的考核指標(biāo),并且財務(wù)方面可以按時給出具體的數(shù)據(jù)。例如:技術(shù)人員在項目中工作的時間是考核的關(guān)鍵指標(biāo),可由工時系統(tǒng)給出。項目經(jīng)理對項目的財務(wù)指標(biāo)的控制是項目管理考核的關(guān)鍵,每月項目的收入和成本可以反映這一點(diǎn)。部門的收入是部門考核的關(guān)鍵,可由部門所有項目累加得到結(jié)果。
3 把項目風(fēng)險管理落到實處
風(fēng)險管理的過程由