當(dāng)某個組織發(fā)現(xiàn)一個可以考慮利用的機會時，它通常會責(zé)成有關(guān)人員作一項需求評估或者可行性研究，以決定該項目是否值得立項。所以，項目生命期用于界定項目的開始和結(jié)束。
項目生命期的定義則將決定該項可行性研究究竟應(yīng)該視為項目的第一個階段呢，還是一個單獨的項目。項目生命期的定義還將確定項目開始與結(jié)束時的哪些過渡行動應(yīng)包括在項目范圍之內(nèi)，而哪些則不應(yīng)包括在內(nèi)。
這樣，就可以用項目生命期的定義把項目和項目實施組織持續(xù)的日常運作聯(lián)系在一起。大多數(shù)項目生命期所規(guī)定的階段順序通常涉及到某種形式的技術(shù)交接，例如，從設(shè)計要求到設(shè)計、從施工到運行，或從設(shè)計到制造。 前一階段產(chǎn)生的可交付成果通常要通過驗收后才能開始下一階段的工作。 但是，有時如果認(rèn)為所涉及的風(fēng)險是可以接受的話， 后一階段可以在前一階段可交付成果通過驗收之前開始。這種兩個階段部分重迭的做法往往稱為快速跟進。
項目的各個階段應(yīng)當(dāng)從事何種技術(shù)工作（例如，建筑師從事的工作應(yīng)放在項目的定義階段，還是項目的實施階段？）。項目的各個階段由哪些人員參與（例如，設(shè)計要求的制定和設(shè)計本身由哪些人員參與）。
項目生命期的描述可以十分籠統(tǒng)，也可以非常詳細(xì)。非常詳細(xì)的描述可以包括許多表格、圖表和核對表，使其結(jié)構(gòu)一目了然，并確保前后一致。這種詳細(xì)的描述方法通常稱為項目管理方法論。
大多數(shù)項目生命期描述具有若干項共同的特點：
人力投入和成本，開始時低，隨之而增高、而在項目接近收尾時迅速下降。項目開始時，成功的完成項目的可能性最低，因此風(fēng)險和不確定性最高。隨著項目的繼續(xù)進展，成功地完成項目的可能性一般都逐漸上升。項目開始時，項目利害關(guān)系者對項目產(chǎn)品最后特點和項目最后成本的影響力最強，而隨著項目的進展，這種影響逐步減弱。 造成這種現(xiàn)象的主要原因是隨著項目的進展，變更計劃和糾正失誤的成本通常與日俱增。
這里應(yīng)該注意把項目的生命期和產(chǎn)品的生命期區(qū)分開來。例如，向市場推出一種新型臺式電腦的項目僅僅是其產(chǎn)品生命期的一個階段。